Capacités fonctionnelles
Le planning des chambres met l'accent sur la personnalisation et la commodité dans les opérations quotidiennes. Les fonctionnalités permettent de mieux contrôler l'affichage, l'information et la gestion des réservations, ce qui facilite la navigation, accélère les opérations et améliore le service aux clients.
Pour charger le planning, dans le menu de navigation, sélectionnez Disponibilité ->Planning des chambres->NEW.
Personnalisation des couleurs
Vous avez la possibilité de modifier les couleurs des réservations en fonction de vos préférences. Nous avons classé les réservations en groupes, et vous pouvez attribuer une couleur à chaque groupe.
Prévues / Garanties
Prévues / Non garanties
Prévues / En attente de garantie
Prévues / Garantie Expirée
Enregistrés / Individuels
Enregistrés / Sociétés ou agences
Départs / Payés
Départs / Non payés
Checked-Out / Payés
Checked-Out / Non payés
Pour chaque catégorie, vous pouvez choisir une couleur. Enregistrez vos modifications pour les appliquer. Notez que la modification des couleurs affecte tous les utilisateurs du compte - les couleurs sont les mêmes pour l'ensemble du compte.
Personnalisation de l'affichage
Vous pouvez modifier l'un des 14 paramètres du planning (filtres, regroupement, tri, sections) et enregistrer la vue comme affichage par défaut. La vue ne sera enregistrée que pour votre appareil. Il est ainsi beaucoup plus facile de personnaliser le planning en fonction de vos besoins spécifiques - par exemple, pour ne voir qu'un étage, un emplacement ou un secteur de nettoyage spécifique, pour voir ou masquer les réservations sans chambre attribuée, pour voir ou masquer la section des événements, la section de l'occupation et plus encore.
Pour personnaliser la vue, sélectionnez l'icône du filtre et modifiez les paramètres. Le planning affiche instantanément la nouvelle vue. Lorsque vous avez terminé, enregistrez les paramètres par défaut à l'aide du bouton ci-dessous.
Meilleur tarif disponible et Séjour min
Le planning peut afficher un prix pour chaque jour, il s'agit du « Meilleur tarif disponible » (BAR) pour le type de chambre. Pour déterminer quels sont les « BAR », nous avons ajouté un paramètre dans les tarifs. Ouvrez les tarifs qui sont « BAR » pour chaque type de chambre à modifier, sélectionnez l'onglet « Marketing & Mots-clés », dans le champ « Catégorie de tarif », sélectionnez « Meilleur tarif disponible (BAR) », puis Enregistrez. Pour un type de chambre, un seul tarif peut être « BAR ».
Une fois que vous avez configuré les tarifs « BAR », ouvrez le planning, sélectionnez le bouton filtre et cliquez sur « Meilleur tarif disponible (BAR) ». Les prix des tarifs sélectionnés s'affichent alors dans le planning. Si vous souhaitez que le planning s'ouvre toujours avec les prix, vous pouvez enregistrer les filtres par défaut.
En plus des prix, le planning visualise le séjour minimum par couleur, ainsi que les jours arrêtés ou sans disponibilité. Passez la souris sur un prix pour en voir les détails - les deux restrictions : Séjour Min et Séjour Min à l'Arrivée. Vous verrez également la légende permettant de colorer le prix en fonction du séjour minimum : noir s'il n'y a pas de restriction de séjour minimum, vert pour 2 jours, bleu pour 3 jours, orange pour 4 jours et rouge pour plus de 4 jours (1). Si la date/le type de chambre ne peut pas être vendu(e), en raison d'un manque de disponibilité ou d'un STOP, le prix est sur fond rouge (2).
De nombreux filtres
Nous avons ajouté des filtres qui vous permettent de filtrer les chambres selon différents paramètres :
Filtrez rapidement par numéro de chambre dans le coin supérieur gauche du planning ;
Types de chambres - un ou plusieurs ;
Caractéristiques de la chambre - une ou plusieurs ;
Étage ;
Secteur Housekeeping ;
Emplacement - un ou plusieurs ;
Chambres sales/propres ;
Le filtrage du planning s'effectue instantanément après la sélection du filtre. Pour ouvrir l'écran des filtres, sélectionnez le bouton dans la barre de navigation.
Nous avons également ajouté un bouton pour supprimer rapidement les filtres. Si vous n'avez pas enregistré de vue, les filtres seront réinitialisés. Si vous avez enregistré la vue, ce bouton ramènera les filtres à leur état d'origine.
Grouper et trier
Le planning offre de nombreuses options de regroupement : aucun regroupement, regroupement par type de chambre, par emplacement, par secteur de nettoyage et par étage. En outre, nous avons ajouté la possibilité de sélectionner le tri des chambres dans la liste. Vous pouvez choisir l'ordre croissant ou décroissant (1) et trier en fonction de l'ordre de tri des chambres, du nom de la chambre, du type de chambre, de l'étage ou du Secteur Housekeeping. En combinant les deux paramètres, le regroupement et le tri, vous pouvez obtenir la vue la plus adaptée à vos besoins. Lors du regroupement, nous avons également ajouté la possibilité de réduire/développer le groupe (2). Vous pouvez ainsi vous concentrer rapidement sur un groupe ou un autre. Lorsqu'une vue est groupée par type de chambre, pour chaque type de chambre, les réservations non attribuées pour ce type sont affichées. En outre, la section indiquant la disponibilité et le taux d'occupation est visible pour le type de chambre lui-même, en plus de l'hôtel.
Afficher les réservations SANS chambre
Les grands hôtels n'attribuent souvent pas les numéros de chambre à l'avance. Nous avons ajouté une section indiquant ces réservations et leur nombre. On peut dire que toutes les réservations non attribuées sont visibles dans une seule chambre « non attribuée ». Cela offre une bien meilleure visibilité d’ensemble sur toutes les réservations. Il devient également beaucoup plus facile d’attribuer une chambre à ces réservations, ou de les modifier. En d'autres termes, tout ce que vous pouvez faire avec des réservations ayant une chambre, vous pouvez désormais aussi le faire avec celles sans chambre, directement depuis le planning. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas voir les réservations sans chambre, vous pouvez utiliser les options de personnalisation de l’affichage pour les masquer.
Vue en colonnes
Nous avons ajouté une vue calendrier – "Vue en colonnes", qui vous permet de placer plus de chambres sur une seule page et de voir facilement un maximum d'informations en un coup d'œil.
Avant d'activer la "Vue en colonnes", définissez le nombre de chambres à afficher dans chaque colonne :
- Sélectionnez l'icône de filtre dans la barre de navigation.
- Saisissez une valeur dans le champ "Chambres par colonne".
À noter :
- La "Vue en colonnes" nécessite une période plus courte que le maximum de 31 jours pour être chargée.
- Plus la période est courte, plus il y aura de colonnes affichées et vous verrez plus de chambres.
Vous pouvez utiliser des périodes standard de 2, 7, 14 ou 31 jours, ou définir des périodes personnalisées :
- Ouvrez les filtres et saisissez la durée souhaitée dans le champ "Période personnalisée/Jours".
- Le nombre de jours sera ajouté aux options de sélection de période disponibles.
Si vous le souhaitez, vous pouvez les enregistrer comme paramètres par défaut afin qu'ils soient automatiquement utilisés lors de la prochaine ouverture du planning.
Après avoir défini le nombre de chambres par colonne et sélectionné une période appropriée (plus courte), activez la "Vue en colonnes" via le bouton dans la barre de navigation. Le système distribuera les chambres selon les paramètres que vous avez saisis.
Spécificités de la "Vue en colonnes" :
- La fonction de regroupement des chambres ne peut pas être appliquée. Si elle est activée, elle ne sera utilisée que pour leur disposition ;
- L'affichage des réservations sans chambre et des événements n'est pas possible ;
- Le filtre rapide par numéro de chambre n'est pas disponible dans le calendrier. Utilisez le bouton filtre dans la barre de navigation.
Icônes des caractéristiques des chambres et visualisation rapide des informations sur les chambres
Lorsque vous passez la souris sur le nom de la chambre, vous obtiendrez une description détaillée de la chambre elle-même. Nous avons également ajouté des icônes à côté du nom pour un aperçu rapide des caractéristiques des chambres. De plus, si vous renseignez un filtre pour une caractéristique donnée, en plus de filtrer les chambres ayant cette caractéristique, l'icône sera colorée.
Icônes des caractéristiques des chambres et aperçu rapide des informations
Lorsque vous survolez le nom d'une chambre, une description détaillée s’affiche. Nous avons également ajouté des icônes à côté du nom pour un aperçu rapide des caractéristiques de la chambre. De plus, si vous appliquez un filtre pour une caractéristique donnée, l’icône associée sera colorée, en plus de filtrer les chambres concernées.
Pour configurer les icônes, ouvrez les paramètres des caractéristiques de la chambre. Un nouveau champ « Icône » a été ajouté dans l’éditeur de caractéristiques (Paramètres > Chambres > Caractéristiques de chambre). Vous pouvez y saisir le nom d'une icône issue de Google Fonts - « Material Icons » :
- Cliquez sur le bouton avec le lien (3) pour ouvrir la liste des icônes.
- Trouvez l'icône souhaitée, cliquez dessus et copiez le « nom de l'icône ».
- Collez ce nom dans le champ prévu et enregistrez. Voici quelques exemples de noms d'icônes : "balcony", "bathtub", "shower", "desk", "smoke_free", "smoking_rooms", "single_bed", "king_bed", "crib", "kitchen", "countertops", "water", "park", "location_city", "stairs", "elevator", "chair".
La liste complète des icônes est disponible ici : https://fonts.google.com/icons?icon.set=Material+Icons&icon.style=Filled. Utilisez la recherche pour trouver des idées d'icônes. Les groupes « Places », « Search », « Home » et « Maps » contiennent le plus grand nombre d'icônes, mais si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez vous pouvez explorer dans les autres groupes.
Le Statut Housekeeping est mis à jour en temps réel et peut donner lieu à des notifications.
Le statut housekeeping, visible devant le nom de la chambre, est mis à jour automatiquement en temps réel. Cela signifie que si une femme de chambre ou toute autre personne signale qu’une chambre est en cours de nettoyage depuis l’application Housekeeper ou ailleurs, le statut changera immédiatement à l’écran. Encore mieux, il est possible de recevoir des notifications. Par exemple, si des clients attendent dans le hall que la chambre soit prête, vous pouvez demander à recevoir une alerte une fois le nettoyage terminé.
Cliquez sur la deuxième icône en partant de la gauche pour activer les notifications (4).
Une icône de notification apparaîtra à côté du nom des chambres sales.
Cliquez sur le nom de la chambre (5). C'est tout ! Une notification s’affichera en bas à droite du planning une fois la chambre prête. Cette fonctionnalité permet de mieux servir vos clients.
Méthode pour attribuer et modifier les chambres
La méthode d'attribution des chambres est la suivante :
Activez le mode d'attribution des chambres via le bouton le plus à droite dans la barre de navigation (6). Le bouton indique si le mode est actif.
Cliquez sur une réservation sans chambre (7) ou sur une réservation que vous souhaitez attribuer/modifier.
Vous pouvez aussi cliquer sur la réservation, puis sélectionner « Attribuer une chambre » depuis le menu déroulant.
Des cases grises apparaîtront dans le planning pour chaque chambre : ce sont des « projections » de la réservation.
Sélectionnez la chambre/projection vers laquelle vous souhaitez déplacer la réservation.
Répétez l'opération pour d'autres réservations si nécessaire.
Une fois terminé, désactivez le mode « Attribution de chambre » via le même bouton (6).
Quels sont les avantages de cette méthode ?
Le déplacement est très précis et moins d'erreurs sont commises. Une info-bulle affiche le nom de la chambre dans laquelle vous allez déplacer la réservation.
Vous pouvez naviguer dans une longue liste de chambres sans perte de clarté.
Les « projections » grises permettent de voir beaucoup plus clairement si la chambre est occupée, ainsi que la disponibilité avant et après la réservation.
Vous pouvez utiliser les filtres du planning pour ne voir que les chambres qui vous intéressent.
Utilisez le bouton « Focus » (8), à gauche du bouton « Attribuer une chambre ». Il appliquera rapidement des filtres pour le type de chambre ainsi que pour les caractéristiques de la chambre, s'il y en a dans la réservation. Cela facilitera grandement le processus d'attribution des chambres.
Dès que vous sélectionnez la réservation, vous recevez un message (9) qui vous rappelle les caractéristiques requises si elle en comporte.
Si la réservation a été déplacée, vous pouvez également modifier la chambre pour ces déplacements.
Partage de chambre. Si la nouvelle chambre est occupée, vous recevrez un avertissement. Vous pouvez annuler l'opération ou la confirmer, auquel cas les réservations passeront en mode partage..
Autre commodité. Les réservations partagées ou sans chambre se superposent automatiquement pour gagner de l'espace. Pour faciliter la sélection, un bouton (troisième en partant de la gauche) permet de basculer en mode de vue compacte. Lorsque ce mode est désactivé, les réservations ne se chevauchent pas et sont plus faciles à sélectionner.
Changement rapide des réservations
Nous avons ajouté la possibilité de modifier rapidement la période, l'arrivée anticipée, le départ tardif, et de verrouiller ou déverrouiller le changement de chambre dans la réservation. Lorsque le mode Attribution de chambre n'est pas activé, sélectionnez la réservation et choisissez « Mise à jour rapide de la réservation » dans le menu déroulant.
Gestion des changements de chambre
À partir du planning, vous pouvez effectuer efficacement toutes les opérations liées au changement de chambre de la réservation.
Pour ajouter un changement de chambre. Sélectionnez la réservation et, dans le menu déroulant, sélectionnez « Ajouter un changement de chambre ». Sélectionnez la date et la réservation sera divisée.
Sélectionnez la partie concernant le déplacement et déplacez-la vers la chambre souhaitée comme décrit ci-dessus.
Vous pouvez supprimer le déplacement. Sélectionnez la partie avec le déplacement et, dans le menu déroulant, sélectionnez « supprimer la modification de la chambre ».
Arrivées anticipées et départs tardifs
Pour mieux gérer les arrivées anticipées et les départs tardifs, nous avons procédé à deux changements importants :
Les réservations indiquent clairement les arrivées anticipées et les départs tardifs, en occupant tout le jour de l'arrivée et/ou du départ. Il est ainsi facile de constater que la chambre n'est pas disponible pour ces dates.
Lors d'une attribution ou d'un changement, si la nouvelle chambre est occupée par une arrivée anticipée ou un départ tardif, vous recevrez un message indiquant que la chambre est occupée. Vous pouvez choisir de chercher une nouvelle chambre ou d'effectuer l'opération malgré le message.
Services de capacité
Vérifiez rapidement la disponibilité des places de parking, des vélos de location, des lits supplémentaires et de tous les services de capacité. Si vous avez configuré des services limités par une capacité quotidienne spécifique (Compteurs de capacité), vous pouvez désormais choisir de les afficher directement dans le Planning des chambres.
Pour sélectionner les services de capacité à afficher dans le planning des chambres :
- Ouvrez les filtres et sélectionnez « Services de capacité » ;
- Sélectionnez les services et confirmez.
- Vous pouvez enregistrer les filtres sélectionnés à l'écran en cliquant sur le bouton « Enregistrer comme valeur par défaut », afin de ne pas avoir à les sélectionner à chaque fois.
La liste des services de capacité sélectionnés apparaîtra en bas du planning, après toutes les chambres. Pour chaque service et chaque jour, vous verrez la disponibilité et, si vous passez votre souris dessus, vous verrez également la capacité de base et les quantités vendues. De plus, le jour sera coloré en rouge s'il n'y a pas de disponibilités, ce qui le rendra facile à repérer.
Icônes de réservation
- Icône client fidèle - Si un client a une ou plusieurs réservations valides et enregistrées, nous affichons une icône client fidèle, une étoile. Vous pouvez également voir le nombre de ses visites précédentes dans les informations de réservation rapide. Pour les chaînes hôtelières, nous tenons à souligner que les visites dans tous les hôtels de la chaîne sont prises en compte.
- Icône de réservation de groupe/familiale - Si une réservation est associée à d'autres réservations, une icône dans le planning des chambres vous aidera à l'identifier facilement.
- Icône de réservation surclassée - Vous reconnaîtrez facilement les réservations surclassées grâce à l'indicateur avec une icône en forme de flèche vers le haut. Nous vous rappelons qu'une réservation surclassée est une réservation dont le tarif ne correspond pas au type de chambre dans laquelle le client séjourne. L'accès facile à ces informations vous aidera à effectuer des audits rapides et à réattribuer éventuellement des chambres.
Plus de fonctionnalités
- Pour chaque chambre, vous pouvez voir toutes les informations associées, y compris les descriptions - il suffit de passer la souris dessus.
- La réservation comprend également des informations rapides bien organisées et complètes.
- Affichage sur 2, 7, 14 et 31 jours. Selon l'affichage, la largeur des colonnes change et vous pouvez voir plus d'informations.
- Un double-clic sur une réservation l'ouvre directement, tandis qu'un simple clic ouvre un menu déroulant des fonctionnalités.
- Il est très facile de colorer les jours. Il suffit de cliquer sur la date et de choisir une couleur et, si vous le souhaitez, un libellé court. Et si vous avez déjà défini une couleur, vous pouvez tout aussi facilement la supprimer.
- Il existe une section distincte pour les événements. Ils sont affichés de manière à occuper beaucoup d'espace vertical. Vous trouverez également des informations rapides à leur sujet lorsque vous passez la souris sur un événement.
- Il est très pratique à utiliser sur une tablette ou un téléphone portable.