Avant de procéder à l'activation et à la configuration des différentes fonctionnalités du portail MyBooking (Self-Service), veuillez examiner leur utilité ICI.
Pour effectuer les paramétrages, à partir de la barre de navigation, sélectionnez Web->Paramètres du self-service.
Les différentes options sont regroupées en fonction du moment du déroulement du séjour où ces options sont disponibles.
Avant votre arrivée
Cette section présente toutes les actions que les clients peuvent entreprendre avant leur arrivée. La section elle-même n'est visible que si le statut de la réservation est "Attendu".
Tarifs de vente incitative (offres spéciales) (1)
Utilisez les tarifs de ventes incitatives ou des forfaits pour offrir des surclassements à vos clients. Les tarifs de vente incitative disponibles seront affichés à vos clients sous forme d'offres spéciales sur le portail en libre-service ou le Kiosk de Clock. Activez la fonction et sélectionnez les tarifs qui seront disponibles pour les ventes incitatives (vous trouverez plus de détails dans l'article sur les tarifs des ventes incitatives);
Remplir votre/vos carte(s) d'enregistrement (2)
Cette option peut être utilisée comme une alternative au check-in en ligne et permet aux clients de remplir leur carte d'enregistrement via le portail. Les champs obligatoires sont définis lors de la configuration des champs du profil du client. Vous pouvez trouver plus de détails ICI.
- Nombre de cartes d'enregistrement (a) - Combien de cartes d'enregistrement doivent être saisies pour une réservation (Une carte d'enregistrement, Adultes, Adultes + Enfants) ;
- Photos d'identité (b) - Le client sera invité à prendre une photo de sa pièce d'identité après avoir rempli la carte d'enregistrement (Non demandé ; Requis ; Demandé, mais non requis ; Pas de reconnaissance d'image);
Sélectionnez votre Chambre de préférence (3)
Définissez cette option sur Oui si vous souhaitez que le client puisse sélectionner la chambre de sa réservation (dans la liste des chambres actuellement libres). Si une chambre est déjà attribuée à la réservation, le client ne pourra pas la modifier.
- Jours avant l'arrivée (a) - Laissez le champ vide pour activer la sélection de la chambre à tout moment ou renseignez combien de jours avant l'arrivée la fonction doit être activée pour les clients;
- Langues et textes (b) - Paramètres (d) - vous pouvez saisir une description de chaque chambre dans différentes langues. Dans la liste des paramètres, sélectionnez "Description de la Chambre/Traduction" pour toutes les langues.
- Photos de la chambre (c)- téléchargez des photos pour chaque chambre ;
Demande de changement
Avant leur arrivée, les clients peuvent envoyer différentes demandes à l'hôtel. Veuillez noter qu'à l'exception de l'annulation, il s'agit simplement de demandes à traiter par l'hôtel, mais elles ne modifient en rien la réservation. Pour chaque demande du client, vous serez informé par le biais d'une tâche à faire. Vous pouvez activer les options suivantes:
- Demande de modification de la période(4)- définissez sur Oui si vous voulez permettre au client d'envoyer une demande de modification de la période de séjour de sa réservation. Ne mettra pas à jour les détails de la réservation;
- Demande de changement de type de chambre (5) - à régler sur Oui si vous voulez permettre au client d'envoyer une demande de changement de son type de chambre de réservation. Ne mettra pas à jour les détails de la réservation;
- Demande de modification du nombre de clients (6) - à régler sur Oui si vous voulez permettre au client d'envoyer une demande de modification du nombre de clients de sa réservation. Ne mettra pas à jour les détails de la réservation;
- Annuler la réservation (7) - réglé sur Oui si vous vous voulez autoriser le client à pouvoir annuler sa réservation. Si l'option est activée, les clients peuvent annuler leur réservation indépendamment de la politique d'annulation, des jours avant l'arrivée, etc. Avec l'annulation de la réservation, vous serez informé par le biais d'une nouvelle tâche générée... ;
- Demandes spéciales (8) - les options activent un champ de texte personnalisé, par lequel le client peut envoyer un message/demande. Le message sera ajouté en tant que note de demande spéciale de la réservation. Toutes les notes de demande spéciale de la réservation seront visibles par le client;
- Autoriser la modification du transfert arrivée/départ (9) - à régler sur Oui si vous voulez permettre au client de modifier son horaire de transfert arrivée et/ou départ;
- Autoriser l'édition de l'heure d'arrivée/départ estimée (10) - à régler sur Oui si vous voulez permettre au client de modifier son heure d'arrivée/et ou de départ estimée;
Vous êtes presque arrivé
Cette rubrique n'a qu'une seule fonction – Indiquez-nous lorsque vous êtes à proximité. Elle permet au client d'informer rapidement l'hôtel de sa position. Cette fonction ne peut être utilisée que le jour de l'arrivée.
Pour l'activer, vous devez configurer plusieurs lieux dans Paramètres->Langues et Textes->Traductions Libre-service
->Lieux à proximité.
Ces lieux seront proposés au client qui devra en sélectionner un. Une tâche sera générée pour vous informer du lieu sélectionné.
Bienvenue dans notre hôtel
Dans cette rubrique, vous trouverez certaines des fonctions et options les plus utiles, disponibles pour les clients même après leur Check-in.
Demande de services supplémentaires (11)
Activez cette option si vous souhaitez que vos clients puissent demander un service supplémentaire à tout moment. Les services proposés sont les mêmes que ceux configurés pour votre système de réservation en ligne (BookDirect). Les frais sélectionnés seront appliqués de façon automatique au folio du client. Une tâche sera créée pour le personnel.
Vérifiez votre facture (12)
Les clients peuvent vérifier leurs factures à tout moment. Si vous utilisez un service de paiement intégré et que le paiement en ligne est activé dans les paramètres du portail, les clients peuvent payer leur facture.
Autoriser la recherche de société par nom (13)
Les clients peuvent modifier leurs détails de facturation, s'ils ont besoin d'une facture au nom de leur entreprise. Ils peuvent rechercher les entreprises disponibles par:
- Numéro de TVA/Identification de l'entreprise - l'option est toujours disponible et ne nécessite pas de paramétrage supplémentaire;
- Nom de la société - nécessite l'activation du paramètre en vigueur;
Si l'entreprise est repérée dans la base de données, elle sera suggérée au client. Sinon, le client devra saisir tous les détails de la société et celle-ci sera ajoutée à la base de données.
Self checkout (14)
Cette fonction n'est disponible que le jour du départ et ne peut être utilisée que si l'hôtel dispose d'un service de paiement activé. S'il y a un solde impayé dans le(s) folio(s), le système invitera le client à le payer. Si le client fait son check-out, le folio de réservation sera fermé automatiquement (s'il est ouvert) et sera envoyé par e-mail au client.
- Type de document (a)- Vous pouvez sélectionner dans le type de document lesquels seront utilisés lorsqu'un folio est automatiquement fermé ;
- Modèle d'e-mail de folio en libre-service (b) - Ce modèle d'e-mail de folio sera envoyé au client après la fermeture du folio;
Paiement en ligne (15)
Définissez sur Oui si vous voulez permettre au client d'enregistrer le paiement via le portail, par exemple, pour payer sa facture.
Tâches de Housekeeping (16)
Cette option devient active après le Check-in. Elle crée plusieurs tâches de housekeeping en entrant chacune d'entre elles sur une ligne séparée, par exemple, oreiller supplémentaire, couverture supplémentaire.
De cette façon, vos clients peuvent envoyer toute demande de Housekeeping en relation avec leur chambre ou leur séjour. Toutes les demandes seront automatiquement ajoutées au rapport de Housekeeping.
Liens "Plus d'infos" (17)
Permet d'ajouter des liens directs qui peuvent être utilisés par les clients (par exemple, guides locaux, calendrier des événements, etc.) Pour les ajouter, sélectionnez Liens "Plus d'infos". Pour chaque lien, saisissez:
- Texte - le texte du lien qui sera visible sur le portail;
- URL - renseignez l'adresse URL;
- Classe CSS - parmi les options disponibles, sélectionnez la façon dont le lien doit se présenter sur le portail;
Evaluez votre expérience avec nous (18)
Paramétrez sur Oui si vous souhaitez permettre au client de laisser un commentaire sur son séjour. Les commentaires peuvent être consultés en détail dans le "Rapport de commentaires des clients".
Room Service (eMenu) (19)
Permet aux clients de votre hôtel de commander des plats et des boissons directement sur le portail en Libre-Service à partir de leurs appareils mobiles. Nécessite Clock POS avec le module complémentaire eMenu activé. Dans les paramètres du portail, sélectionnez le compte POS à partir duquel les clients doivent commander.
Réservation de tables (20)
Permet à vos clients d'accéder facilement aux systèmes de réservation de tables de vos restaurants/bars. Nécessite Clock POS avec le module de réservation de table activé. A partir des paramètres du portail, vous pouvez sélectionner les comptes POS respectifs.
Autres paramètres
Accès public au portail en Libre-Service (21)
L'accès au portail en Libre-Service est unique pour chaque réservation et fait partie du message de confirmation de réservation par défaut si le module complémentaire du portail en Libre-Service est actif.
Activez l'accès public au portail en libre-service et, grâce à cette fonction, vous pouvez publier un lien vers le portail de libre-service sur le site Web de votre hôtel. Le lien peut également être inclus dans la description de votre politique publiée sur les portails OTA. De cette façon, vos clients peuvent accéder au portail en libre-service même si vous n'avez pas leurs emails:
- Pour les réservations prévues ou Checked-Out, un client doit saisir son nom de famille et son numéro de réservation - il peut s'agir du numéro de la réservation de l'hôtel ou de la réservation OTA (numéro de référence);
- Pour les réservations Checked-in, le nom de famille du Client et le numéro de la chambre peuvent être utilisés;
Intégration de plugins (22)
Copiez et collez ici le code pour tout plugin de réseau social, comme Facebook, Twitter, Trip Advisor, etc.
Traductions du Libre-Service (23)
Grâce aux traductions en diverses langues, vous pouvez définir un texte d'en-tête et de pied de page pour le portail. Vous pouvez également ajouter une description contenant des instructions ou d'autres informations à montrer au client lors de son processus de check-out.
Image de fond (24)
Sélectionnez une image de fond pour votre application de libre-service.
Thème (25)
Vous pouvez sélectionner l'un des thèmes prédéfinis pour le portail en libre-service.
Personnaliser le CSS
Vous pouvez personnaliser entièrement la mise en page du portail en créant votre propre thème via Bootstrap. Le portail en libre-service utilise les mêmes outils pour les thèmes personnalisés que le WRS. Veuillez consulter l'article suivant pour plus de détails si vous envisagez de créer votre propre thème personnalisé.