Important: les opérations liées au paiement anticipé sont contrôlées par le droit 'Booking: Early Checkout' right.
Il arrive que les clients aient besoin de quitter l'hôtel avant la fin de leur séjour. Nous examinons ici comment vous pouvez gérer correctement de telles situations.
Départ sans déduction de la différence de prix
Si, malgré le départ anticipé, le client paie l'intégralité du séjour, procédez comme suit:
- Ouvrez la réservation et vérifiez si le folio contenant les services de nuitée est fermé;
- Fermez le folio de la réservation, si ce n'est pas déjà fait;
- Sans modifier la période de séjour de la réservation, cliquez sur le bouton "Check Out".;
- Un message d'avertissement s'affiche indiquant que vous annulez la réservation plus tôt, confirmez en cliquant sur le bouton "Check Out".
Le système réduira la période de séjour de la réservation jusqu'à la date actuelle sans recalculer son prix et marquera la réservation sortie.
Décompte avec déduction de la différence de prix.
Si vous devez facturer les clients uniquement pour les nuitées effectuées, suivre les étapes en fonction du statut du folio de réservation:
Le folio contenant les nuitées est ouvert.
- Ouvrez la réservation pour l’éditer et change its stay period.
- Après avoir modifié le séjour de la réservation, le système annule les services de nuitée pour les jours abandonnés;
- Fermer le folio et facturer le client pour le séjour réel;
- Effectuer le check-out de la réservation;
Le folio contenant les nuits est fermé.
Dans ce cas, la correction doit d'abord être répercutée dans le folio clôturé, puis le séjour de réservation doit être modifié:
- Ouvrez le folio contenant les nuitées de la réservation;
- Ajoutez un paiement négatif correspondant à la somme qui doit être remboursée au client;
- Cliquez sur le bouton "Créer" dans la ligne "Corrections" (sur l'écran du folio réorganisé);
- Sur l'écran de création des corrections, annulez toutes les lignes de services relatives aux jours que l'invité n'utilisera pas et émettez (1) le folio de correction.
Dès la délivrance du document correctif, procéder à un check-out de la réservation :
- Sans modifier la période, cliquez sur le bouton 'Check Out' ;
- Un message d'avertissement s'affiche, indiquant que vous annulez la réservation plus tôt. Cliquez d'abord sur "Réduire le séjour et les frais", puis confirmez en cliquant sur le bouton " Check Out " ;
Comme vous avez déjà répercuté la correction dans le prix, le système enverra simplement la réservation.