Comment créer un profil de société

Création d'un profil “Société” dans Clock PMS+

Pour créer un profil, naviguez vers le menu Société -> Nouvelle société.

L'écran suivant présente le formulaire de création de profil à partir duquel vous pouvez compléter tous les détails pertinents. Nous commencerons par les informations les plus basiques.

• Nom (1) - saisissez le nom de la société. Il s'agit du seul champ obligatoire pour créer un profil.
• Branche (2) - saisissez "Branche" si ce profil particulier est lié à une "branche" spécifique de la société. Champ facultatif.
• Numéro de TVA (3) - saisissez le numéro de la société/de TVA. S'il s'agit d'une société de l'UE, vous pouvez saisir le numéro de TVA de la société et effectuer une recherche qui chargera les données de la société disponibles dans le registre de TVA de l'UE. Champ facultatif.
• Second ID (4) - champ permettant de saisir un second numéro d'identification de la société (si disponible). Champ facultatif.
• Numéro IATA (5) - saisissez le numéro IATA de la société. Plus d'informations peuvent être trouvées ICI. Champ facultatif.
• Code de recherche du Channel manager (6) - champ permettant de saisir un code supplémentaire pour cette société. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ICI. Champ facultatif.
• Champs d'adresse (7) - saisissez l'adresse de la société. Sera indiquée sur la facture. Champs facultatifs.
• Nom de la personne (8) - saisissez le nom d'une personne de la société. Sera indiqué sur la facture. Champ facultatif.
• Infos supplémentaires sur la facturation (9) - saisissez des informations supplémentaires. Figurera sur la facture. Champ facultatif.
• Accepter les transferts de charges (10) - sélectionnez si vous autorisez les transferts de charges vers ce profil de la société. Si cette option n'est pas sélectionnée, les transferts de charges vers cette société ne seront pas autorisés.
• Délai de paiement - jours (11) - saisissez le délai de paiement d'une facture émise. Ce délai remplacera le paramètre au niveau du compte par défaut (s'il est appliqué). Lorsqu'une facture est émise avec un solde impayé, une date "limite" de paiement sera indiquée sur la facture. Champ facultatif.

Champs supplémentaires

Outre les informations de base sur la société, il existe plusieurs champs supplémentaires permettant d'obtenir plus d'informations ou d'activer d'autres fonctionnalités. Tous les champs sont facultatifs.

• Commission (1) - saisissez le % de commission payable à ce profil de société et sélectionnez les groupes de revenus sur la base desquels le montant de la commission sera calculé. Vous trouverez de plus amples informations sur les commissions ICI.
• Limite de crédit (2) - saisissez un montant de limite de crédit convenu avec cette société. Veuillez noter qu'il s'agit simplement d'une indication et que cela ne vous préviendra pas si le crédit de cette société a dépassé la limite.
• Notes (3) - saisissez des notes sur cette société qui seront clairement visibles dans le profil ou lorsque la société est sélectionnée dans une réservation.

• Champs personnalisés (4) - tous les champs personnalisés de la société que vous avez créés seront répertoriés dans cette section et vous pourrez saisir les informations respectives. 
• Folio par défaut (5) - sélectionnez un folio par défaut pour l'option de transfert automatique lors de la création d'une réservation. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ICI.
• WRS (6) - saisissez le code d'accès BookDirect pour cette société et la manière dont ce profil sera traité - en tant “qu’Agence" dans la réservation ou en tant que "Société". Plus d'informations disponibles ICI.
• Éléments de marketing (7) - sélectionnez les éléments de marketing à joindre à ce profil. Les réservations dans lesquelles ce profil est sélectionné hériteront automatiquement de ces valeurs, en tenant compte de la hiérarchie/priorité expliquée ICI.

Coordonnées/Personnes de contact

Outre les informations sur la société elle-même, vous pouvez également saisir des informations sur les personnes de cette société. Il s'agit des champs Coordonnées et Personnes de contact.

• Coordonnées - saisissez les informations relatives à une personne de la société. Il s'agit principalement de champs de référence qui n'impliquent pas de fonctionnalité supplémentaire. Les informations ne créent pas de profil de personne/client.
• Personnes de contact - ajoutez une ou plusieurs personnes de contact pour cette société en sélectionnant parmi les profils de personne/client existants ou en en créant de nouveaux. Le fait d'avoir des personnes de contact dans la société vous permettra de sélectionner facilement cette personne de contact dans une réservation une fois que la société est rattachée. De plus, les personnes de contact rattachées à une société seront également proposées sur le BookDirect si vous permettez à la société d'y accéder.  Une personne de contact d'une société peut être utilisée comme "Personne de contact" ou "Client" dans le BookDirect. Pour plus d'informations sur la fonctionnalité des personnes de contact dans une réservation, cliquez ICI.