Écran de réservation - vue d'ensemble

Modifié le : Mer, 12 Avr., 2023 à 9:43 H

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Avant de procéder à la création de réservations, nous allons examiner l'écran de réservation et l'utilisation de chaque champ.

L'écran est divisé en plusieurs sections en fonction de l'objectif des champs.

Section Réservation

Dans cette section, vous trouverez les champs les plus utilisés dans une réservation:

  • Période de réservation (1)- champs obligatoires, ils sont définis comme les dates d'arrivée et de départ de la réservation.
  • Société / Événement et Agence (2) - vous pouvez spécifier si une réservation est respectivement associée à une société, un événement ou une agence. Vous trouverez de plus amples informations sur leur utilisation ICI.
  • Chambre d'arrivée (3) - elle peut être attribuée aux réservations non enregistrées comme un type de chambre ou un numéro de chambre spécifique à sélectionner. Vous pouvez également spécifier les préférences du client pour une chambre en sélectionnant ses caractéristiques. En fonction de ses paramètres, le système peut permettre la création d'une réservation sans qu'un type de chambre ou un numéro de chambre spécifique soit associé à cette réservation.  
  • Adultes / Enfants (4) - vous pouvez ici spécifier le nombre de clients dans la réservation, ainsi que l'âge des enfants. Le système vous permettra d'enregistrer la réservation sans saisir le nombre de clients, mais dans ce cas, vous ne disposerez pas de données précises dans les rapports. Il est également possible que le prix de la réservation ne soit pas calculé correctement.
  • Repas (5) - sélectionnez les repas de la réservation qui seront valables pour toute sa période de séjour. Ces données seront utilisées dans les rapports sur les repas.
  • Tarif (6) - sélectionnez le tarif à utiliser pour le calcul du prix de la réservation. Le système suggérera les tarifs qui correspondent à la chambre et au plan de repas sélectionnés, ainsi que ceux liés au profil de l'entreprise (s'il en a été sélectionné pour la réservation). Si vous ne sélectionnez pas de tarif, la réservation restera avec un prix calculé.
  • Prix manuels (7) - vous permet de définir un prix de réservation de votre choix, indépendamment des prix configurés dans les tarifs. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ICI.
  • Options de transfert de charges (8) vers une société ou une agence. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ICI.
  • Frais quotidiens (9) - selon les configurations de votre système, vous obtiendrez ici des suggestions pour les services supplémentaires les plus utilisés, afin de pouvoir les facturer rapidement avec la création de la réservation. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ICI.

Champs supplémentaires

  • Option de garantie (10) - sélectionnez la politique de garantie à appliquer à la réservation. Vous trouverez plus de détails à ce sujet ICI.
  • Changement de chambre (11) - réaffectation d'une autre chambre pour une réservation, ainsi que la planification de futures réaffectations de chambres. Voir ICI comment utiliser cette fonctionnalité.
  • Heure approximative d'arrivée/départ (12) - les données peuvent être renseignées par les clients eux-mêmes via le portail MyBooking.
  • Activités de Housekeeping à l'arrivée (13) - vous pouvez sélectionner une tâche à activer le jour de l'arrivée de la réservation. Elle est prise en compte dans les rapports de Housekeeping.
  • Transfert arrivée/départ (14) - vous pouvez spécifier les données de transfert qui seront utilisées dans le Rapport de transfert.
  • Transferts de frais (15) - cochez la case pour autoriser le transfert des facturations vers les folios de réservation.
  • Portes supplémentaires (16) - il fait référence au système de carte-clé, car ici vous pouvez sélectionner des portes supplémentaires qui peuvent être ouvertes par le client à l'aide de la carte-clé (par exemple, les portes des parties communes). 

Sections client et personne de contact

  • Client (17) - renseignez les détails du client principal de la réservation. Chaque réservation a un client principal, vous pouvez le sélectionner parmi les profils des clients existants ou en créer un nouveau.
  • Numéro de référence et date (18) - vous pouvez utiliser ce champ pour indiquer le numéro de système externe de la réservation ou simplement résumer plusieurs réservations en un seul groupe en fournissant un numéro commun. Pour les réservations provenant de canaux en ligne, le numéro de réservation du canal respectif sera renseigné ici.
  • Centre de coûts du client (19) - un champ destiné à la comptabilité du client. Ce champ est inclus dans l'impression du document.
  • Source/canal/segment marketing (20) - utilisé pour les rapports de segmentation des données. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ICI.
  • Couleur du calendrier (21) - vous pouvez définir une couleur spéciale pour faire ressortir la réservation sur le calendrier de la chambre.
  • Personne de contact (22) - utilisé dans les cas où la réservation est faite pour une autre personne. Pour plus de détails, cliquez ICI.

Section Repas

Vous définissez ici des exceptions au repas standard d'une réservation, sélectionné dans la section Réservation. Voyez comment vous pouvez utiliser cette option  ICI.

Section Notes

Dans cette section, vous pouvez laisser des notes de réservation qui sont adressées aux départements respectifs. Vous verrez ces notes sur la liste des réservations, ainsi que dans les rapports du département concerné.

Note: Les notes dans la section "Demandes des clients" sont visibles dans le portail MyBooking. Les clients peuvent laisser leurs propres demandes via le portail.

Section Commission

Dans cette section, vous pouvez remplir les données relatives au calcul de la commission due à l'agence ou à la société. Plus de détails peuvent être trouvés ICI.


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