Créer des activités
Pour créer une activité de salle de réunion et/ou de restauration :
- Naviguez vers le planning des activités dans n'importe quel mode d'affichage
- En option, utilisez les différents filtres pour filtrer le planning
- Cliquez sur le planning pour l'emplacement concerné
- La fenêtre des détails de l'activité s'ouvre.
Voici les détails que vous pouvez ajouter/modifier pour une activité:
- Heure de début / Heure de fin (1) - saisissez l'heure/date de début et de fin pendant laquelle l'espace sera occupé.
- Salle de réunion / Restaurant (2) - sélectionnez à quel(s) espace(s) cette activité sera attribuée.
- PAX (3) - le nombre de participants sera automatiquement repris du nombre de PAX de l'ensemble de l'événement. Vous pouvez le modifier si nécessaire ou en définir un si vous ne l'avez pas fait pour l'ensemble de l'événement.
- Type d'activité (4) - sélectionnez le type d'activité (par exemple, networking, pause-café, cérémonie de mariage, etc.) Pour plus d'informations, consultez la section Créer des types d'activité et des styles de mise en place.
- Style de mise en place (5) - sélectionnez le style de mise en place pour l'espace. Notez que dans la liste, vous verrez les styles de mise en place supportés par l'emplacement que vous avez sélectionné. En outre, vous verrez les PAX MIN / MAX pour ceux qui sont pris en charge. Lisez Créer des salles de réunion / Créer des restaurants (emplacements) pour plus de détails. Vous pouvez toujours créer l'activité avec un style non pris en charge ou avec un nombre de PAX supérieur à la capacité de ce style.
- Description (6) - saisissez une description pour cette activité qui est visible dans les offres d'événements intégrées et qui peut être ajoutée dans tout autre document destiné aux clients (par exemple, ce qui est inclus, la durée et toute autre information).
- Description pour le personnel (7) - entrez une description interne pour cette activité, visible dans les Fiches de fonction (par exemple, ce qu'il faut préparer, ce qu'il faut faire, à quelle heure être prêt, etc.)
- En option (8) - cochez si cette activité est optionnelle. Elle sera indiquée en jaune sur le calendrier.
- Créer (9) - une fois que vous avez saisi toutes les informations, ajoutez l'activité au planning.
Poster des frais pour l'activité
Une fois l'activité créée, cliquez dessus dans le planning pour ouvrir la fenêtre de dialogue. À partir de là, vous pouvez poster les frais qui seront associés à cette activité particulière. Pour plus de détails, consultez la section Poster de frais et la facture de l'événement.
- Ajouter un folio et des frais (1) - utilisez cette option si aucun folio d'événement n'a encore été ouvert ou si vous souhaitez enregistrer ces frais dans un folio distinct. La boîte de dialogue d'écriture de frais s'ouvre. Notez que le système suggère le nombre de PAX comme quantité pour les frais.
- Charge ...... (2) - si vous avez un ou des folios déjà ouverts dans l'événement, ils seront listés ici. Cliquez dessus pour ouvrir l'écran d'écriture et ajouter les frais au folio existant.
- Frais (3) - vous verrez une liste de tout ce qui a déjà été posté dans le cadre de cette activité. Vous pouvez cliquer sur n'importe lequel d'entre eux pour ouvrir la liste de tous les frais enregistrés dans le cadre de cette activité et apporter des modifications si nécessaire.
- Annuler l'activité (4) - vous pouvez annuler cette activité particulière. Ce faisant, le système vous demandera si vous souhaitez annuler tous les frais dans les folios ouverts qui sont associés à cette activité.
Modifier des activités
Pour modifier une activité, ouvrez la même fenêtre de dialogue que celle utilisée pour le postage des frais:
- s'il s'agit d'une activité de salle de réunion, cliquez dessus
- s'il s'agit d'une activité de restaurant, cliquez dessus et sélectionnez 'Modifier'
Vous pouvez modifier toutes les informations déjà saisies dans l'activité.
Important: Si vous modifiez les PAX d'une activité, le système réimputera les frais qui étaient basés sur les PAX. En d'autres termes, l'abaissement du nombre de PAX entraînera la réduction de la quantité de frais; l'augmentation du nombre de PAX entraînera l'augmentation de la quantité.
Si vous souhaitez modifier uniquement le lieu ou l'heure de début d'une activité, vous pouvez utiliser la fonction « glisser-déposer » du planning « Par heures ». Sélectionnez l'activité et déplacez-la vers le nouvel emplacement ou la nouvelle heure de début.
Si vous avez ouvert une activité à partir d'un autre événement, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut de la fenêtre de dialogue pour basculer vers cet événement.
