De nombreuses opérations de folio nécessitent la sélection d'un folio correspondant, par exemple le fractionnement et le transfert de charges, le transfert de paiements entre folios, etc. Nous présentons ici la manière d'utiliser l'écran de recherche, afin que vous puissiez effectuer sans difficulté les opérations nécessitant un folio correspondant.
La sélection d'un folio se fait en deux étapes.
Sélection du payeur
Premièrement, recherchez et sélectionnez le payeur du folio concerné. L'écran de sélection du payeur vous offre deux options:
- Suggestions (1)- en fonction du payeur du folio source, il vous sera suggéré :
- Si le payeur est une réservation, vous trouverez ici la réservation et les autres réservations apparentées grâce à un numéro de référence commun, ainsi que la société et l'événement, s'ils sont mentionnés dans la réservation ;
- Si le payeur est une entreprise/un événement, le système vous les proposera sous forme de liste.
- Recherche (2) - l'option de recherche vous permet de rechercher un payeur parmi le reste des réservations, des entreprises et des événements qui ne sont pas apparentés au payeur du folio source.
En fonction de chaque situation spécifique, utilisez l'option appropriée et sélectionnez le payeur du folio correspondant.
Sélection du folio
Après avoir sélectionné le payeur, choisissez le folio spécifique. Pour cette étape, en fonction de l'opération, vous disposez des deux options suivantes :
- Le système recherche si des folios adaptés sont disponibles. S'il en trouve, vous pouvez en sélectionner un dans la liste figurant dans le champ "Folio" (5) ;
- Si l'opération que vous exécutez permet de sélectionner un folio ouvert, vous avez la possibilité de le créer directement ici, autrement dit, il n'est pas nécessaire de le préparer à l'avance. Pour ajouter un nouveau folio, cliquez sur le bouton "Créer un nouveau folio" (3). Au besoin, vous pouvez spécifier le nom et la devise du folio. Créez le folio en cliquant sur le bouton "+" (4). Le système le crée et le sélectionne dans le champ "Folio" (5).
Ces étapes permettent de créer le folio correspondant. Pour continuer, suivez les instructions de l'opération en cours.