Que signifie clôturer une facture ?
L'action de clôturer une facture dans Clock POS nécessite l'application d'un paiement égal à la valeur totale de la facture. Une fois qu'une facture est clôturée :
- vous ne pouvez plus ajouter d'articles (commandes) à la facture.
- vous ne pouvez plus annuler des articles individuels ou les rendre gratuits
- vous ne pouvez plus appliquer de réduction ou de supplément
- vous ne pouvez pas diviser la facture en plusieurs factures
- la table sera ouverte pour les nouvelles factures
- la facture finale avec les informations de paiement sera imprimée.
Comment clôturer une facture
Pour clôturer une facture, accédez à l'écran de clôture des factures en utilisant le bouton "Régler" en bas de l'écran ou le bouton "Commander/Régler" en haut de l'écran. Ensuite :
Si le client paie en espèces
- appuyez sur le bouton " Espèces ". En option, saisissez le montant que le client vous remet. Le système calculera le change que vous devez rendre. Sélectionnez le bouton 'Espèces' ou sélectionnez le sous-type si vous utilisez des sous-types de paiement pour les espèces.
Si le client paie par carte
- ● Si vous utilisez un processeur de paiement pris en charge (Adyen, Six/Worldline, Elavon), appuyez sur le bouton 'Terminal' pour envoyer le montant au terminal. Une fois que le client aura glissé sa carte/utilisé une carte sans contact et que la transaction aura été confirmée, le paiement sera automatiquement comptabilisé et la facture clôturée. Voir plus de détails sur les opérations de paiement par carte dans Clock POS.
- si vous n'utilisez pas un processeur de paiement pris en charge, traitez le paiement via votre terminal de carte et une fois que vous avez la confirmation que la transaction est terminée, appuyez sur le bouton 'Carte' dans la facture et sélectionnez le type/sous-type de paiement.
Si le client souhaite transférer sa facture vers un folio PMS+
- appuyez sur le bouton " Sélectionner Chambre " (si vous voulez transférer vers un folio de chambre) ou " Sélectionner Société " (si vous voulez transférer vers un folio de société). Vous trouverez tous les détails sur la manière de procéder au transfert dans Transfert de charges (factures) vers Clock PMS+.
Important:
- les actions ci-dessus clôtureront la facture et si vous avez des imprimantes, la facture finale (reçu) pour le client sera imprimée. Il n'y aura pas de détails de facturation (du client) sur cette facture.
- Si le client souhaite que vous ajoutiez ses coordonnées à la facture finale et/ou que vous lui adressiez une facture, veuillez lire comment procéder dans Clôture d'une facture et émission d'une facture.
- Si les clients veulent diviser leur facture et payer séparément ou si un client veut payer avec différents modes de paiement, veuillez lire comment gérer ces situations dans Comment diviser une facture/un paiement.
Utilisation de la fonction 'Pourboire'
Clock POS vous offre également la possibilité d'enregistrer les pourboires dans le système. En général, nous recommandons d'utiliser la fonction 'Pourboire' seulement si la loi locale exige que vous enregistriez les pourboires ou si vos opérations concernant les pourboires exigent qu'ils soient enregistrés dans le système.
Quelle est l'utilité de cette fonction ?
En utilisant la fonction "Pourboire", vous enregistrez les pourboires dans le système afin qu'ils soient représentés dans vos rapports. Les pourboires enregistrés à l'aide du bouton "Pourboire" seront visibles dans le "Rapport des paiements" sous la forme d'un montant négatif.
Comment l'utiliser
La fonction "Pourboire" doit être utilisée avant de clôturer la facture. Voici les étapes :
- naviguez jusqu'à l'écran 'Régler'.
- appuyez sur le bouton jaune " Pourboire ".
- saisissez le montant du pourboire du client
- le montant du pourboire viendra augmenter la valeur de l'addition (que le client doit payer) et un paiement négatif de type 'Pourboire' sera enregistré.
- ● Une fois que vous avez enregistré le pourboire, vous pouvez procéder à la clôture de la facture avec le type de paiement respectif avec lequel le client paiera. Dans l’exemple ci-dessus, la valeur de l'addition est de 45, le pourboire est de 5. Au total, le client a payé 50 en espèces, dont 5 seront enregistrés comme pourboire.
Comment le pourboire peut-il être suivi ?
Les pourboires qui ont été enregistrés seront visibles dans le "Rapport des paiements" en tant que paiement négatif.
Remarque: Les pourboires laissés avec une transaction par carte via un terminal d'un processeur de paiement pris en charge auront également la marque de la carte indiquée comme sous-type - par exemple 5 EUR Pourboire/Visa.