Paramètres Housekeeping - Programmes d'activités

Programmes d'activités

Les programmes d'activités de Housekeeping déterminent les activités, le moment et le type de chambre à effectuer. Vous pouvez spécifier ce qui doit être fait à l'arrivée, tous les N jours ou au départ. 

Pour configurer des programmes, allez dans le menu Paramètres->Tous les paramètres->Housekeeping Assistant->Programmes d'activité Housekeeping->Icône '+' en haut à droite.

Sous l'onglet 'Générique':

• Nom (1) - Saisissez un nom pour le programme.
• Types de chambres (2) - Sélectionnez les types de chambres auxquels le programme s'applique.
• Type HS (3) - sélectionnez si les activités seront liées à un statut HS. Vérifiez pour plus de détails ci-dessous.

Sous l'onglet 'Schéma':

• cliquez sur le bouton " +Ajouter des activités " pour ajouter une nouvelle ligne.
• sélectionnez quand ces activités doivent être effectuées - choisissez entre " À l'arrivée " ; " Tous les X jours " ; " Au départ ".
• sélectionner quelles activités doivent être effectuées pour les types de chambres sélectionnés, le jour correspondant.
• spécifier un certain nombre de crédits (c'est-à-dire le temps qui sera nécessaire pour accomplir les tâches spécifiques), s'il est laissé vide, le système utilisera la somme des crédits prédéfinis pour chaque activité individuelle.

Utilisons les deux captures d'écran ci-dessus pour mieux comprendre le fonctionnement des programmes.

• Nous avons créé un programme nommé: Programme de nettoyage - TOUS
• Nous avons sélectionné tous les types de chambres puisque les activités seront applicables à tous les types de chambres.
• Nous avons indiqué qu'une " Inspection " sera effectuée à la date d'arrivée et prendra 5 crédits. (1)
• Nous avons indiqué que chaque jour il y aura un nettoyage nécessitant 25 crédits. (2)
• Nous avons indiqué que tous les 3 jours du séjour, il y aura un changement de serviettes et de draps qui prendra 15 crédits. (3)

• Nous avons indiqué qu'au Départ, toutes les activités seront effectuées en prenant 45 crédits. (4)

Cependant, notre Villa dispose d'une kitchenette qui nécessitera une attention particulière. Si nous ajoutions les activités de la kitchenette à ce programme, elles seraient également générées pour tous les autres types de chambres. Nous devons donc créer un programme distinct applicable uniquement à la villa:

Relier les programmes aux statuts HS

En sélectionnant un statut HS pour le programme d'activité, les activités incluses ne seront exécutées que lorsqu'une chambre est marquée par le statut HS correspondant.

Pour une planification détaillée de chaque type HS, définissez tous les statuts HS, les programmes et les tâches associées dont vous avez besoin. Les programmes Housekeeping et les tâches associées fonctionnent de la même manière que pour les réservations. La seule différence à laquelle vous devez prêter plus d'attention est la date de départ.

Au départ -  contrairement aux réservations, pour les statuts HS, il s'agit de la date qui suit la dernière date du statut HS. Si la période du statut HS va du 01 janvier au 03 janvier, la tâche marquée "Au départ" sera générée le 04 janvier. Dans ce cas, la chambre deviendra libre/sale le 4 janvier. Dans les autres cas, le comportement de la fonctionnalité est similaire à celui des réservations.

A l'arrivée - la tâche sera générée pour la date de début du statut HS.

Répéter tous les N jours - la tâche sera générée en fonction de la période du statut HS pour la chambre spécifique et du nombre de jours défini.

Ces programmes housekeeping sont également pris en compte dans les prévisions (rapport de prévision Housekeeping) afin de mieux planifier le nombre de femmes de chambre dont vous aurez besoin.

Activation des programmes d'activité

Pour activer un programme, vous devez le lier aux types de chambres auxquels il se rapporte. Ainsi, lorsque les tâches sont générées pour la journée, les activités du programme seront ajoutées dans le rapport Housekeeping.

Programmes d'activités et modèles de facturation

Les programmes d'activités ont une autre fonction essentielle: ils peuvent être sélectionnés dans les modèles de facturation.

De cette manière, il existe un lien entre les services supplémentaires, les tarifs (par le biais des modèles de facturation pour les éléments du Forfait) et les activités housekeeping spécifiques. Les programmes housekeeping sans type de chambre sont conçus de cette manière, car sinon ils seront automatiquement appliqués au lieu d'être activés uniquement lorsqu'il y a une facturation (pour une chambre, un service supplémentaire ou un élément de forfait) liée au programme housekeeping pour la date donnée.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour résoudre les problèmes liés, par exemple, aux lits bébés, ainsi qu'au stockage de consommables spéciaux liés à divers forfaits ou services supplémentaires (par exemple, du champagne et des fleurs dans la chambre à l'arrivée). Voici comment procéder:

Si, pour une date donnée, il existe une facturation affichée contenant un programme housekeeping, ce programme sera activé à cette date. Cela ne signifie pas qu'il doit nécessairement y avoir une activité pour cette date dans le cadre de ce programme.

Pour lier un programme d'activité à un modèle de facturation, accédez au menu Paramètres->Tous les paramètres->Charges et taxes->Modèles de facturation->éditez le modèle de facturation correspondant->sélectionnez le programme d'activité dans le champ "Modèle Housekeeping".

Pour résumer l'exemple de la capture d'écran:

• nous avons créé des activités Housekeeping - 'Placer une bouteille de champagne' et 'Placer des fleurs'.
• nous les avons combinées dans le programme d'activité " Ajouter champagne+fleurs ", qui est défini à l'arrivée et n'est lié à aucun type de chambre.
• nous avons attaché le programme d'activités au modèle de facturation.

Lorsque ce modèle de facturation est enregistré pour le jour d'arrivée d'une réservation, les tâches Housekeeping correspondantes seront générées dans le rapport housekeeping. De cette façon, votre équipe Housekeeping peut préparer la chambre comme l'a demandé le client.