Versions du grand livre - Client, Société, Dépôt

Nous savons à quel point il est important pour vous d'avoir une vision claire de vos opérations financières. Pour vous aider dans cette tâche très importante, nous avons développé un ensemble de rapports qui vous permettent de suivre l'état actuel de vos dépôts, dettes et paiements différés liés aux comptes de vos clients. Quatre rapports de base sont à votre disposition : Grand livre des clients, Grand livre des Sociétés, Grand livre des dépôts et Balance de vérification. Vous pouvez utiliser les trois premiers pour obtenir des informations détaillées sur l'état des comptes des clients, des sociétés et des dépôts dans le système. Le rapport Balance de vérification vous fournit des données résumées basées sur les rapports détaillés.

Deux versions de rapport sont prises en charge. Vous pouvez choisir la version à utiliser par le biais de la configuration des paramètres de Taxe. Vous pouvez à tout moment modifier cette configuration et l'affichage des rapports en fonction de vos besoins. Nous examinerons ici chaque rapport et les spécificités de ses versions.

Dans les deux modes, chaque rapport est exécuté pour une date spécifique, actuelle ou passée.

Grand livre des clients

Il comprend les folios de réservation et les folios de non-résidents. Les réservations sont regroupées par statut (annulées, check-in, check-out, prévues ou no-show). Les informations les concernant sont affichées sous forme résumée plutôt que par dossier.

Le rapport inclut toutes les réservations dont les folios sont déséquilibrés ou qui ont fait l'objet d'un mouvement (revenus ou paiements enregistrés) à la date du rapport.

Les réservations prévues (futures) figurent dans la liste, si :

• Dans leurs folios, il y a des services (y compris ceux qui ont été annulés) dont la date de revenu est déjà arrivée.
• Ils ont des folios clôturés avec des paiements actuels ;
• Ils ont des services facturés pour des dates futures, c'est-à-dire que les services n'ont pas encore été enregistrés dans les revenus (uniquement pour la version 2) ;

Voici comment interpréter les données du grand livre :

Version 2

Par défaut, le rapport est chargé dans une vue compacte ne montrant pas toutes les colonnes. Pour obtenir une vue détaillée, sélectionnez Afficher les détails.

• Charges (1) - indique le montant des charges dont la date d'encaissement coïncide avec celle pour laquelle le rapport est exécuté ;
• Total des charges (2) - le montant de toutes les charges comptabilisées jusqu'à présent (avec des dates de revenus antérieures ou identiques à la date pour laquelle l'état est généré);
• Total des charges futures (3) - le montant des charges facturées, mais non encore déclarées comme charges de revenu, c'est-à-dire qu'il s'agit de services pour des périodes futures, pour lesquels un document a été émis à la date du rapport ;
• Paiements anticipés déduits (4) - le montant des acomptes utilisés selon la méthode de "déduction des charges", valable à la date du rapport ;
• Paiements (5) - paiements dans les folios normaux enregistrés à la date du jour ;
• Total des paiements (6) - tous les paiements dans les folios normaux enregistrés jusqu'à la date du rapport ;
• Comptes débiteurs (7) - calculés uniquement pour les folios clôturés : "Total des charges" plus "Total des futures charges" moins "Total des paiements". Si le résultat est positif, il apparaîtra dans cette colonne, c'est-à-dire que le montant des paiements est inférieur à celui des services facturés. La valeur de la colonne indique les dettes sous folios fermés ;

• Passif (8) - il comprend uniquement les folios ouverts, calculés comme la différence entre les montants du "total des charges" et du "total des paiements". Il s'agit des dossiers pour lesquels le montant des paiements est inférieur au montant des charges, c'est-à-dire qu'il indique le montant dû pour la réservation ;

• Le dépôt (9) - qui comprend les folios ouverts et fermés - est calculé comme suit : "Total des charges" plus "Total des charges futures" moins "Total des paiements". Si le résultat est négatif, il apparaîtra dans cette colonne, c'est-à-dire que le montant des paiements est supérieur à celui des charges. La valeur de la colonne indique le montant du trop-perçu ;

Version 1

Nous nous concentrerons ici uniquement sur les colonnes calculées d'une manière différente. Veuillez noter que certaines colonnes ne sont pas disponibles dans la version 1 (3 et 4).

• Comptes débiteurs (10) - soldes des folios clôturés, calculés comme la différence entre les montants des colonnes "Total des charges" et "Total des paiements". Un montant négatif dans la colonne indique un trop-perçu.
  

• Dépôts (11) - la différence entre les montants des colonnes "Total des charges" et "Total des paiements" comprend uniquement les folios ouverts, pour lesquels le montant des paiements est supérieur au montant des charges, c'est-à-dire que dans cette colonne vous verrez le montant payé en trop pour la réservation ;

Grand livre de Sociétés

Il comprend les données des folios normaux des sociétés et des événements. Seuls les folios en déséquilibre sont affichés ou ceux qui présentent un mouvement à la date du rapport. Les folios sont divisés en deux groupes : les folios ouverts et les folios fermés. Les colonnes du rapport sont identiques à celles du livre des clients et sont calculées de la manière décrite ci-dessus.

Grand livre des dépôts

Il comprend des folios de réservations, de sociétés et d'événements. Les données de chaque réservation sont résumées, et chaque folios d'une société ou d'un événement est affiché séparément. Le grand livre suit les paiements dans les folios de dépôt et les folios normaux ouverts, pour lesquels la date de revenu du service le plus ancien n'est pas encore arrivée. À partir de la première date à laquelle un service provenant d'un folio normal ouvert est déclaré comme revenu, ces folios sont suivis dans le grand livre des clients/sociétés. Voici comment interpréter les données :

Version 2

• Paiements (folios de dépôt) (12) - paiements enregistrés dans les folios de dépôt à la date pour laquelle le rapport est généré ;
• Paiements (folios normaux) (13) - paiements dans des folios normaux ouverts pour lesquels la date de revenu du service le plus ancien n'est pas encore arrivée. Les paiements sont enregistrés à la date pour laquelle le rapport est exécuté ;
• Total des paiements (14) - il indique le montant total des paiements en dépôt et dans les folios normaux ouverts à la date du rapport ;
• Charges de dépôt (15) - il indique le montant total des charges de dépôt (découlant de la fermeture des folios de dépôt) à la date du rapport ;
• Paiement anticipé utilisé (16) - il indique le montant des dépôts utilisés selon la méthode "Déduction des charges" à la date d'exécution du rapport ;
• Dépôt restant (17) - le montant des dépôts disponibles à la date d'exécution du rapport. Il comprend les montants disponibles dans les folios de dépôt et les paiements dans les folios normaux ouverts.

Version 1

Nous n'examinerons ici que les différences par rapport à la version 2. Veuillez noter que certaines colonnes ne sont pas disponibles dans la version 1 (16 et 17).

• Dépôts (18) - le montant total des paiements en dépôt et dans les folios normaux ouverts à la date du rapport.  Correspond à la colonne " Total des paiements " de la version 2 ;
• Charges (19) - le montant total des charges sur les dépôts (résultant de la clôture des folios de dépôt) à la date du rapport. Correspond à la colonne "Charges de dépôt" de la version 2 ;

Balance Générale

Le rapport vous donne des informations résumées sur les charges et les paiements suivis dans les trois grands livres : Clients, Entreprises et Dépôts. Le rapport est généré pour une date spécifique et suit les modifications des soldes résultant des opérations effectuées dans la journée.

• Le rapport commence par un solde d'ouverture (20) de la veille, suivi d'infos sur toutes les recettes (21) et tous les paiements (22), rapportés à la date pour laquelle le rapport est exécuté.
• Le solde journalier (23) est calculé comme la différence entre les recettes et les paiements.
• Le solde de clôture (24) pour la journée est formé en ajoutant le solde journalier au solde d'ouverture. Il s'agit également du Solde d'ouverture pour la date suivante.
• Suivi des données résumées des trois grands livres (25) montrant comment se répartissent exactement les charges et les paiements de la journée. Les indicateurs dépendent de la version des grands livres que vous avez sélectionnée. Voir ci-dessus comment les montants individuels sont calculés.
• Après les données des grands livres, vous trouverez les montants résumés (26) de tous les comptes débiteurs, des dettes, des dépôts et des charges futures clôturées (selon la version sélectionnée).

À la fin du rapport, nous avons ajouté des sommes de contrôle (27) à utiliser pour vérifier automatiquement l'exactitude des soldes. L'absence de coche pour l'une des sommes de contrôle signifie que les données sont incorrectes. Dans ce cas, vous devriez contacter l'équipe de support de Clock PMS+ pour obtenir de l'aide afin de résoudre le problème.