La gestion des demandes de renseignements des clients est un aspect important de la communication électronique avec les clients. Utilisez la fonction Demande de réservation pour envoyer des offres personnalisées et des prix spéciaux à vos clients et augmenter vos ventes. Cet outil polyvalent vous permet de générer et d'envoyer une réponse à une demande de renseignements, puis de créer une réservation sur la base de la demande du client. Il vous suffit de quelques clics.
Créer une réponse à une demande de réservation
- Ouvrez l'écran Tarif et Disponibilité.
- Vérifiez les résultats pour la période, les types de chambre et les tarifs nécessaires sur l'écran Tarifs et disponibilités comme d'habitude.
- Cliquez sur le petit bouton (1) à côté du prix de chaque produit correspondant.
- Sélectionnez le nombre de chambres ou indiquez le nombre de chambres (2) et cliquez sur '+'.
- Le nombre de chambres ajoutées apparaîtra dans le panier.
- Dans le panier, sélectionnez ou créez une personne de contact (3) et cliquez sur 'Enregistrer comme demande' (4)
- En cliquant sur le 'X' à droite, vous pouvez supprimer les chambres déjà ajoutées.
- Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer comme demande, vous serez dirigé vers la page de demande de renseignements.
- Vous pouvez également ajouter des chambres pour différentes périodes, types de chambres et nombre de clients en cliquant sur le bouton + (5)
Utiliser des prix flottants ou fixes
Prix flottants
Une demande de réservation indique les prix des chambres au moment où elles ont été ajoutées (proposées). Il ne s'agit pas de prix fixes, mais de prix informatifs qui montrent ce que vous avez proposé au client. Lorsque des réservations sont créées, elles le sont avec les prix en vigueur au moment de la création. Vous devrez donc vérifier si les prix actuels ont changé par rapport à ceux que vous avez envoyés. Voici comment :
- Ouvrir la demande de réservation
- Le système vérifie les prix actuels et s'il trouve une différence dans le prix du tarif, les lignes contenant des changements affichent le prix actuel tandis que l'ancien est affiché en dessous (6).
Prix fixes
Au lieu des prix flottants, vous pouvez choisir d'utiliser des prix fixes. Cela garantit que la réservation du client sera créée aux prix proposés dans la réponse à la demande de renseignements, quelle que soit l'évolution des prix actuels. Voici comment procéder :
- Lorsque vous ajoutez des chambres à la demande via l'écran Tarif et Disponibilité, sélectionnez le bouton 'Utiliser le prix manuel'.
- le champ 'Prix Manuel' sera rempli avec le prix du tarif et restera fixe
Ainsi saisi, le prix sera transféré dans le champ 'Prix manuel' de la réservation et le client pourra réserver au prix proposé.
- Si vous n'avez pas fixé de prix à l'origine, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Modifier (7) puis sur l'icône Verrouiller (8).
Envoyer par email ou imprimer la réponse à la demande de réservation
Pour envoyer une réponse à une demande de réservation, vous pouvez utiliser notre formulaire standard personnalisable ou créer un formulaire personnalisé entièrement nouveau avec votre propre conception et disposition (voir Modèle de demande de réservation personnalisée pour plus d'informations).
Voici comment vous pouvez imprimer ou envoyer la réponse par email:
- Trouvez la demande dans le menu de navigation Réservation ->Recherche de demande de réservation et ouvrez-la;
- Vérifiez tous les détails avant de cliquer sur le bouton 'Mail'
- Une fois le contenu complet terminé, envoyez l'email.
Une archive de tous les emails envoyés est maintenue. Elle peut être consultée dans la section Email de toute demande de réservation.
Créer une réservation sur la base de la demande de réservation
Après avoir reçu un email ou un appel téléphonique d'un client avec une demande de réservation basée sur la demande de réservation, voici les étapes pour créer la réservation:
- Trouvez la demande du client (Réservations->Recherche de demande de réservation)
- Ouvrez-la;
- Cliquez 'Créer une réservation' (9) bouton à côté de la chambre concernée.
- Confirmez le profil du client ou sélectionnez/entrez-en un nouveau et enregistrez;
- Cliquez sur le lien de la réservation nouvellement créée pour la modifier ou envoyer une confirmation.
Une réservation sera facilement créée en un clic sur la base des données de la réponse à la demande de renseignements. Outre le gain de temps, le client peut également bénéficier de prix spéciaux et de forfaits, le cas échéant.
Statut de la demande de réservation et liste d'attente
Statuts
Par défaut, toutes les nouvelles demandes reçoivent le statut 'Active' lors de leur création. Ce statut indique si la demande est toujours valable. Si des réservations sont créées en relation avec une demande, son statut est automatiquement modifié en 'Fermées'. Utilisez le statut 'Annulées' pour les demandes annulées. Vous pouvez modifier manuellement l'état d'une demande de renseignements existante en procédant comme suit :
- Dans le menu de navigation, ouvrez Réservations –>Recherche de Demande de Réservation. Utilisez les filtres pour trouver la demande. Sélectionnez le bouton « Ouvrir » dans sa ligne, puis cliquez sur le numéro de la demande en haut à gauche.
Liste d'attente
Si pour la période de la demande de renseignements, vous n'avez pas de disponibilité, mais que vous souhaitez tout de même l'enregistrer pour la conserver en cas de changement de disponibilité, vous pouvez l'ajouter à la liste d'attente. Pour ce faire, lors de la création de la demande, cochez la case du champ “Liste d'attente” ou cochez-la ultérieurement en suivant les étapes de changement de statut.
Lorsque des chambres deviennent disponibles pour une certaine période, il suffit de consulter la liste d'attente de la demande:
- Aller à Réservation–>Recherche de demande de réservation;
- Utilisez le filtre de période pour vérifier les demandes pour une certaine période seulement;
- Pour la valeur du filtre “Waiting List”, sélectionnez “Yes” et chargez la liste.
Après avoir trouvé les demandes de la liste d'attente, suivez les étapes décrites ci-dessus pour vérifier les prix actualisés. Préparez l'offre et envoyez-la au client par email.