Forfaits - Créer des forfaits et ajouter des éléments

Les forfaits tarifaires sont une fonction optionnelle de Clock PMS+. Cependant, en les utilisant, vous aurez un niveau d'analyse plus approfondi de vos revenus et des possibilités d'optimisation. De plus, en fonction de vos pratiques financières/comptables, l'utilisation de forfaits tarifaires peut être nécessaire.

Les forfaits tarifaires peuvent être utilisés si vous proposez des tarifs qui incluent non seulement l'hébergement, mais aussi des services supplémentaires - petit-déjeuner, dîner, location de vélos/skis, excursion, transfert de/vers l'aéroport et bien d'autres encore.

Leur objectif principal est de "ventiler" un certain montant du prix par nuitée et de l'attribuer à un autre groupe/catégorie de revenus. Ainsi, dans vos rapports de recettes, vous n'aurez pas seulement les revenus des "chambres", mais aussi celles du "F&B", des "Extras", etc.

Spécificités

• Les forfaits contiennent des "éléments de forfait". Ces éléments sont les services supplémentaires qui sont inclus dans le prix du forfait et créés au préalable en tant que modèles de frais.
• Un forfait tarifaire doit être relié à un tarif.
• Un tarif ne peut avoir qu'un seul forfait tarifaire qui lui est connecté. Cela signifie que si vous avez 2 tarifs - 1 incluant le petit-déjeuner et 1 incluant le petit-déjeuner et le dîner, vous devez créer 2 Forfaits tarifaires - 1 qui contient uniquement un élément Petit-déjeuner et un autre qui contient des éléments Petit-déjeuner et Dîner.
• Un forfait tarifaire n'augmente pas le prix du tarif. Le prix qui sera proposé au client sera celui que vous avez défini dans le tarif lui-même. Le forfait tarifaire ne fera que " sortir " des montants du tarif par nuit et les allouer à d'autres groupes/catégories de revenus. Voir plus d'informations ci-dessous.
• Les clients ne verront pas la ventilation des prix par article/service sur le BookDirect (WRS). Ils voient le prix total du forfait par nuit. Cette ventilation peut également être masquée sur les folios. Voir plus d'informations ci-dessous

Création et modification des tarifs et des éléments du forfait

Pour créer un forfait tarifaire: 

• Allez dans le menu Paramètres->Forfaits tarifaires-> cliquez sur " +" pour commencer à créer un nouveau forfait. Ajoutez un nom (à usage interne) et enregistrez.
• Ouvrez le paquet nouvellement créé pour l'éditer et cliquez sur le bouton " Ajouter " dans la section " Éléments du forfait ", une fenêtre s'ouvre alors:

• Modèle de facturation (1) - sélectionnez le modèle de facturation (service/élément supplémentaire) qui fera partie du forfait.
• Par client (2) - Il s'agit de la méthode de calcul indiquant comment le modèle de facturation sera calculé (par chambre, par client, par adulte ou par enfant).
• Clients par défaut (3) - Si la méthode de calcul est " Par client ", définissez une valeur par défaut pour les clients. Cette valeur par défaut sera utilisée si aucune information d'Adultes/Enfants n'est présente dans la réservation.
•  Age des enfants de/à +  Age des enfants par défaut (4) - ces champs sont applicables uniquement si la méthode de calcul est 'Par enfant'. Saisissez une tranche d'âge et l'élément sera facturé, uniquement si l'âge des enfants correspond à la tranche définie. Définissez un âge par défaut pour les enfants, qui sera utilisé s'il n'est pas explicitement saisi dans la réservation.
• Uniquement sur certaines nuits (5) - les éléments du forfait seront calculés et affichés pour une ou plusieurs nuits spécifiques du séjour de la réservation ( Exemple : 1,3,5 ), au lieu de chaque nuit du séjour.
• Pour des dates spécifiques uniquement (6) - les éléments du forfait seront calculés et séparés pour les dates spécifiques au lieu de chaque nuit du séjour.

  Exemple : Supposons que vous proposiez à vos clients des forfaits de durée variable pour le réveillon du Nouvel An, mais que chacun d'entre eux comprenne un dîner festif. Pour séparer le prix du dîner du forfait total, afin qu'il ne se réfère qu'au 31 décembre, ajoutez un élément au forfait qui ne sera calculé que pour le 31 décembre et non pour tous les jours du séjour des invités.

• Jours décalés (7) - Les éléments du forfait sont comptabilisés pour les mêmes nuits que l'hébergement (sauf si vous appliquez le point 5). Utilisez cette option pour décaler la facturation avec un nombre de jours donnés. Réglez-la sur " -1 " pour comptabiliser la facturation à la date précédente ou sur " 1 " pour la comptabiliser à la date suivante.
• Prix (différent du modèle) (8) - si cette option est sélectionnée, elle remplacera le prix du modèle de facturation pour ce forfait uniquement.
• Pourcentage (9) - s'il est sélectionné, il remplacera le prix du modèle de facturation par un montant en % basé sur le prix du tarif total pour ce forfait uniquement.

• Remplacement QTE (10) - i cette option est sélectionnée, elle remplacera la valeur du modèle de facturation pour ce forfait uniquement.
• Masquer dans les impressions de folio (le texte d'impression du tarif sera utilisé) (11) - si cette option est sélectionnée, le texte d'impression du modèle de facturation sera remplacé par celui du modèle de facturation du tarif.

Tarification

La valeur (prix) des éléments du forfait combinée à la méthode de calcul forment la valeur du forfait. Comme indiqué plus haut, l'une des spécificités des forfaits est qu'ils n'augmentent pas le prix du tarif - le prix par nuit est celui que vous fixez dans le tarif lui-même. La connexion d'un forfait au tarif permet simplement de ventiler ce prix en différents groupes de revenus dans votre rapport. Examinons un cas pour que cela soit clair.

• Nous avons créé un forfait comprenant le petit-déjeuner au prix de 14 EUR p.p.p.n. et une location de vélo à 20 EUR p.p.p.n.

• Nous avons créé un tarif pour cette offre et avons fixé un prix de 200 EUR par nuit pour 2 personnes.

Si nous ne connectons pas le forfait au tarif dans vos rapports, vous aurez les recettes suivantes:

• Groupe de revenus " Chambres " - 200 EUR.

Cependant, une fois que nous avons connecté le forfait et que nous avons une réservation pour 2 adultes, le revenu sera le suivant:

• Revenue Group 'Rooms' - 132 EUR
• Groupe de revenus 'F&B' - 28 EUR (pour le petit-déjeuner).
• Groupe de revenus 'Extra' - 40 EUR (pour la location de vélos).

Comme vous pouvez le constater, la valeur des éléments du forfait est déduite du prix par nuit que nous avons fixé et a diminué le revenu des chambres/de l'hébergement.

Présentation sur le folio/facture du client

Dans la majorité des cas, vous ne souhaitez pas que le client voit cette ventilation. Cette ventilation est principalement destinée à des analyses internes et à la distribution des revenus, tandis que le client ne devrait voir que le prix par nuit du forfait.

Vous pouvez facilement y parvenir et ne pas avoir de ventilations, mais simplement un prix total par nuit en cliquant sur le bouton "Masquer sur les impressions folio" lorsque vous ajoutez un élément à un forfait.

Ce paramètre, combiné à un mode d'affichage applicable d'un folio/une facture, combinera tous les éléments du forfait avec l'hébergement sur une seule ligne et n'affichera pas de ventilation.

Voici ce que vous verrez en interne dans le folio du client:

Voici la partie destinée aux clients:

Charge templates

Puisque les éléments inclus dans le forfait sont des modèles de facturation, vous pouvez utiliser pleinement les fonctionnalités liées aux modèles de facturation, comme les compteurs de capacité pour limiter le nombre de fois où vous vendez un tarif particulier ou attacher une tâche housekeeping à un modèle de facturation qui exigera que le Housekeeping fasse quelque chose dans la chambre pour la date d'arrivée.