Dans les articles de ce groupe, nous vous montrerons comment configurer un contrat de tour-opérateur dans Clock PMS+ dans la pratique. À cette fin, nous utiliserons un exemple de contrat conçu pour servir plusieurs sociétés sur un marché donné.
Contrat
Les conditions du contrat comprennent :
- Les prix pour plusieurs types de chambres de différentes capacités ;
- Diverses réductions pour les enfants en fonction de leur âge et des combinaisons de clients ;
- Le paiement pour un adulte sur un lit supplémentaire ;
- Supplément pour le dîner de Noël et du réveillon du Nouvel An ;
- Réductions pour les réservations anticipées ;
- Réductions pour les longs séjours - sous forme de pourcentage de réduction.
Vous pouvez télécharger le contrat à partir du lien situé au bas de l'article.
Avant de commencer
Avant de procéder à la configuration, il est important de lire attentivement les conditions du contrat et de prendre note des informations suivantes :
- Quels types de chambres sont couverts par le contrat ;
- Les repas sont-ils fournis et combien de types de repas sont proposés ;
- Quelles sont les tranches d'âge pour les enfants définies et combien de types de réductions s'appliquent ;
- Combien de saisons sont distinguées et quelles sont leurs périodes ;
- Y a-t-il des forfaits supplémentaires proposés moyennant un supplément ?
Après avoir analysé le contrat, assurez-vous de disposer des modèles nécessaires pour la facturation :
- Modèle de facturation pour les nuitées ;
- Modèles de paiement supplémentairespour :
- repas supplémentaires (si prévus dans le contrat) ;
- services de forfait inclus dans le forfait (si prévus dans le contrat).
Vous pouvez utiliser les modèles existants ou en créer de nouveaux si vous avez besoin d'une configuration différente.
Une fois les préparatifs préliminaires terminés, vous pouvez commencer la configuration proprement dite du contrat.
Création du contrat
Comme déjà mentionné, ce contrat est conçu pour fonctionner avec plusieurs sociétés. Dans la pratique, cependant, il doit toujours être créé pour le profil d'une société spécifique. Par conséquent, dans un premier temps, nous allons le lier au profil de l'une d'entre elles.
Lorsque vous créez un nouveau contrat, remplissez les paramètres de base — il s'agit des mêmes champs que ceux que nous avons déjà examinés dans le premier exemple de contrat. Si vous avez besoin d'un rappel, consultez les étapes décrites dans l'article « Création d'un contrat » de l'exemple précédent.
Intéressons-nous à deux types de chambres plus spécifiques :
- Double Promo – l'hôtel ne dispose pas réellement de chambres de ce type. La pratique consiste à indiquer un prix promotionnel pour le type de chambre correspondant, qui est proposé sous certaines conditions. Cependant, afin de décrire ces prix dans le contrat, nous introduirons un type de chambre distinct avec la désignation DBL Promo.
- Appartement 2 chambres –le prix est par chambre, mais couvre l'hébergement pour un maximum de 4+2 clients. Cependant, la capacité maximale est de 6+0, les deux derniers adultes payant un supplément. Clock PMS+ prend en charge la tarification « par chambre » pour les contrats des tour-opérateurs, mais dans ce cas, le prix de base ne peut pas être ajusté. Par conséquent, nous diviserons l'appartement en deux types distincts :
- APP4pax – pour l'hébergement de 4+2 clients maximum, où le prix de la chambre est valable ;
- APP5+pax – pour l'hébergement de 5 adultes ou plus, où nous ajouterons une majoration pour les clients supplémentaires.
Une fois ces réglages initiaux effectués, passez à la configuration des prix – voir l'article suivant.