Le traitement des demandes de réservation est un aspect important de la communication électronique avec les clients. Utilisez la fonction Demandes de réservation pour envoyer des offres personnalisées et des prix spéciaux à vos clients et augmenter vos ventes. Cet outil polyvalent vous permet de générer et d'envoyer une réponse à une demande de renseignements, puis de créer une réservation sur la base de la demande du client. Quelques clics suffisent.
Créer une réponse à une demande de réservation
- Ouvrez l'écran des tarifs et des disponibilités ;
- Cliquez sur le bouton " Nouveau " Dans le menu Demande de réservation (en haut à droite) et renseignez les coordonnées du client ;
- Vérifiez les résultats pour la période nécessaire, les types de chambres et les tarifs sur l'écran Tarifs et disponibilités comme d'habitude ;
- Cliquez sur le petit bouton (6) situé à côté du bouton " Réserver " pour chaque produit correspondant ;
- Indiquez le nombre de chambres (si vous travaillez uniquement avec des types de chambres) et cliquez sur "Ajouter à la demande" (7) ;
- Le numéro des chambres ajoutées apparaîtra dans le bouton "Modifier les chambres" (2) du menu de la demande de réservation.
- Vous pouvez également ajouter des chambres pour différentes périodes, différents types de chambres et différents nombres de clients.
- En cliquant sur le bouton portant le numéro de la demande (1) et le nom de famille du client, vous pouvez vérifier et modifier les détails du client ou changer le statut de la demande.
- En cliquant sur le bouton Modifier les chambres (2), vous pouvez supprimer des chambres déjà ajoutées.
L'écran Tarif et disponibilité se souvient de votre dernière demande de réservation et elle sera disponible lorsque vous reviendrez sur cet écran.
Cliquez sur le petit bouton du menu déroulant (4) (le plus à droite dans le menu Demande de réservation) et sélectionnez "Supprimer de l'écran" (5) pour effacer la demande de réservation active de l'écran.
Si vous avez supprimé une demande de réservation donnée de l'écran, vous pouvez la rappeler à l'écran:
- Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez "Recherche de demande de réservation";
Ou
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Réservation->Recherche de la demande de réservation;
- Trouvez la demande de renseignements et cliquez sur " Ouvrir sur l'écran Tarifs et disponibilités " pour y revenir.
Vous pouvez à présent ajouter d'autres chambres ou utiliser toute autre fonction de cet écran.
Envoyer la réponse à la demande de réservation par email ou l'imprimer
Pour envoyer une réponse à une demande de réservation, vous pouvez utiliser notre formulaire standard personnalisable ou créer un formulaire personnalisé entièrement nouveau avec votre propre conception et votre propre agencement (voir le Modèle personnalisé pour les demandes de réservations pour plus d'informations).
Voici comment vous pouvez imprimer ou envoyer la réponse par courrier électronique:
- Si vous avez chargé la demande sur l'écran " Tarif et disponibilité ", cliquez sur le bouton " Suivant " (3) du menu Demande de réservation.
Ou
- Trouvez la demande de réservation par le menu de navigation Réservation -> Recherche de demande de réservation et ouvrez-la;
- Vérifiez tous les détails avant de cliquer sur le bouton "Imprimer/Envoyer".
- En outre, vous pouvez personnaliser davantage l'email avant de l'envoyer en ajoutant des notes spécifiques au-dessus et en dessous de la grille des chambres. Cliquez sur "Modifier" et saisissez les notes spécifiques. Sauvegardez.
- Lorsque vous êtes prêt avec l'ensemble du contenu, envoyez l'email.
Une archive de tous les emails envoyés est conservée. Elle peut être affichée dans la section email de toute demande de réservation.
Utiliser des prix flottants ou fixes
Prix flottants
Une demande de réservation affiche les prix des chambres au moment de leur ajout. Il ne s'agit pas de prix fixes, mais de prix informatifs indiquant ce que vous avez proposé au client. Les réservations sont créées aux prix actuels. Vous devrez donc vérifier si les prix actuels ont changé par rapport à ceux que vous avez envoyés. Voici comment:
- Cliquez sur le bouton " Modifier les chambres " (2);
- Le système vérifie les prix actuels et s'il trouve une différence dans le prix du Tarif, les lignes contenant des changements sont mises en évidence et le nouveau prix s'affiche sous l'ancien;
- Si vous souhaitez renvoyer la réponse à la demande de renseignements avec les nouveaux prix, cliquez sur le bouton "Recalculer et mettre à jour les prix" (8). Envoyez ensuite la réponse à la demande de renseignements au client.
Prix fixes
Au lieu d'utiliser des prix flottants, vous pouvez choisir d'utiliser des prix fixes. Cela garantit que la réservation du client sera créée aux prix proposés dans la réponse à la demande de renseignements, quelle que soit l'évolution des prix actuels. Voici comment:
- Cliquez sur le bouton " Modifier les chambres " (2);
- Remplissez le champ "Prix manuel" avec le prix qui doit rester fixe et sélectionnez la devise;
- Sauvegardez.
Ainsi saisi, le prix sera transféré dans le champ 'Prix manuel' de la réservation et le client pourra réserver au prix proposé.
Créer une réservation sur la base de la demande de réservation
Après avoir reçu un email ou un appel téléphonique d'un client avec une demande de réservation basée sur la demande de réservation, voici les étapes pour créer la réservation:
- Trouvez la demande de réservation du client (Réservations->Recherche de demande de réservation).
- Ouvrez-la;
- Cliquez sur le bouton "Créer une réservation" (9) à côté de la chambre concernée;
- Confirmez le profil du client ou sélectionnez/entrez un nouveau profil et enregistrez;
- Cliquez sur le lien de la réservation nouvellement créée pour la modifier ou envoyer une confirmation.
Une réservation sera alors facilement créée sur la base des données de la réponse à la demande de renseignements, en un clic. Outre le gain de temps, le client peut également profiter de prix spéciaux et de forfaits, s'ils sont proposés.
Statut de la demande de réservation et liste d'attente
Statuts
Par défaut, toutes les nouvelles demandes reçoivent le statut "actif" dès leur création. Ce statut indique si la demande est toujours valable. Si des réservations sont créées en relation avec une demande, son statut passe automatiquement à "Fermé". Utilisez le statut "Annulé" pour les demandes abandonnées. Vous pouvez modifier manuellement le statut d'une demande de renseignements existante en:
- Chargeant la demande sur l'écran "Tarifs et disponibilités" et en cliquant sur le bouton portant son numéro (1), vous pouvez alors refléter le changement de statut (10)
Ou
- Dans le menu de navigation, ouvrez Réservation->Recherche de demande de réservation. Utilisez les filtres pour trouver la demande. Sélectionnez le bouton "Ouvrir" dans sa ligne, puis cliquez sur le bouton "Modifier" dans la section "Coordonnées"
Liste d'attente
Si, pour la période couverte par la demande, vous n'avez pas de disponibilité, mais que vous souhaitez néanmoins l'enregistrer pour la conserver en cas de changement de disponibilité, vous pouvez l'ajouter à la liste d'attente. Pour ce faire, lors de la création de la demande, cochez la case du champ "Liste d'attente" (11) ou cochez-la ultérieurement en suivant les étapes de changement d'état.
Lorsque des chambres se libèrent pour une certaine période, il suffit de consulter la liste d'attente de la demande de renseignements:
- ● Allez dans Réservation->Recherche de demandes de réservation;
● Utilisez le filtre de période pour vérifier les demandes de renseignements pour une certaine période uniquement;
● Pour la valeur du filtre "Liste d'attente", sélectionnez "Oui" et chargez la liste.
Après avoir trouvé les demandes de renseignements de la liste d'attente, suivez les étapes décrites ci-dessus pour vérifier les prix actualisés. Préparez l'offre et envoyez-la au client par email.