Une partie intégrante des opérations quotidiennes consiste à s'assurer que le département Housekeeping dispose de directives claires sur ce qui doit être fait le jour même, sur les chambres à nettoyer, sur les tâches spéciales/occasionnelles à effectuer, etc.
Important: Cet article explique comment gérer les opérations quotidiennes du Housekeeping dans Clock PMS+, cependant, vous devez vous assurer que le module Housekeeping est correctement configuré. Veuillez consulter Module Housekeeping - Activités, Secteurs et Crédits et Module Housekeeping - Programmes d'activités pour toutes les informations de paramétrage.
Tâches Housekeeping
Les tâches housekeeping constituent l'élément le plus important des opérations puisqu'elles sont à la base du mode de fonctionnement du module.
Important:
Il est crucial de différencier les activités, des tâches de housekeeping. Une tâche de housekeeping est une tâche spécifique qui détermine quand, où et par qui certaines activités doivent être réalisées.
Voyons ce qui peut générer des tâches Housekeeping
- Tâches issues des schémas d'activités - Les tâches de housekeeping seront principalement générées en fonction de votre configuration des schémas d'activité de housekeeping. Pour plus d'informations sur la configuration, cliquez ICI.
- Tâches provenant de schémas liés à un modèle de facturation - Des tâches peuvent être automatiquement créées si un modèle de facturation est associé à un schéma spécifique. Cela vous permet de gérer facilement des tâches comme l'ajout de lits supplémentaires et de lits pour enfants, ainsi que le stockage de consommables spéciaux liés à différents forfaits. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, cliquez ICI.
- Activité Housekeeping à l'arrivée - Si une réservation requiert une préparation spéciale de la chambre, il est possible de le préciser directement dans la réservation. Par exemple, vous pouvez demander des articles VIP ou un décor festif pour la chambre. Pour organiser ces services à l'arrivée, il suffit de modifier la réservation et de sélectionner l'activité souhaitée dans la section "Activités Housekeeping à l'arrivée".
- Tâches ajoutées manuellement - Un utilisateur peut ajouter manuellement une tâche housekeeping à tout moment. Cette action peut être réalisée depuis divers écrans : rapport housekeeping, interface de gestion des tâches housekeeping, moniteur de contrôle en temps réel, via une réservation ou depuis le planning des chambres, etc. Pour plus d'informations, cliquez ICI.
Générer les tâches de la journée
Chaque matin, commencez par définir les tâches pour la journée. Pour cela, allez dans le menu Housekeeping Assistant, puis Tâches housekeeping, et cliquez sur Générer. Vous verrez alors combien de tâches seront créées. Confirmez pour générer les tâches. Celles-ci apparaîtront comme "non assignées", ce qui signifie qu'aucune personne spécifique n'a encore été désignée pour les effectuer. Notez que pour les tâches d'arrivée, les réservations doivent avoir des chambres attribuées, car chaque tâche doit être liée à une chambre. Vous pourrez ensuite consulter les informations détaillées des tâches associées aux réservations.
Attention: En règle générale, vous devez générer des tâches une fois par jour (généralement au début de journée). Générer à nouveau les tâches plus tard dans la journée actualisera TOUTES les tâches, même celles qui ont déjà été accomplies pour la journée.
Important: veuillez noter que les tâches restent visibles dans les rapports et sur les écrans jusqu'à ce qu'elles soient complètement terminées. Elles ne disparaissent pas après la génération des tâches pour la nouvelle journée.
Important: si, lors de la génération des tâches quotidiennes, certaines situations requièrent l'attention du service housekeeping, une tâche spécifique doit être ajoutée manuellement pour la chambre concernée.
Tâches générées automatiquement
Nous avons développé un nouvel algorithme pour automatiser les tâches housekeeping liées aux départs anticipés et aux changements de chambre des clients. Pour éviter toute confusion avec les tâches quotidiennes déjà en place, ces tâches automatiques sont générées dans les cas suivants :
- Changement de chambre - à chaque fois qu'un client change de chambre (même si le changement est marqué comme "terminé"), une tâche est créée pour l'ancienne chambre. Celle-ci est marquée comme sale, et la description de la tâche indique la nouvelle chambre du client (Chambre changée pour : ...). Cela permet, si nécessaire, de remplir le minibar ou déplacer les éléments spécifique de la chambre conformément à la réservation.
- Checkout - Lorsqu'un client effectue son départ, qu'il soit anticipé ou normal, et que pour une raison quelconque, la chambre est propre, une tâche housekeeping est automatiquement créée pour cette chambre avec le statut "Sale" et la description suivante : " Anomalie checkout ".
Tâches pour les parties communes, les restaurants et les salles de réunion
Outre les chambres, le service housekeeping doit également s'occuper des couloirs, des escaliers, des paliers, des halls, de l'entrée principale, des restaurants, des salles de réunion et des espaces extérieurs, etc. Toutes ces activités peuvent être gérées grâce au module Housekeeping. Avant d'ajouter une tâche pour ces zones, assurez-vous qu'elles sont déjà configurées. Les salles de réunion et les restaurants sont incluses dans les configurations du module "Événements", tandis que toutes les autres zones doivent être définies comme des parties communes.
Les tâches pour ces zones doivent être ajoutées manuellement via l'écran Gestion des tâches.
Priorité des tâches
Chaque tâche a une certaine priorité, qui peut être déterminée automatiquement ou manuellement. Le niveau de priorité des tâches influence leur ordre dans les rapports destinés au service d'étage, afin qu'il soit informé des tâches les plus urgentes. Pour les tâches créées automatiquement, la priorité est établie en fonction des indications d'arrivée anticipée ou de départ tardif dans une réservation. Si une arrivée anticipée est prévue, les tâches housekeeping deviennent prioritaires. Un départ tardif diminue le niveau de priorité des tâches housekeeping, les autres tâches ayant alors une priorité normale. De plus, les tâches pour les chambres avec un départ et une arrivée le même jour seront également automatiquement classées comme prioritaires.
En outre, la priorité peut être modifiée manuellement via l'écran de réservation, le rapport housekeeping et le Moniteur de contrôle en temps réel.
