Dans le cadre de vos activités, il est important de pouvoir facilement visualiser, suivre et rapprocher les factures transférées du POS vers le PMS+.
Localisation des factures transférées
Factures clôturées - recherche
Dans Clock POS, vous pouvez facilement localiser les factures que vous avez transférées dans un folio du PMS+. Pour les trouver :
- allez dans le menu Gestion -> section 'Archives' -> sélectionnez 'Factures clôturées - recherche'.
Remarque : ce rapport doit être considéré davantage comme un outil de contrôle vous permettant de localiser les factures transférées et de voir leurs détails un par un.
- sélectionnez si vous souhaitez trouver une facture datant d'aujourd'hui ou d'un jour antérieur (1).
- dans le champ "Transfert", sélectionnez "Transféré" (2)
- une fois que vous aurez généré le rapport, vous ne verrez que les factures qui ont été transférées dans leur folio d'hôtel.
- dans la colonne (3), vous verrez vers quelle chambre elle a été transférée.
- dans la colonne (4), vous aurez une indication si la facture a été signée par le client avant le transfert ou non.
- vous pouvez utiliser le bouton " Aperçu " pour voir un aperçu de la facture (avec les articles) ou utiliser le bouton " Ouvrir " pour accéder à la facture et éventuellement y apporter des modifications (annuler la facture, annuler le transfert, etc.).
Rapport sur les folios clôturés
Le rapport Folios clôturés peut vous fournir des informations plus détaillées sur les factures que vous avez transférées. Vous pouvez accéder à ce rapport à partir des deux systèmes. Pour générer les informations :
- sélectionnez uniquement le compte POS
- saisissez la période qui vous intéresse
- dans le champ "Source", sélectionnez "Transféré".
Dans les résultats, vous verrez toutes les factures transférées au PMS+ pour le jour/la période concernée avec des informations plus détaillées et des totaux généraux.
Revenus provenant des charges transférées
Pour connaître les revenus transférés d'une facture POS à un folio du PMS+, vous pouvez utiliser le rapport résumé des charges. Vous pouvez accéder à ce rapport à partir des deux systèmes. Une fois ouvert :
- ● saisissez la période qui vous intéresse (1).
- sélectionnez UNIQUEMENT le compte PMS+ (hôtel) (2)
- (en option) sélectionnez la manière dont les résultats doivent être regroupés (3).
- surtout, dans le champ "Source", sélectionnez "Transféré" (4).
En générant le rapport résumé des charges avec ces filtres, vous ne verrez les revenus dont les charges ont été transférées d'une facture POS à un folio PMS+ pour la période que vous avez sélectionnée.
Générer un rapport complet sur les revenus
L'un des principaux avantages d'avoir des systèmes intégrés comme Clock PMS+ et Clock POS est le fait que vous pouvez exécuter un seul rapport à partir de n'importe lequel des systèmes et voir le revenu total pour le jour/la période. Les informations sur les revenus contiendront :
- ● les revenus générés dans les folios à partir du PMS+ pour le jour/la période.
- les revenus générés dans les factures POS payées en espèces ou par carte.
- les revenus provenant des charges transférées au PMS+.
Le rapport qui vous montrera ces informations est à nouveau le rapport résumé des charges. Une fois le rapport ouvert :
- entrez la période qui vous intéresse (1)
- sélectionnez les comptes PMS+ et POS (2)
- (en option) sélectionnez la manière dont les résultats doivent être regroupés (3).
- surtout, dans le champ "Source", sélectionnez "Non transféré" (4).
Les résultats vous donneront un chiffre d'affaires complet provenant à la fois de votre hôtel et de votre point de vente F&B pour le jour ou la période en question. Vous pouvez obtenir une ventilation plus détaillée des recettes en ajoutant d'autres options " Grouper par ".
Remarque : Les groupes de revenus du POS seront accompagnés d'une indication supplémentaire afin qu'il soit clair pour vous qu'il s'agit des charges générées par les articles de menu vendus (soit transférés, soit payés au restaurant)