La fonction Conditions d'annulation vous permet d'automatiser le processus de calcul et de facturation des frais d'annulation. Cela vous fera gagner un temps considérable, à vous et à votre personnel, tout en réduisant les erreurs potentielles lors du calcul et de la comptabilisation des frais d'annulation.
Spécificités
- L'utilisation de cette fonctionnalité est facultative - utilisez-la si vous souhaitez automatiser le calcul et la comptabilisation des frais d'annulation.
- Afin d'utiliser la fonctionnalité Conditions d'annulation, vous devez relier la condition à une option de garantie. Vous ne pouvez pas simplement sélectionner une condition d'annulation dans un tarif ou une réservation. Vous sélectionnez une option de garantie et la condition d'annulation attachée à cette option s'appliquera au tarif/à la réservation.
- Vous pouvez avoir plusieurs options de garantie (par exemple, Flexible ; Non remboursable, etc.) et avoir 1 politique d'annulation attachée à toutes ces options (dans le cas où les mêmes conditions d'annulation s'appliquent à toutes) ou avoir une politique d'annulation distincte pour chaque option de garantie (dans le cas où des conditions d'annulation différentes s'appliquent selon l'option).
Important: Veillez à lire également les conditions de garantie.
Configuration
Vous pouvez créer une ou plusieurs Conditions d'annulation, chacune avec ses propres règles et frais d'annulation. Allez dans le menu Paramètres-> Tous les paramètres->Réservations->Politique d'annulation. Cliquez sur le bouton '+' et complétez les paramètres ;
- Nom (1) - saisissez un nom pour la condition.
- Modèle de frais (2) - si vous souhaitez utiliser le calcul/application automatique des frais d'annulation, vous pouvez sélectionner le modèle de frais qui sera utilisé pour les frais d'annulation.
- Annuler les frais existants (3) - si vous choisissez cette option, les frais de réservation existants (nuits, forfaits, services supplémentaires) seront automatiquement annulés. Veuillez noter que si vous ne sélectionnez pas cette option, mais que vous configurez un système de frais d'annulation (voir ci-dessous), les frais d'hébergement resteront dans le folio, mais des frais d'annulation seront ajoutés, ce qui signifie que vous facturez l'hébergement, mais aussi des frais d'annulation en plus.
Important: Les frais seront annulés, même s'ils ont été transférés vers un autre folio.
Important: Si le folio contenant les frais est déjà fermé, il sera impossible d'annuler ces frais. Dans cette situation, le système créera une tâche à faire concernant ce problème.
- Fermer les folios (4) - si cette option est sélectionnée, le folio de réservation sera fermé lors de l'annulation. Les folios vides (folios sans frais ni paiement) seront annulés car ils ne peuvent pas être fermés.
Remarque: cela peut entraîner l'envoi d'un e-mail de folio au client (si vous avez activé le paramètre "Envoi automatique d'un modèle d'e-mail de folio lors de la fermeture du folio" dans la section Paramètres->Tous les paramètres->Modèle d'e-mail de folio).
Important: Les folios ne seront pas fermés s'ils contiennent des frais transférés d'autres réservations/folio d'entreprise/folio d'événement/folio de non-résident. Si un tel problème se produit, le système laissera les folios ouverts et créera une liste de tâches concernant cette situation.
- Types de documents (5)> - ce paramètre n'est valable que si l'option Fermer les folios est activée. Vous pouvez choisir ici le type de document à utiliser lors de la fermeture automatique du folio. Si rien n'est sélectionné, le folio sera fermé sans document émis.
Calcul d'un frais d'annulation automatique
Les conditions d'annulation sont flexibles et peuvent être définies en fonction de vos besoins. Pour ce faire, vous devez mettre en place un système de frais d'annulation. Pour définir les conditions de ce régime, ouvrez l'écran de modification de la police et cliquez sur le bouton "Ajouter" de la ligne "Régime de frais d'annulation".
Créez autant de conditions que nécessaire:
- Jours avant l'arrivée (1) - combien de jours avant l'arrivée de la réservation le schéma sera activé.
- Montant fixe (2) - vous pouvez spécifier un montant spécifique à appliquer lorsqu'une réservation est annulée.
- Montant relatif (3) - un montant relatif qui est basé sur un pourcentage du montant de la réservation et/ou des nuits. Si les deux sont définis, le montant le plus élevé s'applique. Pour plus de détails, vous pouvez également consulter les exemples de calcul des arrhes dans l'article sur les conditions de garantie.
Exemple: Examinons un cas avec deux règles - une pour 3 jours avant l'arrivée (règle 1), et une autre pour 14 jours avant l'arrivée (règle 2).
- Annulation effectuée 1 jour avant l'arrivée - la règle 1 est appliquée.
- Annulation effectuée 3 jours avant l'arrivée - la règle 1 s'applique.
- Annulation effectuée 10 jours avant l'arrivée - application de la règle 2.
- Annulation effectuée 20 jours avant l'arrivée - Aucune règle n'est appliquée.
