Dans l'article Modèles de frais opérationnels, nous avons fait le tour des modèles de frais que vous pouvez utiliser au quotidien - les modèles pour les articles et les services supplémentaires (SPA, parking, repas, etc.). Toutefois, il existe un deuxième type de modèle de frais et ce sont les modèles de frais de système. Ces modèles sont destinés à être utilisés automatiquement par le système et ne relèvent pas de la gestion personnelle des utilisateurs.
La différence majeure entre les paramètres opérationnels et ceux du système est que le modèle de frais du système ne dispose pas d'un prix défini et est généralement masqué sur la page de comptabilisation.
Modèles de frais pour les tarifs
Important: Nous vous invitons à lire également Modèles de frais - Création et modification et Gestion des tarifs et des prix
À chaque fois que vous créez un tarif, le système vous demandera de sélectionner un modèle de frais pour ce tarif. Le but de ce modèle de frais est principalement d'attribuer les revenus générés par les séjours des clients sur ce tarif au groupe et à la catégorie de revenus appropriés. De plus, en définissant le modèle de frais, vous pouvez choisir ce que le client pourra voir sur sa facture - par exemple, séjour d'une nuit ou hébergement, le pourcentage de taxe applicable et plus encore.
Important: Le prix ne doit pas être défini dans ce modèle de frais puisqu'il est déterminé par le tarif lui-même.
Voici un exemple d'un tel modèle de frais:
Une fois que nous aurons créé ce modèle de frais, nous pourrons procéder à la création d'un tarif et l'annexer.
Ainsi, les frais générés par le tarif seront:
- sera visible dans les rapports en tant que "séjour de nuit".
- le revenu sera attribué au groupe 'Chambres' et à la catégorie 'Nuitée'.
- les clients verront 'Hébergement' sur leur facture
- une taxe de 10% sera appliquée à ces frais
- ces modèles sont masqués sur la page de comptabilisation afin que les utilisateurs ne les reportent pas accidentellement sur un folio
En fonction de la répartition des revenus de l'hébergement, de la configuration des catégories de revenus et de ce que vous voulez que le client voit sur sa facture, il se peut que vous ayez besoin d'un ou plusieurs modèles de frais pour les tarifs.
Analysons un exemple pour mieux illustrer ce point.
Situation:
- Vous avez un établissement avec 3 structures distinctes - Hôtel ; Villa ; Bungalows au bord du lac.
- Chacune de ces structures comprend plusieurs "types de chambres".
- vous souhaitez avoir la possibilité d'assurer facilement le suivi du revenu total des chambres, mais également du revenu généré par structure
- Par ailleurs, vous aimeriez avoir un "texte" différent sur le folio du client en fonction de l'endroit où il séjourne
Action:
- pour y parvenir, vous avez créé 3 catégories de revenus sous le groupe "Chambres" - Hôtel ; Villa ; Bungalows au bord du lac
- créez 3 modèles de frais distincts avec leurs différents paramètres - chaque modèle de frais relève du groupe de revenus "Chambres", mais d'une "catégorie de revenus" différente. De plus, chaque modèle de frais possède un "Texte d'impression" différent qui sera affiché sur la facture du client
- Lors de la création des tarifs, sélectionnez:
- le modèle de frais "Hôtel" pour les tarifs des "types de chambres" de l'hôtel
- le modèle de frais "Villa" pour les tarifs des "Types de chambre" de la villa
- le modèle de frais "Bungalow" pour les tarifs des "Types de chambre" au lac.
En procédant ainsi, vous obtiendrez une segmentation des revenus dans vos rapports de revenus - vous pourrez voir les revenus totaux des 'Chambres' (1), mais également ces revenus répartis par catégorie (2).
Bien entendu, si vous n'avez pas besoin d'une telle répartition ou si vous souhaitez toujours afficher "Hébergement" sur vos folios/factures, vous pouvez créer un seul modèle de frais et le joindre à tous vos tarifs.
En toutes circonstances, nous vous invitons à consulter votre spécialiste de l'onboarding ou notre équipe du service clientèle si vous avez des questions.
Autres modèles de frais du système
Outre ceux utilisés pour les tarifs, il existe quelques autres modèles de frais "système" à créer si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités auxquelles ces modèles sont associés.
- Frais d'annulation - vous pouvez créer un modèle de frais qui sera utilisé par notre fonction de politique d'annulation qui calcule et affiche automatiquement des frais d'annulation en fonction des règlements définis lorsqu'une réservation est annulée ou marquée comme No-show. En général, ce modèle de frais doit se trouver dans le groupe de revenus "Frais d'annulation". Laissez le "Prix" vide puisqu'il sera calculé automatiquement par le système.
- Acompte - si vous utilisez la fonction "Folio d'acompte", vous devez également avoir un modèle de frais dans le groupe de revenus "Acompte pré-facturé" afin de pouvoir exploiter pleinement cette fonctionnalité et émettre des factures d'acompte.
- Remise - vous pouvez configurer un modèle à appliquer lorsque la fonction de remise est utilisée dans les folios. La présence d'un modèle prédéfini automatisera le processus lui-même et réduira la possibilité d'erreurs.
- Majoration - pour utiliser l'option de majoration dans les folios, vous devez configurer le modèle de système correspondant.