L'addebito di un servizio sul conto dell'ospite prevede ogni volta che siano compilati diversi campi: Data Servizio, Testo Addebito, Prezzo e Valuta, Percentuale di imposta, Gruppo Ricavi, ecc.
Per accelerare il processo di addebito ed evitare eventuali errori potete configurare i Modelli di addebito. Grazie al modello di addebito è possibile definire in anticipo tutti i dati, eccezion fatta per la data del servizio. Successivamente, grazie ad un solo click, potete addebitare un servizio su un conto.
Se nel modello di addebito mancano alcuni dei campi obbligatori, verrà richiesto all'utente di compilarli durante l'addebito. Ciò può essere utile nel caso di servizi dal prezzo variabile, come gli addebiti telefonici, conti dal ristorante, ecc. Per questi addebiti lasciate il prezzo vuoto e compilate gli altri campi.
Creare e Modificare gli addebiti
- Nel Menu principale selezionate "Altro" - "Impostazioni" - "Modelli di addebito"
- Selezionate "Nuovo" o "Modifica".
- Testo. Obbligatorio. Questo è il testo dell'addebito, ovvero come l'addebito apparirà nei vostri report.
- Gruppo Ricavi. Questo è un campo obbligatorio.
- Categoria Ricavi. Facoltativo sebbene consigliato per ottenere un report più dettagliato.
- Gruppo Modello. Facoltativo. Può essere utilizzato, per comodità, per raggruppare i modelli di addebito. Per esempio, per raggruppare tutti gli addebiti della SPA in un solo gruppo. Per addebitare un servizio da questo gruppo, prima selezionate 'SPA' e vi apparirà l'elenco di tutti i modelli di addebito ad essa appartenenti, inserite il testo di un nuovo gruppo o selezionatene uno già esistente dall'elenco. Potete lasciarlo vuoto quando create un Modello di Addebito per le vostre tariffe.
- Prezzo e Valuta. Questi sono campi obbligatori e saranno richiesti, se lasciati vuoti, ogni volta che si inserisce l'addebito. Se state creando un modello di addebito al fine di usarlo in una tariffa, potete lasciare questi spazi vuoti perché il prezzo viene preso dalla Tariffa stessa,
- Quantità. Potete impostare una quantità da addebitare quando necessaria per gli addebiti caricati, per esempio articoli del minibar o giornali. Si consiglia sempre di utilizzare le quantità al fine di migliorare i Report.
- Tassa. Inserite la percentuale di imposta (IVA%). Questo è un campo obbligatorio che non può essere lasciato vuoto.
- Codice fiscale. Se l'imposta (GST, IVA, ecc.) richiede una dichiarazione separata, è possibile utilizzare il campo Codice Fiscale. Questo inserirà una colonna aggiuntiva al vostro Report fiscale e alla tabella delle imposte dei conti.
- Testo in Stampa. Questo testo figurerà nei conti degli ospiti. Se vuoto, verrà usato il valore dal campo "Testo".
- Contatore di quantità e Codici d'Inventario. Queste opzioni vi permettono di impostare la disponibilità giornaliera collegando il contatore di quantità al modello di addebito. Troverete maggiori informazioni qui.
- Modello Housekeeping. Vi consente di applicare il sistema Housekeeping a determinati modelli di addebito. Per esempio il modello di addebito "Scatola di cioccolatini" prevede che qualcuno li porti in camera. È possibile automatizzare questa operazione tramite il modulo Housekeeping.
- Nascondi nella schermata degli addebiti. Utilizzate questa opzione per nascondere i modelli di addebito dalla schermata principale. Ciò è necessario per tutti modelli di addebito relativi alla tariffa.
- Archivio/Non in uso. La casella di spunta vi permette di archiviare il modello di addebito. Se selezionato, il tipo di addebito non figurerà più nei conti o nelle impostazioni delle tariffe/pacchetti tariffari.
- Prezzo variabile. Questa casella invita gli utenti a inserire un prezzo ogni volta che viene selezionato un modello di addebito. Utilizzate questa casella per modelli dai prezzi flessibili, ad esempio risarcimento danni.
- Salvate. Fatto.
Suggerimento: è possibile selezionare i modelli di addebito da mostrare nella sezione degli addebiti giornalieri della schermata della prenotazione per una selezione rapida e per l'addebito su base giornaliera per tutto il periodo della prenotazione. Basta andare su "Altro" - "Impostazioni" - "Modelli di Addebito" e cliccate su Modifica per impostare i modelli da mostrare nella schermata di prenotazione.
Modelli di addebito automatico della Tipologia di Camera
Questa funzione vi permette di impostare e automatizzare una volta soltanto o tutti i giorni il caricamento di determinati addebiti in base alla tipologia di camera. Ecco come:
- Innanzitutto impostate il modello di addebito necessario andando su "Impostazioni" - "Modello di Addebito".
- Nella sezione "Modelli di addebito automatico della tipologia di camera", cliccate su Modifica, accanto ad ogni tipologia di camera e selezionate gli addebiti da caricare automaticamente. Potete anche decidere di ricorrere all'addebito automatico una volta soltanto o quotidianamente.
Adesso, in base al tipo di camera della prenotazione, i modelli di addebito selezionati vengono aggiunti automaticamente agli addebiti giornalieri della prenotazione.
Nota:
- I modelli di addebito automatico della tipologia di camera non sono visibili nella schermata della nuova prenotazione. Gli addebiti in questione saranno aggiunti solo DOPO aver salvato la prenotazione.
- Potete rimuovere, in un secondo momento, uno di questi modelli semplicemente deselezionando la relativa casella nella sezione degli addebiti giornalieri della prenotazione.
- I "modelli di addebito automatico della tipologia di camera" vengono caricati automaticamente a prescindere dal canale di prenotazione: WRS, Channel manager, in base a una richiesta, importazione di file o dalle API.
Immagini
È possibile caricare una o più immagini per un modello di addebito. Le immagini caricati saranno visibili nel WRS e nel Portale Self Service (purché i servizi extra siano abilitati) con il modello di addebito pubblicato come servizio extra. La dimensione massima dell'immagine è di 6 MB