Le camere sono delle unità vendibili separatamente. In base al tipo di proprietà esse possono essere : Appartamenti, Ville, Bungalow, Posti letto, Piazzole di campeggio ecc.
Come creare le camere
Andate su "Altro" - "Impostazioni" - "Camere"
Per creare una sola unità, cliccate su "Aggiungi camera":
- Numero - inserite il numero/nome dell'unità.
- Tipo di camera - selezionate un tipo di unità
- Descrizione - descrizione interna dell'unità.
- Posizione - indicare la posizione dell'unità (per maggiori dettagli controllate l'articolo WRS: Mappa di Localizzazione).
- Periodo attivo - si prega di fare riferimento alla sezione che segue 'Variazione della capacità".
- Settore Housekeeping - potete specificare il settore Housekeeping per ciascuna camera.
- Codice(i) della Porta della Camera e codici comuni della porta - utilizzati solo se il sistema di chiusura della porta è collegato a Clock PMS +. Vi forniremo ulteriori dettagli in base al sistema di chiusura utilizzato.
Per creare più unità in una volta sola, cliccate su "Modifica camere":
- Potete aggiungere le unità da una sola schermata utilizzando le opzioni "Aggiungi una camera" o "Aggiungi camere".
- I campi disponibili sono - Numero, Tipologia di camera, Descrizione, Location, Codice(i) porta camera, Codici porta comuni e Settore Housekeeping.
- Ogni unità appena creata sarà attiva dal primo giorno dei 2 mesi che precedono la data di creazione, cioè se si crea la stanza il 7 aprile, sarà attiva già dal 1° febbraio.
Ordine delle camere
Cliccate su "Ordinamento" nella parte superiore della pagina. Potete trascinare ciascuna unità per applicare l'ordine che preferite.
Variazione della capacità
La capacità di una proprietà è caratterizzata da tutte le camere ad essa appartenenti. Il numero delle camere (la capacità) può variare nel tempo (in base a lavori di ristrutturazione, ampliamenti, ecc.). Utilizzate i campi "Attiva da" e "Attiva fino" (facoltativo) nella schermata delle impostazioni delle camere per definire il periodo di disponibilità di ciascuna camera. Se fuori da questo arco temporale, la camera non sarà inclusa nella capacità dell'hotel:
Una camera può anche essere temporaneamente rimossa dalla disponibilità. Per fare ciò, occorre utilizzare il sistema predefinito dello status "Fuori Servizio" o un altri simili da voi creati. Le camere che possiedono questo status non sono disponibili al momento della prenotazione ma sono incluse nella capacità.
La differenza principale tra queste camere e quelle escluse dalla capacità dell'hotel può essere riscontrata nel Report previsionale e nel calcolo della percentuale dell'occupazione (capacità/ camere occupate).
Creazione e utilizzo degli status delle camere
Possiamo creare diversi tipi di status delle camere andando su "Impostazioni" - "Tipologia di camera Fuori Servizio" e cliccando sul pulsante "Aggiungi". Inseriamo un nome e selezioniamo un colore nel Piano camere per ciascuna di esse. Una volta selezionato, possiamo impostarlo come predefinito o modificarlo nel Piano camere dal Menu a tendina per ogni camera o utilizzando il tasto Fuori Servizio nella schermata delle impostazioni delle camere. Possiamo anche aggiungere una descrizione per ogni status.
Assegnazione automatica delle camere
Se attivata: Il sistema cercherà di assegnare automaticamente una camera libera durante la creazione della prenotazione del tipo di camera. In questo modo tutte le prenotazioni provenienti dal channel manager, WRS, o importate, ecc. otterranno in automatico, se vi sono stanze disponibili, un numero di camera. La funzione si attiva solo durante la fase di creazione di una prenotazione e non sovrascriverà camere già assegnate (nel caso di una prenotazione già esistente).
Se disattivata: Il sistema non assegnerà automaticamente una camera al momento della prenotazione.
Assegnazione casuale delle camere
Questa opzione verifica quali delle camere libere sono idonee per l'assegnazione automatica (se l'assegnazione automatica è attivata o se un utente ha attivato la funzione dalla prenotazione stessa) nel caso in cui ci siano più camere da selezionare.
Se attivata: La camera libera sarà selezionata casualmente. In questo modo l'uso della camera sarà bilanciato nel tempo.
Se disattivato: Verrà assegnata la prima camera libera in lista. In questo modo l'uso della camera seguirà l'ordinamento delle camere.