Grâce à ses options de transfert, Clock PMS+ vous offre une flexibilité opérationnelle en ce qui concerne les réservations et les charges. Vous pouvez transférer les charges d'un seul folio et de plusieurs folios. Le fait de pouvoir transférer des charges vous permet de:
- gérer facilement les réservations liées et réunir leurs charges dans un folio de groupe et émettre une seule facture.
- diviser les charges en raison de la demande d'un client et émettre deux (ou plus) factures distinctes (par exemple, 1 facture pour l'hébergement; 1 facture pour les extras ou simplement chaque client de la chambre souhaitant une facture distincte).
- les charges fractionnées en raison des exigences de la législation locale (par exemple, la Taxe de séjour devant faire l'objet d'une facture séparée).
- transférer les charges des réservations liées à l'entreprise vers un folio d'entreprise.
Important: assurez-vous que le bouton " Accepter les transferts de charges " est sélectionné dans les réservations/profils d'entreprise vers lesquels vous devez effectuer le transfert.
- Les transferts sont possibles d'un folio de réservation vers un folio de société/agence/événement et vice versa.
- Les transferts sont possibles depuis un folio de non-résident vers un folio de réservation/société/agence/événement.
- Les transferts ne sont PAS possibles vers un folio de non-résident.
Transfert des charges d'un folio à un autre
Pour transférer frais, ouvrez le folio.
Transfert des frais sélectionnés
Si vous souhaitez transférer un seul frais ou plusieurs frais vers le folio :
- Cochez les cases des frais que vous souhaitez transférer ;
- Cliquez sur Sélectionné->Transférer;
- Sélectionnez un folio de réception pour les frais;
- Confirmez en appuyant sur la touche "Transférer vers" (1).
Un message de confirmation s'affiche à l'écran pour indiquer que le transfert a été effectué avec succès.
Transfert de tous les frais
Si vous souhaitez transférer tous les frais du folio, il n'est pas nécessaire de les sélectionner, il suffit de cliquer sur Tout->Transférer. Procédez ensuite aux étapes de transfert des frais sélectionnés.
Cette option vous permet également de sélectionner rapidement ce que vous souhaitez transférer. Vous pouvez utiliser des filtres prédéfinis pour transférer certains services en une seule fois sans avoir à les sélectionner au préalable. Les options disponibles sont les suivantes :
- Tout – tous les frais dans les folios sélectionnés ;
- Forfaits – uniquement les frais générés par la publication des tarifs ;
- Pas de taxe municipale – frais de tarif hors taxes municipales ;
- Chambre seule – frais liés aux tarifs limités aux groupes de revenus « Chambres » et « Forfaits » ;
- Extras – frais ajoutés manuellement et transferts POS ;
- Personnalisé – option permettant de sélectionner les groupes de revenus à transférer."
Transfert en masse vers un folio de réservation
Outre la possibilité de transférer des données à partir d'un seul folio, vous pouvez également effectuer des transferts en masse ou par lots. Cela vous permet de gérer et d'opérer facilement avec un groupe de réservations qui nécessiteront une seule facture (par exemple, des amis ou de la famille qui ont réservé plusieurs chambres, un groupe de réservations, etc.).
La façon la plus simple d'effectuer le transfert de masse est de passer par la recherche avancée.
- Dans le menu de navigation, cliquez sur le menu Réservation->Recherche avancée.
- utilisez les filtres de la recherche avancée pour charger les réservations en question.
Conseil: les réservations de groupe ont généralement le même "numéro de référence". Utiliser ce filtre pourrait être le moyen le plus simple de les charger.
En outre, vous pouvez facilement charger toutes les réservations d'un groupe en ouvrant une des réservations et en cliquant sur le lien "... plus de réservations liées". Pour utiliser cette méthode, toutes les réservations doivent avoir le même "numéro de référence".
- sélectionnez les réservations du groupe - en cliquant sur chacune d'entre elles (elles seront surlignées en vert) ou en utilisant le bouton " Sélectionner tout ".
- cliquez sur le bouton 'Folios' au-dessus de la liste des réservations et choisissez 'Transfert'.
- Sur l'écran de transfert de folio, cliquez sur le bouton 'Toutes les charges ici' dans la ligne de la réservation où vous souhaitez transférer les charges du reste des réservations ici.
- Dans la fenêtre contextuelle, cochez les cases des groupes de recettes contenant les charges à transférer.
- Cliquez sur 'Transférer'.
