Une fois que vous avez généré les tâches pour la journée, elles sont initialement "non assignées". Vous avez la possibilité de les attribuer manuellement ou d'utiliser l'attribution automatique.
Attribution manuelle
- Ouvrez l'écran des tâches housekeeping. Dans le menu de navigation sélectionnez Housekeeping Assistant -> Tâches Housekeeping.
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de chaque tâche et assignez une personne à la réalisation de cette tâche. Si vous avez une liste prédéfinie de personnel housekeeping, le système vous proposera de sélectionner ceux qui sont en poste, sinon saisissez simplement le nom de la personne ou de l'équipe concernée.
Vous pouvez également assigner plusieurs tâches en même temps:
- Marquez les tâches dans la liste
- Sélectionnez l'icône "crayon" et choisissez l'une des personnes en poste. Si vous ne disposez pas d'une liste définie de personnel housekeeping, entrez simplement le nom de l'employé concerné et confirmez.
- Marquez les tâches dans la liste
- Sélectionnez l’icône "personne" et choisissez l'une des personnes en poste. Si vous ne disposez pas d'une liste définie de personnel housekeeping, il vous suffit de saisir le nom de l'employé et de confirmer.
Attribution automatique
Il est évident que l'attribution des tâches une par une peut prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi nous avons ajouté une option d’attribution automatique.
Vous avez la possibilité de définir le nombre de personnes parmi lesquelles les tâches seront distribuées.
Algorithmes d'attribution
Deux algorithmes déterminent la répartition des tâches entre les femmes de chambre :
- Optimal: Cet algorithme assure une distribution équitable des tâches entre les femmes de ménage, tout en tenant compte qu'elles peuvent parfois être affectées à des secteurs différents.
- Ordre stable: Il s'agit d'un algorithme plus ancien qui favorise l'ordre des secteurs housekeeping cependant il arrive que les tâches ne soient pas toujours réparties équitablement entre les femmes de chambres.
Testez les deux méthodes de répartition et choisissez celle qui vous convient le mieux.
Vous pouvez choisir la méthode par défaut en allant dans Paramètres->Tous les Paramètres->Housekeeping Assistant->Crédits Housekeeping->Algorithme d'attribution des tâches Housekeeping.
Voici un peu plus d'informations sur le fonctionnement de la distribution automatisée des tâches:
- Les tâches non assignées sont classées par numéro de chambre en suivant l'ordre de tri des chambres que vous avez défini. Si les chambres sont affectées à des secteurs - les tâches seront réparties par secteur.
- Lors de la répartition des tâches, le système s'efforce de distribuer équitablement la charge de travail parmi le nombre déterminé de femmes de chambre, tout en prenant en compte le nombre de crédits attribués.
- Lorsqu'une chambre nécessite plusieurs tâches, elles sont toutes attribuées à la même femme de chambre.
Attribution automatique avec la liste du personnel housekeeping
- Dans la liste, cochez les tâches que vous souhaitez voir attribuées automatiquement. S'il s'agit de toutes les tâches, utilisez le bouton en haut de la liste pour les sélectionner toutes en même temps
- Sélectionnez le bouton "Attribution automatique"
- Dans le champ "Personnel d'étage" , le système sélectionnera automatiquement toutes les personnes en poste. Vous avez la possibilité d'exclure une personne si vous estimez qu'il n'est pas nécessaire que les tâches sélectionnées soient réparties entre tous les employés en poste
- Si nécessaire, modifiez l'algorithme d'attribution et confirmez.
Le système utilisera les personnes que vous avez sélectionnées et générera une liste de tâches assignées à chaque employé.
Si vous n'avez pas défini de liste de personnel housekeeping, vous pouvez toujours utiliser l'option d'attribution automatique. Dans ce cas, suivez les étapes suivantes :
- Dans la liste, cochez les tâches que vous souhaitez voir attribuer
- Sélectionnez le bouton "Attribution automatique" et, dans la fenêtre, cliquez sur l'option "Anonyme"
- Saisissez le nombre de femmes de chambre entre lesquelles vous souhaitez répartir les tâches
- Si nécessaire, modifiez l'algorithme d'attribution et confirmez.
Le système utilisera le nombre de personnel d'étage que vous avez indiqué pour répartir et créer une liste de tâches pour chacune de ces personnes. Le système attribue également un numéro consécutif à chaque liste: 1, 2, 3, etc. Vous pouvez ensuite remplacer le numéro de la liste par le nom d'une femme de chambre. Veuillez noter qu'il s'agit simplement d'échanger un numéro avec un texte (nom). Il ne s'agit pas d'utilisateurs réels dans Clock PMS+.
Conseil : Vous pouvez utiliser la méthode de distribution anonyme et automatique des tâches, même en ayant une liste prédéfinie de personnel d'étage. Dans ce cas, au lieu de saisir le nom de la personne pour remplacer le numéro attribué automatiquement, vous pouvez simplement la choisir dans la liste.
Remarque : l'option d'attribution automatique des tâches ne peut être utilisée que pour les tâches relatives aux chambres. Les tâches concernant les restaurants, salles de réunion et parties communes, ne peuvent être attribuées que manuellement.