Une fois que les routeurs sont configurés, ils peuvent être appliqués à différents niveaux du système pour gérer automatiquement la répartition des frais. Cet article explorera la manière dont les routeurs sont utilisés dans la pratique, l'ordre de priorité entre eux et la manière dont le routage automatique affecte les frais pour différents types de réservations.
Routeur
Paramétrer un routeur dans une société ou un événement
Après avoir configuré un routeur, vous pouvez le lier à une société ou à un événement pour qu'il soit automatiquement appliqué aux réservations correspondantes.
Société
Le routeur est sélectionné dans un accord lié à la société. La validité de l'accord est prise en compte – si l'accord expire, le routeur défini dans celui-ci ne s'appliquera pas après la date d'expiration.
Société
Evénement
Le routeur peut être sélectionné directement dans l'événement. Lorsqu'un routeur est défini à la fois au niveau de l'événement et de la société, les réservations utiliseront le routeur de l'événement, car il a une priorité plus élevée.
Important: Faites attention au rôle avec lequel vous utilisez la Société dans la réservation. Si le routeur a configuré des instructions de transfert vers un agent, la société correspondante doit être utilisée dans la réservation avec le rôle d'agent. Par conséquent, si les règles du routeur sont destinées à une Société, celle-ci doit être utilisée avec le rôle de Société, et non d'Agent.
Les règles du routeur sont destinées à une Société.
Réservation
Dans la réservation, le routage des frais est géré via le champ "Routage des frais".
Les valeurs possibles sont les suivantes :
- Version précédente – les mécanismes existants d'acheminement des frais sont utilisés, en recourant aux méthodes de transfert fixes;
- Automatique – active le nouveau mécanisme d'acheminement automatique via les routeurs configurés;
- Aucun – le routage automatique est désactivé.
Par défaut, l'écran de création d'une nouvelle réservation s'ouvre avec la valeur "Version précédente" afin de préserver la vue et le comportement familiers. Lorsque vous êtes prêt à travailler avec les routeurs, vous pouvez changer la valeur par défaut en Aucun ou Automatique.
Ce paramètre est géré à partir de Paramètres→ Livre de réservation.
Ce paramètre est géré à partir de Paramètres→ Réservations→ Réservation - champs→ Routage des frais.
Comment fonctionne l'acheminement automatique
Lorsque la valeur "Automatic" est sélectionnée pour le routage des frais dans la réservation, le système utilise les routeurs préconfigurés comme suit:
- Recherche d'un routeur configuré en fonction de l'Événement, de la Société et de l'Agent sélectionnés dans la réservation;
- Si un routeur est configuré à l'un de ces niveaux, il est appliqué automatiquement;
- S'il y a des routeurs à plusieurs endroits, la priorité suivante est utilisée :
- Événement (priorité la plus élevée);
- Société;
- Agent.
- Si aucun routeur n'est défini à aucun niveau, les frais restent dans la réservation.
Sélection manuelle d'un routeur pour une réservation donnée
Il est possible de sélectionner manuellement un routeur pour une réservation spécifique via le champ "Routeur manuel". Le routeur sélectionné au niveau de l'inscription a la priorité la plus élevée et remplace tous les routeurs définis au niveau de l'événement, de la société ou de l'agence.
Cela vous permet de créer des exceptions aux règles générales pour des réservations individuelles.
Modifier ce champ nécessite l'autorisation "Frais : Transféré" permission.
Important pour l'application du routage :
- La distribution automatique n'est effectuée qu'au moment de la facturation – tant pour les frais automatiques que pour les frais manuels;
- Les modifications apportées à la société ou au routeur n'affectent pas les services déjà facturés;
- Les frais déplacés manuellement restent dans le folio dans lequel ils ont été transférés.
Rôles de la société dans l'enregistrement
La société peut participer à la réservation avec le rôle de Société ou d'Agent. Le routeur exécute toujours les instructions qui y sont définies, quel que soit l'endroit où il est sélectionné – dans la réservation, Société, Agent ou Événement.
Par exemple: Si vous sélectionnez un Agent dont le routeur contient des instructions de transfert à une Société, les frais seront Transférés à la Société dans la réservation.
Pour éviter des résultats inattendus, il est recommandé d'utiliser les sociétés dans le même rôle – soit en tant qu'Agence, soit en tant que Société dans les réservations.
Frais manuels et Transférés POS
Frais manuels
Les frais manuels d'une réservation peuvent également être routés automatiquement. Pour ce faire, vous devez utiliser le bouton "Charge" dans la réservation, dans la section "Tarifs et Folios". Dans ce cas, les frais suivront les règles configurées pour le routage automatique.
Les frais ajoutés directement à un folio ne sont pas routés et restent à l'endroit où ils ont été créés.
Transférés de POS
Les transferts du POS sur une chambre sont également acheminés automatiquement, à condition que la valeur "Automatic" soit sélectionnée pour le routage des frais dans la réservation et qu'un routeur lié soit disponible.
Même lorsqu'un folio spécifique est sélectionné dans le système POS, le routeur peut déplacer les frais selon les règles définies.
Gestionnaires de canaux
Si les anciennes options de transfert vers la société ont été utilisées pour un gestionnaire de canaux donné dans la cartographie de la société, elles sont conservées et continuent de fonctionner sans qu'il soit nécessaire d'apporter des modifications supplémentaires. De telles réservations sont créées avec la valeur "Frais de réservation routage : Version précédente".
Pour passer au routage automatique via un routeur configuré:
- Configurer le routeur souhaité dans la Société elle-même, conformément aux paramètres décrits ci-dessus;
- Supprimez la valeur pour "Charge Transféré" de la cartographie de la société dans le gestionnaire de canaux;
- A partir de ce moment, toutes les réservations pour cette Société – qu'elles soient créées via le gestionnaire de canaux ou autrement – utiliseront le nouveau mécanisme de routage.