Il arrive que les clients aient besoin de quitter l'hôtel avant la fin de leur séjour. Nous examinons ici comment vous pouvez gérer correctement de telles situations.
Départ sans déduction de la différence de prix
Si, malgré le départ anticipé, le client paie l'intégralité du séjour, procédez comme suit:
- Ouvrez la réservation et vérifiez si le folio contenant les services de nuitée est fermé;
- Fermez le folio de la réservation, si ce n'est pas déjà fait;
- Ouvrez la réservation pour l’éditer;
- Vérifiez si un prix manuel par jour est défini pour la réservation. Si oui, supprimez les prix des jours pour lesquels il n'y aura pas de ventes;
- Modifiez la date de départ, afin qu'elle corresponde au jour du départ effectif du client;
- Enregistrez les modifications.
Le système va essayer de recalculer le prix de la réservation. Si vous avez fermé le folio, les modifications n'y seront pas reflétées. Un nouveau folio sera créé qui contiendra la différence de prix.
- Annulez le folio avec les corrections survenues, car le montant ne sera pas déduit;
- Effectuez le check-out de la réservation.
Décompte avec déduction de la différence de prix.
Si vous devez facturer les clients uniquement pour les nuitées effectuées, procédez de la manière suivante:
- Ouvrez la réservation pour l’éditer et vérifiez la présence de prix manuels par jour. Le cas échéant, supprimez les prix pour les jours non pertinents;
- Modifiez le séjour de la réservation et enregistrez les modifications.
Selon l'état du folio de la réservation, il existe deux possibilités:
Le folio contenant les nuitées est ouvert.
- Après avoir modifié le séjour de la réservation, le système annule les services de nuitée pour les jours abandonnés;
- Fermer le folio et facturer le client pour le séjour réel;
- Effectuer le check-out de la réservation;
Le folio contenant les nuits est fermé.
- Après avoir modifié le séjour de la réservation, un nouveau folio sera créé, contenant les services annulés. Annulez le folio nouvellement créé avec les corrections;
- Ouvrez le folio contenant les nuitées de la réservation;
- Ajoutez un paiement négatif correspondant à la somme qui doit être remboursée au client;
- Cliquez sur le bouton Émission->Correction complète;
- Dans le folio de correction ouvert, annulez toutes les lignes contenant des services auxquels vous ne voulez PAS apporter de corrections. Ne laissez que les rangées contenant les nuitées qui ne seront pas utilisées par le client;
- Fermez le folio correctionnel;
- Effectuez le check-out de la réservation.