Page de profil de la société

Dans cet article, nous allons nous familiariser avec la page de profil de la société et avec les différentes informations et fonctions qu'elle contient.

Pour ouvrir une société existante, naviguez vers le menu Société->Recherche - Société-> tapez le nom de la société et cliquez sur le bouton Recherche. Lorsque les résultats sont générés, cliquez sur "Ouvrir" à côté de la société souhaitée.

Folios de société, réservations, événements et tarifs

Il est très facile dans Clock PMS+ de suivre et d'opérer avec tous les folios et les réservations, les événements et les tarifs liés à une société. Il suffit d'ouvrir l'écran d'une société pour avoir accès à tous ces éléments.

La section Folio

Dans la section folio du profil d'une entreprise, vous pouvez gérer ce qui suit :

• Folio par défaut (1) - ici, vous pouvez voir ou sélectionner le folio qui doit être considéré comme le folio "Par défaut" pour ce profil. Ceci est en relation avec le transfert automatique des charges des réservations. Si aucun folio par défaut n'est sélectionné, les charges seront transférées vers le folio ouvert le plus ancien, qui peut changer au fil du temps et rendre les opérations plus complexes et sujettes à des erreurs. Lorsqu'un folio par défaut est sélectionné, les charges sont transférées vers ce seul folio, ce qui permet de le localiser plus facilement. À partir de ce folio, les charges peuvent ensuite être transférées vers un autre folio de la société. 
• Dépôt (2) - vous pouvez créer un folio de dépôt ou voir tout autre folio de dépôt pour cette société - ouvert, fermé, annulé.
• Folios ouverts (3) - vous pouvez créer un nouveau folio ouvert ou voir tous les folios ouverts actuels dans le profil de cette entreprise.
• Folios fermés impayés (4) - vous verrez tous les folios fermés (facturés) impayés. Ces derniers peuvent également être localisés dans le rapport des comptes clients.

• Tous les folios et détails (5) - grâce à ce bouton, vous pouvez accéder à l'écran ci-dessous qui vous donne plus de détails sur les folios et les réservations liés à ce profil de société.

• Folio par défaut (1) - Idem que ci-dessus.
• Dépôt (2) - Idem que ci-dessus.
• Folios fermés (3)- Cette section présente les informations relatives aux folios fermés liés à la société. Dans cette section, en cliquant sur le bouton " Affichage ", vous pouvez sélectionner:
  • Impayés - pour voir tous les folios impayés liés à la société.
  • Le mois dernier - pour voir tous les folios de la société qui ont été fermés au cours du mois dernier.
  • L'année dernière - pour voir tous les folios de la société qui ont été fermés au cours de l'année écoulée.
  • Tous - tous les folios de la société fermés sont affichés.
• Folios ouverts (4) - idem que ci-dessus.
• Folios de réservation ouverts (5) - cette section répertorie les folios des réservations liées au profil de la société et vous pouvez effectuer diverses opérations avec eux, y compris le transfert des charges des folios de ces réservations liées à la société vers un folio de groupe. Vous trouverez plus d'informations sur les transferts et les folios de groupe ICI.

Autres sections

Les autres sections du profil de la société fournissent encore plus d'informations:

• Entreprise - Réservations (1)- dans cette section, vous pouvez cliquer sur les liens "En tant qu'entreprise" ou "En tant qu'agence" à côté de:
  • "A l'hôtel" pour voir tous les clients de l'hôtel ayant des réservations liées à la société/l'agence.
  • "Réservations - attendues aujourd'hui et demain" pour voir toutes les réservations attendues aujourd'hui et demain liées à la société/l'agence.
  • "No-show / Annulé" pour voir toutes les réservations liées à la société/l'agence, qui sont no-show ou annulées.
• Contrats de tour-opérateur (2) - pour créer et gérer des contrats de tour-opérateur avec cette société. Plus d'informations sur la création et la gestion des contrats de tour-opérateur sont disponibles ICI.
• Événements (3) - dans cette section, vous pouvez voir les événements liés à la société, répertoriés sous forme de liens pour y accéder rapidement. A côté de chaque événement, Clock PMS+ indique la période de l'événement et le nombre de réservations liées à cet événement, qui est également un lien vers un écran de recherche avancée affichant ces réservations de manière plus détaillée. En outre, vous pouvez également créer un nouvel événement lié à cette entreprise (en appuyant sur le bouton 'Ajouter').
• Contrat de société (4) - sélectionnez un contrat de société à utiliser pour ce profil ou créez-en un nouveau. De plus amples informations sur les contrats de société sont disponibles ICI. ICI.
• Tarif (5) - au lieu d'utiliser un contrat de société, vous pouvez sélectionner des tarifs à rattacher à ce profil. De plus amples informations sur les tarifs individuels liés à une entreprise sont disponibles ICI. 

Archivage ou restauration d'une société

Si une entreprise donnée n'est pas utilisée de manière temporaire ou permanente, vous pouvez l'archiver en cliquant sur le bouton Archiver dans le profil de la société. Si la société doit être restaurée ultérieurement, vous devez cliquer sur le bouton Restaurer dans le profil de la société. 

Pour trouver une entreprise archivée, sélectionnez "Tous" au lieu de "Actif uniquement" dans l'écran "Recherche - Société".

Les entreprises archivées apparaîtront avec un signe " !" à côté d'elles..