Dans cet article, nous allons examiner quelles sont les opérations possibles qui peuvent être effectuées avec des folios ouverts et fermés. Pour exécuter l'une des opérations énumérées ci-dessous, vous devez d'abord ouvrir le folio pour le consulter.
Annulation d'un folio/document
L'opération d'annulation (3) est possible aussi bien pour les folios ouverts que pour les folios déjà fermés. En conséquence, le folio entier avec tous ses frais est annulé. Pour confirmer l'opération, vous devez entrer un motif d'annulation.
Si le folio contient également des paiements, vous avez la possibilité de choisir si les paiements doivent également être annulés. Si vous décidez de les conserver, vous devez sélectionner un folio ouvert vers lequel le système les déplacera. Les paiements déplacés conservent tous les détails relatifs à l'enregistrement du paiement - date, type de paiement, données de transaction (si le paiement est enregistré par l'intermédiaire d'un processeur de paiement). Voici comment procéder :
L'annulation du folio fermé entraîne l'annulation du document émis.
Important: L'opération d'annulation du folio est contrôlée par le droit PMS+ ->Folio: Annulation.
Rouvrir un folio clôturé
La fonction de “réouverture” (1) ne s'applique qu'aux folios clôturés. Elle combine plusieurs opérations pour faciliter le processus de correction des documents délivrés à tort :
- Créer un nouveau folio en copiant tous les détails de l'ancien folio ;
- Copier toutes les charges de l'ancien folio ;
- Déplacer les paiements de l'ancien folio vers le nouveau. Lors du déplacement des paiements, tous les détails de leur enregistrement - date, type de paiement, données de transaction (des paiements enregistrés via le processeur de paiement) ;
- Annuler l'ancien folio/document émis.
Une fois ces opérations terminées, vous disposez d'un folio identique à l'ancien, mais portant un numéro différent et ayant le statut "Ouvert". Vous pouvez corriger ses détails et son contenu, puis le fermer.
Important: La fonctionnalité de réouverture est contrôlée par le droit suivant : PMS->Folio : Annuler.
Correction complète d'un document
L'opération Correction (2) complète est disponible uniquement pour les folios fermés. Le résultat de son utilisation est la création d'un folio de correction en plus du folio original. Le folio de correction contient toutes les charges du folio fermé, mais avec une quantité négative. Vous ne pouvez pas ajouter ou corriger les charges créées par la correction. La seule chose qui vous est demandée est de confirmer sa création. Le système émet le document de crédit correspondant. Si, après l'opération "Correction complète", le folio principal est déséquilibré, ajoutez un paiement négatif pour le montant correspondant.
Folios/documents de correction partielle
La fonction de folio de correction partielle ne s'applique qu'aux folios standard clôturés. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton "Corrections" (5). Elle vous permet de créer un folio de correction contenant une correction d'une partie seulement des charges incluses dans le folio principal. Vous pouvez corriger la quantité ou le prix de chacune des charges. En fonction du sens de la modification (augmentation ou diminution), le système émet le document de débit ou de crédit correspondant.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette fonction, voir Émission de documents de correction partielle.
Important: La fonction de corrections partielles est contrôlée par le droit PMS suivant ->Folio : Créer un folio de correction.
Dupliquer un folio
La fonction Dupliquer le folio (4) est disponible pour les folios ouverts, fermés et annulés. Elle est applicable pour les folios standards et les folios de correction. Le résultat de son utilisation est la création d'un nouveau folio ouvert contenant tous les frais du folio original (les paiements dans le folio NE SONT PAS dupliqués).
Exemple: Voici quelques exemples dans lesquels cette fonctionnalité est utile:
- Annulation d'un document erroné qui doit être réémis - en dupliquant le folio annulé, vous créerez très rapidement un nouveau document correct sans avoir à ajouter à nouveau tous les frais;
- Correction complète d'un document - de même, si vous devez créer à nouveau le document, la fonctionnalité Dupliquer le folio accélérera le processus pour les folios comportant plusieurs charges.