Vue d'ensemble de l'événement

La page de l'événement

Informations principales (1)

Dans cette section vous verrez et pourrez modifier:

• Les statuts Check-in, Garantie et Annuler l'événement. Veuillez lire ICI pour plus d'informations.
• La Période et/ou durée de l'événement, ainsi que le nombre de PAX. Veuillez lire ICI pour plus d'informations.
• Le nom de l'événement ainsi que la société organisatrice et l'agence.  Vous pouvez sélectionner les deux (la société 'X' organise un événement par l'intermédiaire de l'agence 'Y'). Lorsque l'événement est tel qu'une Société/Agence n'est pas impliquée, créez un profil de société pour l'objet de l'événement. Par exemple, s'il s'agit d'un mariage, vous pouvez créer un profil de société - 'Mariage de Jean et Marie'.
• La personne de contact (optionnel) - le système vous suggérera toutes les personnes de contact ajoutées dans le profil de la Société/Agence. Vous pouvez également rechercher d'autres profils dans le système ou créer un tout nouveau profil. Le Contact principal sera la première suggestion lors de la création de documents et de l'envoi d'emails ou sera ajouté à la liste des personnes de contact dans le profil de la société.
• Vous verrez le Solde actuel de tous les folios de l'événement.
• Vous pourrez définir un Dépôt requis pour l'événement. Le montant est visible dans les offres. Plus important encore, il sera utilisé par l'Application de confirmation d'événement pour exiger un paiement de l'organisateur afin de confirmer l'événement. En option.

Informations complémentaires (1.1)

Dans cette section, vous verrez et pourrez modifier: 

• Attribué à l'utilisateur / au service - choisissez à quel utilisateur ou service cet événement est lié. Utile pour la Recherche des Événements, cela permet de retrouver facilement les événements en fonction de la personne ou du service concerné. Entrez simplement un département, et après avoir enregistré, il sera disponible dans le menu déroulant pour être sélectionné lors d'autres événements. En option.

• Notes - vous pouvez ajouter des notes sur l'événement - par exemple une description générale de votre forfait. En option et visible sur les fonctionnalités destinées aux clients.
• Autre - vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour l'événement :
  • Centre de coût client - ajoutez un numéro de centre de coût si l'organisateur en a besoin pour sa facture. En option.
  • Couleur - sélectionnez une couleur pour cet événement qui sera appliquée dans le planning des chambres si vous activez l'affichage des événements.
  • Tags - ajoutez un tag pour cet événement. Utile pour la Recherche des Événements où vous pouvez rechercher des événements avec un tag spécifique. En outre, cette fonction est extrêmement utile pour la fonction Copier. Entrez un tag et lorsque vous l'enregistrez, il sera disponible dans le menu déroulant et pourra être sélectionné pour d'autres événements. En option.
  • Source Marketing/canal/segment - sélectionnez Segment Marketing pour cet événement. En option.
  • Demandes du client - vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier que tout est prêt en ce qui concerne la clarification des demandes du client pour l'événement. Dans la Recherche des Événements, vous pouvez facilement trouver les événements ayant encore des détails à clarifier.

Tâches (2)

Dans la section Tâches, vous pouvez créer des tâches ou définir un plan d'action. Toutes les tâches liées à l'événement seront listées ici.

Cartes de crédit (3)

Vous pouvez enregistrer les détails de la carte de crédit dans la page de l'événement. Si vous disposez d'un processeur de paiement pris en charge par Clock, vous pouvez utiliser les détails enregistrés pour facturer des montants via le folio. 

En outre, si vous utilisez l'application Application de confirmation d'événement en ligne et que l'organisateur paie un acompte requis par le biais de l'application, la carte qu'il a utilisée pour le paiement sera automatiquement stockée. En outre, si une carte est déjà enregistrée, l'organisateur peut choisir d'utiliser cette carte pour le paiement de l'acompte ou d'en fournir une autre.

Activités (4)

Dans la section Activités, vous verrez toutes les activités - réservations de salles de réunion et restauration - listées par jour. Pour en savoir plus sur les activités et le calendrier des activités ICI.

• En utilisant les Boutons rapides (4.1) bouton, vous pouvez rapidement créer une réservation de salle de réunion et/ou de restauration, utiliser un modèle d'événement ou ouvrir le calendrier des activités.
• En cliquant sur une date particulière (4.2), vous ouvrirez le calendrier des activités pour cette date.
• En cliquant sur une activité particulière (4.3) , vous ouvrirez la fenêtre d'édition à partir de laquelle vous pourrez la modifier.

Folios (5)

Dans cette section, vous verrez tous les folios liés à l'événement - ouverts, fermés et annulés. Pour accéder à un folio, cliquez dessus.

• Vous pouvez ajouter un nouveau service ou un nouveau folio de dépôt en utilisant les boutons situés en haut de la section (5.1)
• Accepter les transferts de frais (Société) (5. 2) - Ce paramètre indique si l'entreprise, qui est l'organisateur des événements, est autorisée à transférer des frais vers ses folios ou, respectivement, vers les folios de l'événement. Si vous souhaitez modifier ce paramètre, utilisez le lien situé à la fin de la ligne, qui vous mènera au profil de l'entreprise.
• Folio de transfert par défaut (5.3) - Vous pouvez sélectionner un folio par défaut pour un événement spécifique, qui sera utilisé pour résumer les frais des réservations liées. Ce paramètre n'est utilisé que lors de la création de réservations via la fonction Importation de Clients / Rooming List (6.5).
• Vous disposez de boutons rapides (5.4) pour : Ajouter un paiement ; Initier une transaction par carte ; Ajouter des frais ; Fermer le folio

Blocs (6)

Dans la section Blocs, vous verrez tous les blocs de chambres d'hôtel faits pour l'événement - Actifs et Facultatifs.

• Vous pouvez ajouter un nouveau bloc en cliquant sur le bouton +Ajouter (6.1);
• Un tableau récapitulatif des blocs et de leur tarif est disponible via le bouton calendrier (6.2);
• Vous pouvez appliquer une date d'expiration ou des Jours avant expiration (6.3);
• Tous les blocs seront listés - si l'événement dure plus de 5 jours/4 nuits (6.4). S'il est plus court, vous verrez un tableau avec le bloc et son tarif de prise en charge;
• Vous pouvez utiliser la fonction d'importation de réservation basée sur la base d'une liste de noms de clients (6.5).  Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez Importation de Clients / Rooming List.
• Vous pouvez créer des réservations associées à l'événement ou à la prise en charge d'un bloc à partir du bouton Créer des réservations  (6.6)
• Vous pouvez accéder au rapport de prise en charge d'un bloc via les boutons respectifs (6.7)
• Vous pouvez charger toutes les réservations associées à l'événement en cliquant sur le bouton Réservations liées (6.8). Toutes les réservations seront listées et vous pourrez soit les ouvrir individuellement, soit utiliser le bouton 'Fonctions groupées' pour les charger en vue d'une édition de masse