Les sociétés dans Clock PMS+
Les sociétés dans Clock PMS+ jouent un rôle vital dans les opérations quotidiennes d'un hôtel. Qu'il s'agisse d'émettre une seule facture pour plusieurs réservations de la société, de suivre diverses statistiques ou simplement d'avoir un profil avec des informations de facturation, les sociétés assurent un fonctionnement simple et fluide pour le personnel ainsi qu'un niveau d'automatisation.
Remarque: les profils de sociétés sont partagés entre tous les comptes (hôtels) d'un abonnement.
Utilisation des profils de société
Les profils de société peuvent être utilisés à différentes fins. Voici quelques-uns des principaux cas d'utilisation:
Suivre de manière pratique les folios de société, les réservations, les événements, les tarifs.
Un profil de société sert également de "guichet unique" pour tout ce qui s'y rapporte. Cela inclut:
Pouvoir localiser toutes les réservations liées à ce profil de société.
Pouvoir localiser tous les événements liés à ce profil de société.
Pouvoir afficher et gérer tous les folios liés à ce profil de société, y compris les folios ouverts directement dans le profil ou les folios faisant partie d'une réservation liée à ce profil.
Voir tous les tarifs ou le contrat attribués à ce profil.
Vous trouverez de plus amples informations sur la page de profil de société ICI.
Informations sur la facturation
En créant un profil de société avec des informations de facturation indiquées, vous pouvez facilement les sélectionner en tant qu'informations "Facturer à" dans le folio.
Il s'agit d'un besoin courant lorsqu'un client demande que sa facture soit établie au nom de sa Société pour diverses raisons - récupération de la TVA, comptabilisation des dépenses de la société, etc.
En créant le profil de la société dans Clock PMS+ vous pouvez rapidement le sélectionner dans les folios et éviter d'entrer l'information à chaque fois dans le cas de futurs séjours/factures.
Note: Changer l'information 'Facturation à' dans un folio, ne lie pas le profil de la société à la réservation/l'événement
‘Associer’ un profil de société à une réservation
Dans le cas d'utilisation précédent, nous modifions simplement les informations de facturation d'un folio pour en faire celles d'une Société, mais nous ne lions pas le profil à la réservation, ce qui signifie que vous ne pourrez pas extraire de statistiques sur les réservations pour cette Société (Prix moyen, Nbre de nuitées, Réservations, Clients, etc...).
Pour exploiter tout le potentiel de la fonctionnalité "Société", vous pouvez lier le profil à la réservation.
En sélectionnant le profil d'une Société dans une réservation, vous pourrez utiliser les fonctionnalités suivantes:
Rapports complets
Vous pourrez générer les différents rapports de segmentation avec les informations segmentées par profil de société. En fonction du rapport que vous générez, vous pourrez extraire des informations sur les revenus générés, les soldes impayés, l'ADR, le nombre de nuitées/clients/réservations et bien plus encore.
Fonctions de routage
Lorsqu'un profil de société est lié aux réservations, vous pouvez utiliser les fonctions de routage - "Séparer par Société/Agence", "Transfert vers le folio par défaut de la société/de l'événement/de l'agence" et "Transfert vers le folio de la société/de l'agence". Pour plus d'informations sur le routage, cliquez Options de routage automatique.
Calcul de la commission
En sélectionnant un profil de société dans la réservation, vous pourrez calculer la commission que vous devez grâce au module Commission. Plus d'informations sont disponibles ICI.
Utilisation hybride
En plus de l'utilisation normale, les profils de société peuvent également avoir une utilisation "hybride" pour s'adapter aux différents processus que vous pouvez appliquer dans vos opérations quotidiennes. Par exemple, vous pouvez utiliser un profil pour les "comptes internes" où vous pouvez afficher la consommation des membres du personnel, utiliser un profil de société pour gérer les chèques-cadeaux et bien d'autres choses encore. Veuillez consulter votre spécialiste d’implémentation ou notre équipe de service clientèle pour plus d'informations si cette utilisation hybride peut s'appliquer à vos opérations.
Sociétés vs. Agences
Les agences sont principalement utilisées comme référence dans Clock PMS+. Techniquement, elles ne sont pas créées séparément - vous créez simplement un profil 'Société' pour elles.
Le fait que le profil soit considéré comme 'Société' ou 'Agence' dépend du champ dans lequel le profil est sélectionné dans la réservation. Un profil peut être utilisé comme "Société" dans un cas et comme "agence" dans l'autre. Vous trouverez plus d'informations sur les "agences" ICI.