Dans cet article, nous allons examiner quel est le moyen le plus rapide pour trouver et traiter une réservation. Dans Clock PMS+, vous disposez de plusieurs écrans de recherche de réservation en fonction de la situation spécifique.
Écrans de fonctionnement "Départs", "Arrivées" et "À l'hôtel"
Ces trois écrans sont identiques et sont destinés à faciliter votre travail quotidien à la réception. Vous pouvez facilement les ouvrir en utilisant les liens rapides de la barre de navigation.
Départs
Par défaut, l'écran charge les données pour la date du jour, mais vous pouvez également définir une date de votre choix (1) pour voir la liste des départs. Dans la partie supérieure de l'écran, vous trouverez les filtres de recherche (2) dans la section de la liste des réservations. Vous avez la possibilité de faire afficher dans la liste les noms de tous les clients (3) de la réservation, y compris la personne de contact, ainsi que leurs notes (4).
Les réservations sont divisées en deux groupes : les départs prévus et déjà enregistrés. Voici les options de l'écran:
- Dans la ligne de chaque réservation, vous voyez le solde actuel (5) (montants dus) et un nombre de folios ouverts (6) de la réservation ;
- Bouton Check-out rapide (8) de la réservation (s'il n'y a pas de montants dus) ;
- Bouton d'ouverture rapide (9) pour traiter le folio (s'il y a des montants dus) ;
- Vous pouvez ouvrir (7) chaque réservation pour l'examiner et la modifier ;
- Vous avez la possibilité d'effectuer des opérations avec plusieurs réservations à la fois. Les fonctions sont accessibles par le bouton « ... » (10). Avant d'exécuter l'une des opérations, sélectionnez les inscriptions à appliquer.
- Vous pouvez exporter (11) la liste et l'imprimer (12) ;
- S'il y a des départs non traités à des dates antérieures, dans la partie supérieure de l'écran, vous verrez un lien d'accès (13) à la liste de ces réservations.
Arrivées
Cet écran est similaire au précédent. Par défaut, il affiche les arrivées de la date du jour. Vous avez à votre disposition les mêmes filtres, mais avec un regroupement de réservations différent:
- Prévue (14) pour la date - réservation non encore check-in ;
- Checked-in (15) - réservations déjà check-in pour la date ;
- Expirée (16) - une liste de réservations valides qui devraient être arrivées dans les 30 jours précédents ;
- No Show (17)- une liste des réservations arrivant à la date spécifique, mais marquées comme No Show ;
Les boutons rapides vous permettent de
- Ouvrir une réservation pour la revoir et la modifier ;
- Appliquer automatiquement l'attribution de chambre (18) pour la réservation ou attribuer vous-même un numéro de chambre (19) ;
- Encoder une carte clé (21) pour les réservations avec une chambre attribuée ;
- Check-in (20) une réservation avec une chambre attribuée.
A l'hôtel
L'écran charge les infos de toutes les réservations de la date actuelle qui doivent être traitées au cours de cette date. Il combine les réservations des deux écrans précédents avec celles qui ont déjà été enregistrées.
Voici les réservations que l'on peut trouver sur cet écran :
- Toutes les Arrivées à la date divisées en listes - Prévue (25) et déjà Checked-In (22) ;
- Tous les Départs (24) à la date qui ne sont pas encore marqués comme "Checked-out" ;
- Toutes les Recouches (23) des dates précédentes restent dans l'hôtel.
Chaque réservation peut être ouverte pour être examinée et modifiée. Vous disposez de plusieurs boutons rapides directement à l'écran pour :
- Attribuer une chambre et enregistrer les réservations Prévues ;
- Effectuer le départ;
- Délivrer une carte-clé pour une réservation ;
Recherche rapide de réservations
La recherche rapide d'inscriptions est disponible sur presque tous les écrans d'exploitation. Vous pouvez y accéder à partir du bouton de l'icône de la loupe en haut à droite. Elle vous permet de rechercher rapidement toutes les réservations ayant les statuts "Prévu" et "Checked-in".
Vous pouvez l'utiliser de la manière suivante :
- Cliquez sur le bouton de l'icône de la loupe pour ouvrir le panneau de recherche ;
- Saisissez les critères de recherche (26). Vous pouvez effectuer une recherche par :
- le numéro de : une chambre, une réservation et une référence ;
- les coordonnées de la réservation - notamment les coordonnées du client ou de la personne de contact de la réservation ;
- Pour inclure les réservations " prévues " dans la recherche, activez l'option correspondante (27) ;
- Lancez la recherche via l'un des deux boutons (28) en fonction des critères de recherche utilisés.
Tous les résultats correspondant aux critères de recherche apparaissent dans le panneau de recherche. À partir de là, vous pouvez :
- Ouvrir la réservation pour la réviser (29) ;
- Ouvrir le Portail client (30) pour la réservation spécifique ;
- Si le résultat comprend plusieurs réservations, vous pouvez le sélectionner (31) pour les ouvrir dans la recherche avancée des réservations (32) ;
Si vous ne trouvez pas la réservation recherchée, vous disposez d'un lien direct vers la Recherche avancée (33) offrant un plus grand nombre d'options de recherche.
