Le contrôle des documents déjà émis est essentiel pour votre responsabilité et le suivi des paiements des clients.
Droits de l'utilisateur
Vous pouvez contrôler le traitement des documents avec les droits suivants:
- Folio: Fermeture - permet de clôturer un folio avec ou sans facture;
- Folio: Fermeture d'un folio non-payé - l'utilisateur peut fermer un folio, même s'il est impayé;
- Folio: Annulation - permet d'annuler les folios ouverts et les folios clôturés avec ou sans facture. L'utilisateur doit également disposer des droits 'Paiements : Annuler les paiements » et “Frais” : Modifier et annuler';
- Folio: Créer un folio de correction - permet à l'utilisateur de créer des folios et des documents de correction (notes de crédit et de débit).
- Folio : Modifier les informations de facturation dans les folios fermés - l'utilisateur peut modifier les champs contenant les informations de facturation d'une société donnée ou d'un client dans les folios déjà fermés.
Plus d'informations sur les opérations de folio et les droits d'utilisateur nécessaires, voir Droits d'utilisateur pour les opérations de folio et de facturation.
Rapports
Liste des documents délivrés (folios clôturés)
Vous pouvez obtenir des informations sur les documents délivrés à partir du Rapport "Folios Fermés"- qui fournit une liste de tous les folios fermés avec la possibilité d'afficher leur contenu. Vous pouvez utiliser ce rapport pour :
- Extraire une liste de tous les documents d'un certain type, par exemple toutes les factures pour la période (filtre "Types de documents" ) ;
- Extraire la liste des documents d'une Société donnée (filtre "Société" ) ;
- Distinguer les documents relatifs aux services de ceux concernant les acomptes (filtre "Service/Dépôt") ;
- Pour extraire une liste de tous les documents correctifs émis, par exemple toutes les notes de crédit (filtre "Base/Correction") ;
- Pour obtenir une liste des documents émis dans la période qui ne sont PAS payés (filtre "Payé") ;
- Pour vérifier la présence de documents non comptabilisés (Filtre "Comptabilisé").
Pour plus d'informations sur le rapport et l'utilisation des filtres, cliquez ici.
Documents non payés
Pour suivre les obligations relatives aux documents émis, utilisez le Rapport des Débiteurs A/R. Vous y trouverez une liste des folios fermés impayés et des informations sur le nombre de jours de retard correspondant, en fonction du délai de paiement de chaque folio. Voici les filtres dont vous disposez :
- Jours de retard minimum (1) - saisissez le nombre de jours de retard du paiement ;
- Payeur (2) - le filtre vous permet d'extraire un rapport séparé pour les folios impayés des Sociétés et ceux d'un Client ou d'un Evénement ;
- Société (3) - filtrer la liste uniquement avec les folios d'une Société spécifique ;
- Vue (4) - choisir le détail du rapport. La vue détaillée vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque folio, et la vue résumée vous permet d'obtenir un résumé des obligations des clients.
