Cet article a pour but de fournir un guide complet sur les démarches que vous devez entreprendre lorsque vous êtes confronté à des modifications du tarif fiscal, tel qu'il est fixé par votre gouvernement. Il aborde les deux scénarios : qu'il s'agisse d'une diminution ou d'une augmentation du tarif de l'impôt pour les services que vous fournissez. Ces conseils sont essentiels pour garantir que votre entreprise reste conforme et financièrement saine lors de ces ajustements. Lorsqu'il est question de taux d'imposition, il s'agit en particulier de divers types de taxes à la consommation tels que, sans s'y limiter, la TVA, l'IVA, la BTW, le MwSt dans l'UE, les taxes d'État aux États-Unis et tous les équivalents dans le reste du monde.
Vue d'ensemble des modifications des tarifs fiscaux
L'ajustement aux nouveaux tarifs fiscaux implique deux domaines d'intérêt essentiels :
.
- Configuration dans Clock PMS+ : Cela englobe les modifications apportées aux modèles de facturation et aux paramètres généraux de taxation dans le logiciel.
- Impact sur les réservations : Il s'agit notamment de gérer les réservations et les événements qui doivent commencer ou qui sont en cours pendant la période de transition du tarif fiscal.
Important: Il'est impératif de noter que toutes les modifications nécessaires dans Clock PMS+ devraient être mises en œuvre précisément à la date à laquelle le changement de tarif fiscal entre en vigueur. À des fins d'illustration, cet article fera référence au 1er janvier 2024 comme date hypothétique de mise en œuvre des nouveaux tarifs d'imposition.
Configuration en Clock PMS+
Voici les changements à apporter à la configuration :
Les changements à apporter à la configuration sont les suivants :
La configuration est la suivante
Modèles de facturation
- Commencez par naviguer dans le menu Paramètres -> ; Tous les paramètres -> ; Charges et taxes -> ; Modèles de facturation.
- En fonction du taux de taxe qui est modifié (par exemple, pour l'hébergement ; pour les services de restauration ; pour les autres services), modifiez chaque modèle de facturation concerné par la modification.
- définir la nouvelle valeur du tarif dans le champ Tax %.
- Sauvegarder.
- Suivez la même procédure pour chaque modèle de facturation dont le tarif de la taxe est modifié.
Paramètres globaux de la taxe
- Naviguez vers le menu Paramètres -> Tous les paramètres -> Charges et taxes -> Fiscalité.
- Le taux de taxation qui est défini dans le champ Tax % par défaut est généralement le tarif des services d'hébergement. Ne modifiez la valeur de ce champ que si le taux de taxation de l'hébergement est modifié par le gouvernement.
- Enregistrer.
Majoration
Si vous utilisez la fonctionnalité de majoration dans Clock PMS+ et qu'elle est également sujette à un changement de tarif, naviguez vers le menu Paramètres -> ; Tous les paramètres -> ; Charges et taxes -> ; Majoration et changez le % de taxe dans cette section.
Taxe de séjour
Si la taxe (TVA, IVA, MwSt., etc.) est également facturée sur la Taxe de séjour dans votre pays et fait également l'objet d'un changement de tarif, accédez au menu Paramètres -> Tous les paramètres -> Frais et taxes -> Taxe de séjour et définissez la nouvelle valeur dans le champ % de la taxe.
Important:N'oubliez pas de mettre en œuvre ces changements à la date à laquelle le changement de tarif de la taxe prend effet.
Modifier les réservations existantes
Les étapes suivantes concernent l'ajustement des réservations existantes dans le système qui sont entièrement ou partiellement soumises au changement de tarif de la taxe.
Important : toutes les opérations ci-dessous doivent être effectuées après avoir modifié les modèles de facturation et les paramètres généraux de la taxe.
Réservations arrivées après le changement de tarif fiscal
- Naviguez vers le menu Réservation -> ; Recherche avancée
- dans le champ 'Arrivée' ; entrez une période commençant le 01 janvier 2024 et se terminant par exemple le 31 janvier 2024.
Conseil : utilisez des périodes plus courtes lors de la recherche (par exemple, 1 mois). En fonction du volume de réservations, la génération de résultats pour des périodes plus longues risque d'atteindre les limites de temps du serveur et les résultats ne s'afficheront pas. Répétez les étapes pour les périodes restantes.
- dans le champ "Statut", sélectionnez "Prévu" et recherchez
- les résultats afficheront toutes les réservations "Prévues" arrivées au cours de la période concernée.
- cliquez sur "Sélectionner tout" (1) pour que toutes les réservations soient sélectionnées ;
- cliquez sur "Tarif" (2) et sélectionnez "Tarif re-post*" (3)
Upon activating this function, there will be an immediate recalculation of all charges influenced by the new tax rate. This includes accommodation charges and any charges arising from a package linked to the rate, ensuring accurate and up-to-date billing.
*Comprendre la fonction "Charger le tarif à nouveau"".
Il est essentiel de comprendre que la fonction "Charger le tarif à nouveau" recalcule spécifiquement les charges qui découlent directement du tarif. Cela comprend les charges d'hébergement et les charges de tout forfaitaire associé au tarif. Voici comment cela fonctionne dans différents scénarios :
- Forfaits tarifaires (par exemple, avec petit-déjeuner) : Si vous proposez des forfaits tarifaires incluant des services tels que le petit-déjeuner, les charges liées à l'hébergement et au petit-déjeuner seront recalculées et tout changement applicable en raison du nouveau tarif fiscal sera automatiquement mis à jour.
- Réservations de chambre seule avec ajouts de services : Dans les cas où les clients réservent initialement une chambre seule et ajoutent par la suite des services (comme le petit-déjeuner) par différents canaux (BookDirect, Front Desk ou portail en libre-service), le recalcul et l'application du nouveau tarif de la taxe n'affecteront que les charges liées à l'hébergement. Tout service supplémentaire ajouté séparément nécessitera un ajustement manuel dans le folio (voir ci-dessous).
*Fonction 'Charger le tarif à nouveau' et Prix manuels
Comme indiqué précédemment, la fonction "Charger le tarif à nouveau" est conçue pour recalculer les charges d'hébergement. Cela signifie que si le prix de la chambre a été modifié pour une période de séjour donnée entre la date de réservation et la date de réaffichage du tarif, le nouveau prix sera automatiquement appliqué.
Par exemple, prenons le cas d'un client qui a réservé un séjour pour le 5 janvier 2024 en novembre, le prix étant alors de 100 EUR. Si, entre-temps, vous avez révisé le prix pour le 5 janvier 2024 à 120 EUR, alors lors de l'écriture du tarif nouveau, le prix mis à jour de 120 EUR sera chargé au lieu du prix original de 100 EUR.
Pour éviter que le nouveau tarif ne soit fixé, vous pouvez, avant de rediffuser le tarif d'une réservation, définir les prix auxquels le client a réservé en tant que "Prix manuels". Pour ce faire, procédez comme suitTo avoid the new price being set, prior to doing a rate re-post of a booking, you can set the prices the guest booked on as 'Manual prices'. To do so:
- Ouvrez et modifiez la réservation.
- Cliquez sur le bouton "Prix manuels".
- Si des prix manuels ont déjà été définis (toutes les réservations des gestionnaires de canaux et autres), n'apportez aucune modification, enregistrez la réservation et continuez à Charger le tarif à nouveau.
- Si aucun prix manuel n'a été saisi, calculez un prix moyen par nuit pour la réservation, saisissez-le, sélectionnez la devise et enregistrez ou saisissez le prix pour chaque nuit du séjour, puis enregistrez et procédez au changement de tarif.
Important : lors de la préparation du processus de "Charger le tarif à nouveau", il est particulièrement important de définir les prix manuels à l'avance, surtout si vous utilisez des tarifs adaptables en fonction de l'occupation. La nature de ces tarifs signifie que les prix sont dynamiques et fluctuent en fonction de votre disponibilité actuelle. De ce fait, lorsque vous chargerez le tarif nouveau, il est fort probable qu'un prix différent - reflétant le tarif le plus récent basé sur les niveaux d'occupation actuels - sera appliqué, plutôt que le prix original auquel le client a réservé.
Réservations existantes maintenues pendant la période de changement de tarif
Note : N'utilisez pas le Charger le tarif à nouveau pour ces réservations car toutes les charges (pour 2023 et 2024) se verront appliquer le tarif de la taxe pour 2024. Si vous avez utilisé le tarif à nouveau pour une telle réservation, suivez les mêmes étapes, mais au lieu d'ajuster les charges pour 2024, ajustez les charges pour 2023.
Bien sûr, il y aura aussi des réservations qui restent tout au long du changement de tarif - arrivant en décembre et partant en janvier (en utilisant notre date hypothétique de changement de tarif du 01 janvier 2024). Les ajustements des charges pour les dates affectées pour ces réservations ne peuvent être faits que manuellement et folio par folio. Voici la marche à suivre :
- open the folio of the booking and click to see the 'Details' of the charges
- when you are presented with the list of all charges for the bookings, use the 'Period' filter and enter a period starting 01 Jan 2024 and ending the day after the departure date of the booking. This will leave only the charges for dates within the period.
- sélectionnez les charges pour lesquelles vous souhaitez appliquer le nouveau tarif ou cliquez sur "Tout" pour les sélectionner toutes, si elles sont soumises à la modification. Cliquez ensuite sur le bouton "Fonctions" en haut à droite et sélectionnez "Modifier
- activer le champ "Tax %" et saisir le nouveau tarif applicable à ces charges, puis enregistrer.
- répétez ces étapes pour chaque réservation qui reste pendant toute la durée du changement de tarif.
Suppléments ajoutés aux réservations, aux Folios Non résidents et aux Folios Sociétés
Important : Veuillez noter que la procédure manuelle ci-dessus pour modifier le tarif de la taxe doit également être appliquée:
- Services supplémentaires ajoutés aux réservations - soit par les clients qui réservent des services supplémentaires par l'intermédiaire de BookDirect/SSP, soit ajoutés manuellement aux folios par les utilisateurs de Clock.
- Charges écrites dans les Folios Non résidents
- Charges écrites dans les folios des sociétés
Evénements
Les charges figurant dans les folios d'événements ne peuvent être ajustées que manuellement. Ouvrez les folios d'événements commençant après le 1er janvier 2024 ou commençant en décembre 2023 et se terminant en janvier 2024 et, en suivant les instructions mentionnées ci-dessus, ajustez le tarif de la taxe pour les charges qui font l'objet du changement.
Clock POS
Si vous êtes un utilisateur de Clock POS et que vous avez besoin d'ajuster le tarif des articles, vous pouvez le faire :
- allez dans Gestion des menus -> Eléments de menu
- cliquez sur show all pour que la liste des éléments de votre menu soit chargée
- you can open the items one by one and change their tax %
- Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments dans la liste et cliquer sur "Modifier la sélection".
- entrez le Tax % pour chacun d'entre eux (à condition qu'ils aient tous le même nouveau tarif) et cliquez sur "Enregistrer et fermer".
