L'étape suivante, lorsque l'on travaille avec des folios, consiste à examiner comment les paiements y sont comptabilisés. Comme pour les frais, les paiements peuvent également être enregistrés dans différentes devises. Mais contrairement aux frais, un paiement peut être ajouté non seulement à un folio ouvert, mais aussi à un folio déjà fermé.
Enregistrement d'un paiement
Un paiement est enregistré dans un folio, non seulement lorsque vous recevez un montant, mais aussi lorsque vous remboursez des clients. La seule différence est que lorsque vous remboursez des clients, le montant du paiement enregistré aura une valeur négative. Tous les paiements sont enregistrés dans le folio principal, les paiements ne sont pas reflétés dans les folios de correction. Voici comment enregistrer un paiement dans un folio:
- Trouvez le folio;
- Pour un folio de réservation ou d'événement, vous pouvez utiliser le bouton rapide " Payer " dans la ligne du folio;
OU
- Ouvrez le folio pour examen et utilisez le bouton de l'icône du symbole du dollar pour ajouter des paiements ;
- Sélectionnez la devise de paiement. Le système propose un montant correspondant à celui nécessaire pour équilibrer le folio. Si nécessaire, vous pouvez saisir un montant différent. Saisissez le montant du paiement (en cas de remboursement d'argent, le montant est toujours négatif) et sélectionnez la devise ;
- Sélectionnez une méthode de paiement (1);
De manière facultative:
- Selon les paramètres de votre système, vous devrez peut-être sélectionner un sous-type de paiement (2);
- Vous pouvez ajouter une note au paiement sous la forme d'un texte personnalisé (3). La note sera attachée au paiement lors de la révision du folio, de l'impression du folio et des rapports de paiement.
Note: Si vous utilisez un processeur de paiement intégré pour vos paiements par carte, vous pouvez voir ICI comment ces paiements sont traités.
Important: L'option d'enregistrer un paiement négatif dans le folio est contrôlée par les droits PMS suivants ->Paiements: Ajouter un paiement négatif au folio ouvert et PMS->Paiements: Ajouter un paiement négatif à un folio fermé.
Annulation et modification des paiements
Dans Clock PMS+, nous prenons la sécurité très au sérieux lorsqu'il s'agit de traiter des paiements. Pour cette raison, si vous avez fait une erreur lors de l'enregistrement d'un paiement (un mauvais montant, une mauvaise devise ou même si le paiement est reflété dans un mauvais folio), vous ne pouvez pas corriger le paiement enregistré. Vous devez annuler le mauvais paiement et le réaffecter de la manière appropriée. Voici comment procéder:
- Ouvrez le folio pour le consulter;
- Dans la section "Paiements et autorisations préalables", recherchez le paiement erroné et cliquez sur le bouton "..."(4) dans sa ligne, puis cliquez sur le bouton "Annuler" (5) ;
- Saisissez le motif de l'annulation et confirmez l'opération;
Remarque: Les paiements annulés seront cachés dans l'impression du folio. Le paiement sera visible comme annulé dans la section "Paiements et autorisations préalables". Vous pouvez voir les détails de l'annulation en cliquant sur le bouton "..." (4) dans la ligne de paiement. Dans les rapports de paiement, l'annulation sera reflétée comme un paiement négatif.
Remarque: La fonction d'édition (6) dans la ligne de paiement ne vous permet que d'ajouter une note à un paiement déjà enregistré. Pour corriger des erreurs, utilisez l'option d'annulation de paiement.
Important: La fonction Annuler est contrôlée par le droit PMS->Paiements: Annuler les paiements.