Folio - Paiements

L'étape suivante, lorsque l'on travaille avec des folios, consiste à examiner comment les paiements y sont comptabilisés. Comme pour les frais, les paiements peuvent également être enregistrés dans différentes devises. Mais contrairement aux frais, un paiement peut être ajouté non seulement à un folio ouvert, mais aussi à un folio déjà fermé. Nous souhaitons ici attirer votre attention sur toutes les opérations de paiement possibles.

Enregistrement d'un paiement

Un paiement est enregistré dans un folio, non seulement lorsque vous recevez un montant, mais aussi lorsque vous remboursez des clients. La seule différence est que lorsque vous remboursez des clients, le montant du paiement enregistré aura une valeur négative. Tous les paiements sont enregistrés dans le folio principal, les paiements ne sont pas reflétés dans les folios de correction. Voici comment enregistrer un paiement dans un folio:

• Trouvez le folio;
• Pour un folio de réservation ou d'événement, vous pouvez utiliser le bouton rapide " Payer " dans la ligne du folio;

OU

• Ouvrez le folio pour édition et sélectionnez le bouton " Nouveau paiement " (4) dans la section " Paiement ";
• Saisissez le montant du paiement (lors de l'enregistrement d'un remboursement, le montant a toujours une valeur négative) et sélectionnez une devise;
• Sélectionnez une méthode de paiement (1);

De manière facultative::

• ● Selon les paramètres de votre système, vous devrez peut-être sélectionner un sous-type de paiement (2);
  ● Vous pouvez ajouter une note au paiement sous la forme d'un texte personnalisé (3). La note sera attachée au paiement lors de la révision du folio, de l'impression du folio et des rapports de paiement.

Annulation et modification des paiements

Dans Clock PMS+, nous prenons la sécurité très au sérieux lorsqu'il s'agit de traiter des paiements. Pour cette raison, si vous avez fait une erreur lors de l'enregistrement d'un paiement (un mauvais montant, une mauvaise devise ou même si le paiement est reflété dans un mauvais folio), vous ne pouvez pas corriger le paiement enregistré. Vous devez annuler le mauvais paiement et le réaffecter de la manière appropriée. Voici comment procéder:

• Ouvrez le folio pour le consulter;
• Dans la section " Paiement ", vous trouverez le paiement erroné et sélectionnez le bouton " Annuler " (7) dans sa ligne;
• Saisissez le motif de l'annulation et confirmez l'opération;

Transfert de paiement

Avec Clock PMS+ vous pouvez transférer tout ou partie du montant payé, enregistré dans un folio, vers un autre folio. En utilisant cette fonctionnalité, vous devez tenir compte des spécificités suivantes:

• Lors du transfert d'un paiement, le montant transféré apparaît dans le folio source comme un paiement négatif de type " Transfert (interne) ". En guise de description du paiement, les informations du folio de réception sont ajoutées;
• Dans le folio récepteur, un nouveau paiement de type " Transfert (interne) " est enregistré, dont le montant correspond au montant transféré. Comme description du paiement, l'info du folio source est ajoutée;
• Suite à l'opération, dans les rapports de paiement pour la date correspondante, le mouvement pour le type " Transfert (interne) " sera nul. Dans le folio récepteur, vous n'aurez pas d'info sur le type du paiement original, utilisé pour l'enregistrement initial du montant.

Folio source

Folio récepteur

Voici comment transférer un paiement entre deux folio:

• Ouvrez le folio contenant le paiement enregistré pour le consulter;
• Cliquez sur le bouton " Transférer vers... " (5) de la section " Paiement ";
• Le système vous proposera automatiquement les folios disponibles de la même réservation/société/événement. Vous avez également la possibilité de rechercher un folio d'une autre réservation ou d'une autre société, ou, alternativement, de créer un nouveau folio où transférer le paiement;
• Sélectionnez le folio de réception en cliquant dessus;
• Précisez quelle partie du montant sera transférée et cliquez sur le bouton " Transfert " pour confirmer.