Dans le paysage en constante évolution de la technologie hôtelière, une fonctionnalité remarquable de cette révolution numérique est l'utilisation de tablettes comme affichages client lors des check-in. Cette approche innovante non seulement simplifie le processus d'enregistrement, mais marque également une avancée significative vers la durabilité environnementale et la réduction des coûts en éliminant le besoin de papier.
Cet article vous guidera à travers le processus fluide d'ajout de tablettes comme affichages client dans Clock PMS et comment les utiliser par la suite.
Aperçu
Cette fonctionnalité vous permet de présenter et de demander des informations à votre client lors du check-in, de manière numérique, moderne et fluide.
Si les clients n'ont pas signé leurs fiches d'enregistrement (y compris l'acceptation de votre politique de l'hôtel) via le Check-in en ligne ou le Portail Self-Service, ils peuvent le faire lors du check-in sur une tablette que vous avez désignée à cet effet. Alternativement, vous pouvez présenter un QR code, qu'ils peuvent scanner et naviguer vers le Check-in en ligne. Vous pouvez fixer la tablette sur un support à la réception, en face du client ou la laisser autonome - c'est à vous de décider.
Cela se fait à travers une interface très minimaliste et rapide et vous pouvez utiliser de nombreuses tablettes pour agir comme affichages client.
Ajout de tablettes
- Sur la/les tablette(s), ouvrez Clock PMS+ et connectez-vous. N'oubliez pas que vous avez besoin de votre numéro de série d'abonnement car la tablette est un nouvel appareil.
- Depuis le menu de navigation, sélectionnez Paramètres-> Tous les paramètres -> section Engagement des clients-> cliquez sur Affichage Client
- Cliquez sur le bouton '+' pour enregistrer la tablette.
- Saisissez le champ Nom pour pouvoir reconnaître la tablette, si vous utilisez plusieurs tablettes.
- Vous pouvez sélectionner une image d'arrière-plan à afficher lorsque la tablette n'est pas utilisée. L'image d'arrière-plan peut également être ajoutée ultérieurement depuis l'écran de modification de la tablette.
- Sur la tablette, un écran gris vide ou l'image d'arrière-plan s'affichera. L'application est configurée et démarrée.
- Complétez le processus avec l'étape suivante :
Important: Créez un raccourci ou ajoutez l'adresse actuelle (URL) aux favoris de votre navigateur. De cette façon, vous pourrez rouvrir l'application 'Affichage Client' en cas de fermeture du navigateur. Si vous ne créez pas le raccourci et que vous fermez le navigateur, veuillez supprimer la tablette et l'ajouter à nouveau pour atteindre cette étape.
- Pour votre sécurité, vous êtes automatiquement déconnecté de Clock PMS+. Lors de l'utilisation de l'application 'Affichage Client', elle ne nécessite pas d'utilisateur connecté, et, respectivement, il n'y a aucun risque d'utilisation non autorisée de Clock PMS+ par d'autres personnes.
- En cas de vol ou de perte de la tablette, il est nécessaire de faire ce qui suit : Allez dans les paramètres de 'Affichage Client' et supprimez la tablette de là. De cette façon, vous supprimerez son accès à Clock PMS+ et interdisez l'utilisation de 'Affichage Client' depuis celle-ci.
- Pour votre commodité, nous avons également ajouté un lien direct vers les traductions de l'Affichage Client situées sous la liste des tablettes.
Utilisation des tablettes
Présentation de la politique de l'hôtel et demande de signature
- À travers l'appareil que vous utilisez pour vos opérations à la réception (PC, ordinateur portable, une autre tablette), trouvez la réservation du client et ouvrez-la.
- Si nécessaire, créez une nouvelle fiche d'enregistrement. Cliquez sur le bouton "Signature" dans la ligne de la fiche d'enregistrement.
- La première fois, vous devrez sélectionner laquelle des tablettes enregistrées doit être utilisée pour demander la signature du client. Sélectionnez la tablette dans le champ "Affichage Client" et cliquez sur le bouton "Demander Signature".
- Sur la tablette désignée pour les signatures, les clients verront les éléments suivants :
- Description de la politique de l'hôtel ;
- Case à cocher "Je suis d'accord avec les politiques." ;
- Un champ pour que le client signe.
- Après que le client a signé et cliqué sur Confirmer, vous verrez la signature sur votre écran. C'est tout. Quittez l'écran et continuez avec la fiche d'enregistrement suivante.
Présentation d'un QR code pour naviguer vers le Check-in en ligne
- À travers l'appareil que vous utilisez pour vos opérations à la réception (PC, ordinateur portable, une autre tablette), trouvez la réservation du client et ouvrez-la.
- Cliquez sur le bouton 'Check-in en ligne QR' dans la section 'Client'
- La première fois, vous devrez sélectionner sur laquelle des tablettes enregistrées vous souhaitez afficher le code QR. Sélectionnez la tablette dans le champ "Affichage Client" et cliquez sur le bouton "Afficher le QR code".
- Le QR code s'affichera sur la tablette sélectionnée et le client pourra le scanner et naviguer vers le Check-in en ligne.
- Le QR code sera caché de l'affichage si vous appuyez sur le bouton Retour. De plus, il se cachera automatiquement après 40 secondes si vous le laissez ouvert par accident.
- Comme vous voyez également le QR code, vous pouvez le scanner avec un autre de vos appareils et le donner au client pour compléter le check-in (si, par exemple, leur téléphone est déchargé).
Présentation d'un code QR pour l'examen d'un folio spécifique
- Ouvrez le folio que vous voulez présenter au client;
- Cliquez sur l'icône "QR code";
- Sélectionnez la tablette sur laquelle le code QR sera affiché et confirmez en cliquant sur le bouton 'Envoyer';
- Le code QR sera affiché sur la tablette sélectionnée, le client peut le scanner et consulter le contenu du folio.