L'un des processus importants dans le traitement des réservations est le check-in et l'enregistrement correct des cartes d'enregistrement des clients.
Check-in des réservations
Pour enregistrer une réservation, deux règles doivent être respectées : la date d'arrivée de la réservation doit être survenue et une chambre doit avoir été attribuée à cette réservation.
Voici comment vous pouvez traiter les arrivées de la journée:
- Chargez la liste des arrivées. Dans le menu de navigation, ouvrez l'écran " Arrivées " ou " À l'hôtel ";
- Utilisez les filtres de recherche en haut de l'écran pour trouver la réservation à enregistrer;
- Si la réservation dispose d'une chambre attribuée, il suffit de cliquer sur le bouton " Check-in "(1) dans sa ligne. Vous pouvez également consulter la procédure d'attribution d'une chambre.
Pour réaliser le check-in de plusieurs réservations à la fois:
- Cliquez sur le bouton " Sélectionner plusieurs " (2) pour changer de mode de travail;
- Sélectionnez les réservations souhaitées et cliquez sur le bouton 'Check-in' (3) de la rangée de boutons fonctionnels.
Les réservations en statut check-in disparaîtront de la liste 'Attendu' (4) pour la date et apparaîtront dans le groupe des réservations déjà Check-in (5).
Si vous avez l'habitude de traiter les réservations via l'écran " Planning des chambres ", procédez comme suit:
- Cliquez sur la réservation pour l'ouvrir en vue d'une révision.
- En mode Commentaires, sélectionnez le bouton " Check-in " en haut de l'écran.
- Une fois l'enregistrement réussi, vous verrez le changement de statut de la réservation, qui passera de " Attendu " à " Check-in ".
Remarque: si vous essayez de faire le check-in d’une réservation dans une chambre ayant le statut Housekeeping: Sale, En cours, etc, le système vous avertira, mais ne vous arrêtera pas, si vous souhaitez poursuivre le check-in.
Cartes d'enregistrement
L'étape suivante du processus de check-in est le traitement des cartes d'enregistrement des clients.
Remplissage de la carte d'enregistrement
L'enregistrement peut être effectué de plusieurs manières différentes: les clients peuvent remplir les cartes d'enregistrement eux-mêmes via le Check-in en ligne ou le portail MyBooking. Sur la liste des arrivées du jour, veuillez faire attention si, pour une réservation spécifique, il est spécifié 'Cartes d'enregistrement non remplies'. Cela est indiqué par une icône rouge (6) après le nom du client pour montrer que des données importantes manquent dans la carte d'enregistrement. Pour saisir les données dans les cartes d'enregistrement:
- Ouvrez la réservation pour édition et faites défiler la page jusqu'à la section 'Client';
- Cliquez sur le bouton 'Modifier' (10) dans la ligne de la première carte d'enregistrement et complétez les données du premier client;
- Utilisez le bouton 'Ajouter un client (9)pour ajouter également des cartes d'enregistrement pour les autres clients de la réservation;
- Grâce à la fonction de recherche, vous pouvez vérifier si les données d'un tel client existent déjà dans le système ou, grâce au bouton 'Nouveau', vous pouvez ajouter un nouveau profil de client et saisir ses données.
- Images de passeport (12) - si vous avez l'habitude de demander à vos clients de fournir des images de documents d'identité, vous pouvez ici télécharger les images. Si le client a rempli la carte d'enregistrement lui-même, vous pouvez vérifier ici si une image de la pièce d'identité est disponible.
Pour gagner un temps considérable, vous pouvez utiliser notre technologie "Processeur ID" pour prendre des photos du document du client, car ses données seront automatiquement introduites dans sa carte d'enregistrement.
Important: si la loi vous oblige à faire remplir des cartes d'enregistrement à chaque client, ouvrez la réservation pour l’éditer et vérifiez si le nombre de cartes d'enregistrement remplies correspond au nombre de clients de la réservation, comme indiqué dans le champ "Adultes / Enfants".
Signature et impression des cartes d'enregistrement
Les cartes d'enregistrement déjà remplies peuvent être signées numériquement par les clients (si vous disposez d'un appareil à écran tactile) et, si nécessaire, imprimées.
Carte d'enregistrement individuelle
Pour exiger une signature du client:
- ● Ouvrez la réservation pour la consulter;
● Dans la section 'Client', trouvez la carte d'enregistrement et cliquez sur le bouton 'Aperçu avant impression' (11);
● Cliquez sur le bouton bleu 'Signer' (13) au bas de la carte d'enregistrement;
● Pour imprimer la carte d'enregistrement, utilisez le bouton 'Imprimer' (14).
Cartes d'enregistrement multiples
Vous pouvez utiliser chacun des écrans de traitement des réservations - 'Arrivées' , 'À l'hôtel'- pour charger les réservations dont vous souhaitez traiter les cartes d'enregistrement.
- Cliquez sur le dernier bouton (8) de la ligne de la réservation ou cliquez sur le bouton 'Sélectionner plusieurs' (2) pour accéder aux boutons fonctionnels;
- Sélectionnez les réservations souhaitées et cliquez sur le bouton 'Cartes d'enregistrement' (7);
- Sélectionnez la langue dans laquelle les cartes d'enregistrement des réservations sélectionnées doivent être visualisées;
- Comme pour la carte d'enregistrement individuelle, utilisez le bouton 'Signer' (13) pour demander une signature au client, et grâce au bouton 'Imprimer' (14), vous pouvez imprimer les cartes.