Capacités fonctionnelles
Le planning des chambres a été remanié en mettant l'accent sur la personnalisation et la commodité des opérations quotidiennes. Les nouvelles fonctionnalités permettent de mieux contrôler l'affichage, l'information et la gestion des réservations, ce qui facilite la navigation, accélère les opérations et améliore le service aux clients.
Pour charger la nouvelle version du planning, dans le menu de navigation, sélectionnez Disponibilité ->Planning des chambres->NOUVEAU.
Personnalisation des couleurs
Vous avez désormais la possibilité de modifier les couleurs des réservations en fonction de vos préférences. Nous avons classé les réservations dans de nouveaux groupes, et vous pouvez spécifier une couleur pour chaque groupe. Par défaut, les couleurs sont similaires à celles de l'ancien planning, mais le nouveau planning propose davantage de catégories :
Prévues / Garanties
Prévues / Non garanties
Prévues / En attente de garantie
Prévues / Garantie Expirée
Enregistrés / Individuels
Enregistrés / Sociétés ou agences
Départs / Payés
Départs / Non payés
Checked-Out / Payés
Checked-Out / Non payés
Pour chaque catégorie, vous pouvez choisir une couleur. Enregistrez vos modifications pour les appliquer. Notez que la modification des couleurs affecte tous les utilisateurs du compte - les couleurs sont les mêmes pour l'ensemble du compte.
Personnalisation de l'affichage
Vous pouvez modifier l'un des 14 paramètres du planning (filtres, regroupement, tri, sections) et enregistrer la vue comme affichage par défaut. La vue ne sera enregistrée que pour votre appareil. Il est ainsi beaucoup plus facile de personnaliser le planning en fonction de vos besoins spécifiques - par exemple, pour ne voir qu'un étage, un emplacement ou un secteur de nettoyage spécifique, pour voir ou masquer les réservations sans chambre attribuée, pour voir ou masquer la section des événements, la section de l'occupation et plus encore.
Pour personnaliser la vue, sélectionnez l'icône du filtre et modifiez les paramètres. Le planning affiche instantanément la nouvelle vue. Lorsque vous avez terminé, enregistrez les paramètres par défaut à l'aide du bouton ci-dessous.
De nombreux nouveaux filtres
Nous avons ajouté de nouveaux filtres qui vous permettent de filtrer les chambres en fonction de différents paramètres :
Filtrez rapidement par numéro de chambre dans le coin supérieur gauche du planning ;
Types de chambres - un ou plusieurs ;
Caractéristiques de la chambre - une ou plusieurs ;
Étage ;
Secteur Housekeeping ;
Emplacement - un ou plusieurs ;
Chambres sales/propres ;
Le filtrage du planning s'effectue instantanément après la sélection du filtre. Pour ouvrir l'écran des filtres, sélectionnez le bouton dans la barre de navigation.
Nous avons également ajouté un bouton pour supprimer rapidement les filtres. Si vous n'avez pas enregistré de vue, les filtres seront réinitialisés. Si vous avez enregistré la vue, ce bouton ramènera les filtres à leur état d'origine.
Grouper et trier
L'ancien planning proposait trois options : aucun regroupement, regroupement par type de chambre et regroupement par lieu. La nouvelle vue peut être groupée par ces paramètres et plus encore : par secteur de nettoyage et par étage. En outre, nous avons ajouté la possibilité de sélectionner le tri des chambres dans la liste. Vous pouvez choisir l'ordre croissant ou décroissant (1) et trier en fonction de l'ordre de tri des chambres, du nom de la chambre, du type de chambre, de l'étage ou du Secteur Housekeeping. En combinant les deux paramètres, le regroupement et le tri, vous pouvez obtenir la vue la plus adaptée à vos besoins. Lors du regroupement, nous avons également ajouté la possibilité de réduire/développer le groupe (2). Vous pouvez ainsi vous concentrer rapidement sur un groupe ou un autre. Des changements ont également été apportés au regroupement par type de chambre. Lorsqu'une vue est groupée par type de chambre, pour chaque type de chambre, les réservations non attribuées pour ce type sont affichées. En outre, la section indiquant la disponibilité et le taux d'occupation est visible pour le type de chambre lui-même, en plus de l'hôtel.
Afficher les réservations SANS chambre
Très souvent, les grands hôtels n'attribuent pas à l'avance les numéros de chambre aux réservations. Dans l'ancien planning, nous indiquions le nombre de chambres non attribuées pour chaque jour. Dans le nouveau planning, en plus de ce nombre, nous avons ajouté une section avec les réservations elles-mêmes. On peut dire que toutes les réservations non attribuées sont visibles dans une seule chambre « non attribuée ». Cela offre une bien meilleure visibilité d’ensemble sur toutes les réservations. Il devient également beaucoup plus facile d’attribuer une chambre à ces réservations, ou de les modifier. En d'autres termes, tout ce que vous pouvez faire avec des réservations ayant une chambre, vous pouvez désormais aussi le faire avec celles sans chambre, directement depuis le planning. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas voir les réservations sans chambre, vous pouvez utiliser les options de personnalisation de l’affichage pour les masquer.
Icônes des caractéristiques des chambres et aperçu rapide des informations
Lorsque vous survolez le nom d'une chambre, une description détaillée s’affiche. Nous avons également ajouté des icônes à côté du nom pour un aperçu rapide des caractéristiques de la chambre. De plus, si vous appliquez un filtre pour une caractéristique donnée, l’icône associée sera colorée, en plus de filtrer les chambres concernées.
Pour configurer les icônes, ouvrez les paramètres des caractéristiques de la chambre. Un nouveau champ « Icône » a été ajouté dans l’éditeur de caractéristiques (Paramètres > Chambres > Caractéristiques de chambre). Vous pouvez y saisir le nom d'une icône issue de Google Fonts - « Material Icons » :
- Cliquez sur le bouton avec le lien (3) pour ouvrir la liste des icônes.
- Trouvez l'icône souhaitée, cliquez dessus et copiez le « nom de l'icône ».
- Collez ce nom dans le champ prévu et enregistrez. Voici quelques exemples de noms d'icônes : "balcony", "bathtub", "shower", "desk", "smoke_free", "smoking_rooms", "single_bed", "king_bed", "crib", "kitchen", "countertops", "water", "park", "location_city", "stairs", "elevator", "chair".
La liste complète des icônes est disponible ici : https://fonts.google.com/icons?icon.set=Material+Icons&icon.style=Filled. Utilisez la recherche pour trouver des idées d'icônes. Les groupes « Places », « Search », « Home » et « Maps » contiennent le plus grand nombre d'icônes, mais si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez vous pouvez explorer dans les autres groupes.
Le Statut Housekeeping est mis à jour en temps réel et peut donner lieu à des notifications.
Le statut housekeeping, visible devant le nom de la chambre, est désormais mis à jour automatiquement en temps réel. Cela signifie que si une femme de chambre ou toute autre personne signale qu’une chambre est en cours de nettoyage depuis l’application Housekeeper ou ailleurs, le statut changera immédiatement à l’écran. Encore mieux, il est désormais possible de recevoir des notifications. Par exemple, si des clients attendent dans le hall que la chambre soit prête, vous pouvez demander à recevoir une alerte une fois le nettoyage terminé.
Cliquez sur la deuxième icône en partant de la gauche pour activer les notifications (4).
Une icône de notification apparaîtra à côté du nom des chambres sales.
Cliquez sur le nom de la chambre (5). C'est tout ! Une notification s’affichera en bas à droite du planning une fois la chambre prête. Cette fonctionnalité permet de mieux servir vos clients.
Nouvelle méthode pour attribuer et modifier les chambres
Dans l'ancien planning, déplacer une réservation se faisait par glisser-déposer. Ce système devenait imprécis avec de nombreuses chambres. La nouvelle méthode fonctionne ainsi :
Activez le mode d'attribution des chambres via le bouton le plus à droite dans la barre de navigation (6). Le bouton indique si le mode est actif.
Cliquez sur une réservation sans chambre (7) ou sur une réservation que vous souhaitez attribuer/modifier.
Vous pouvez aussi cliquer sur la réservation, puis sélectionner « Attribuer une chambre » depuis le menu déroulant.
Des cases grises apparaîtront dans le planning pour chaque chambre : ce sont des « projections » de la réservation.
Sélectionnez la chambre/projection vers laquelle vous souhaitez déplacer la réservation.
Répétez l'opération pour d'autres réservations si nécessaire.
Une fois terminé, désactivez le mode « Attribution de chambre » via le même bouton (6).
Quels sont les avantages de cette méthode ?
Le déplacement est beaucoup plus précis et moins d'erreurs sont commises. Une info-bulle affiche le nom de la chambre dans laquelle vous allez déplacer la réservation.
Vous pouvez naviguer dans une longue liste de chambres sans perte de clarté.
Les « projections » grises permettent de voir beaucoup plus clairement si la chambre est occupée, ainsi que la disponibilité avant et après la réservation.
Vous pouvez utiliser les filtres du planning pour ne voir que les chambres qui vous intéressent.
Utilisez le bouton « Focus » (8), à gauche du bouton « Attribuer une chambre ». Il appliquera rapidement des filtres pour le type de chambre ainsi que pour les caractéristiques de la chambre, s'il y en a dans la réservation. Cela facilitera grandement le processus d'attribution des chambres.
Dès que vous sélectionnez la réservation, vous recevez un message (9) qui vous rappelle les caractéristiques requises si elle en comporte.
Si la réservation a été déplacée, vous pouvez également modifier la chambre pour ces déplacements.
Partage de chambre. L'ancien planning ne permettait pas de changer de chambre si la nouvelle n'était pas disponible. Pour effectuer le partage, vous deviez ouvrir la réservation elle-même. Nous avons changé cela. Désormais, le changement de chambre fonctionne même si la chambre cible est occupée : une alerte vous le signalera. Vous pouvez annuler ou confirmer l'opération, auquel cas les réservations passeront en mode partage.
Autre commodité. Les réservations partagées ou sans chambre se superposent automatiquement pour gagner de l'espace. Pour faciliter la sélection, un nouveau bouton (troisième en partant de la gauche) permet de basculer en mode de vue compacte. Lorsque ce mode est désactivé, les réservations ne se chevauchent pas et sont plus faciles à sélectionner.
Quels sont les inconvénients ?
Par rapport à l'ancien planning, vous ne pouvez plus modifier la période en la faisant glisser. Pour compenser ce changement, nous avons ajouté une option de modification rapide pour ajuster la période de la réservation.
Changement rapide des réservations
Nous avons ajouté la possibilité de modifier rapidement la période, l'arrivée anticipée, le départ tardif, et de verrouiller ou déverrouiller le changement de chambre dans la réservation. Lorsque le mode Attribution de chambre n'est pas activé, sélectionnez la réservation et choisissez « Mise à jour rapide de la réservation » dans le menu déroulant.
Gestion des changements de chambre
À partir du nouveau planning, vous pouvez effectuer efficacement toutes les opérations liées au changement de chambre de la réservation.
Pour ajouter un changement de chambre. Sélectionnez la réservation et, dans le menu déroulant, sélectionnez « Ajouter un changement de chambre ». Sélectionnez la date et la réservation sera divisée.
Sélectionnez la partie concernant le déplacement et déplacez-la vers la chambre souhaitée comme décrit ci-dessus.
Vous pouvez supprimer le déplacement. Sélectionnez la partie avec le déplacement et, dans le menu déroulant, sélectionnez « supprimer la modification de la chambre ».
Arrivées anticipées et départs tardifs
Pour mieux gérer les arrivées anticipées et les départs tardifs, nous avons procédé à deux changements importants :
Les réservations indiquent clairement les arrivées anticipées et les départs tardifs, en occupant tout le jour de l'arrivée et/ou du départ. Il est ainsi facile de constater que la chambre n'est pas disponible pour ces dates.
Lors d'une attribution ou d'un changement, si la nouvelle chambre est occupée par une arrivée anticipée ou un départ tardif, vous recevrez un message indiquant que la chambre est occupée. Vous pouvez choisir de chercher une nouvelle chambre ou d'effectuer l'opération malgré le message.
Plus d'améliorations
- Performance du planning quasiment doublée.
- Pour chaque chambre, vous pouvez voir toutes les informations associées, y compris les descriptions - il suffit de passer votre souris dessus.
- La réservation dispose également d'informations rapides qui sont beaucoup plus complètes et mieux organisées que l'ancien planning.
- Affichages sur 7, 14 et 31 jours. Selon la vue, la largeur des colonnes change et vous pouvez voir plus d'informations.
- Un double-clic sur une réservation l'ouvrira directement, et un simple clic ouvrira le menu déroulant de fonctionnalités.
- Appliquer une couleur sur les jours est maintenant extrêmement facile. Cliquez simplement sur la date et choisissez une couleur et, si vous le souhaitez, un court texte. Et si vous avez déjà une couleur définie, vous pouvez tout aussi facilement la supprimer.
- Comme auparavant, il existe une section distincte pour les événements. Dans le nouveau planning, cependant, ils sont affichés de manière à occuper beaucoup moins d'espace vertical. Il y a aussi des informations rapides à leur sujet lorsque vous passez votre souris sur un événement.
- Nous avons amélioré la vue mobile du planning. Il sera désormais plus pratique de l'utiliser sur une tablette ou un téléphone portable.
- La gestion des tâches de nettoyage, des chambres bloquées et la création d'une nouvelle réservation sont similaires à l'ancien planning.