Нов календар на дейностите
Въведохме нов, много по-функционален календар с множество нови функции. Той комбинира наличността на зали за мероприятия, ресторанти и хотела в едно, което прави вземането на решения при продажба на мероприятия бързо и лесно.
- Нова дейност: Винаги минава през Календара за наличност. Ново мероприятие може да се започне и от календара.
- Календар на дейностите: Комбинира заетостта на зали за мероприятия, ресторанти и хотелски стаи (изберете Настройки - Покажи заетост за наличността на хотела).
- Интерактивен календар: Маркиране и създаване, преместване и редактиране на дейности.
- Проследяване на наличността за ресторанти: Проследява броя гости на час, в зависимост от съществуващите кетъринг дейности.
- Визуализации (1): Четири различни визуализации с различни нива на детайлност:
- По часове: Детайлна визуализация за един ден с различна грануларност - 60, 30, 15, 10 минути. Изчислява броя на гостите за всяка часова зона, особено полезно за ресторанта. Дейностите могат да се създават от тази визуализация. Кликнете върху началния час и след това върху крайния час. Можете да добавите още селекции по този начин. Накрая запазете всичко. Можете да ги редактирате, като кликнете върху тях. Поддържа се и drag-and-drop за лесно преместване.
- По дейности: Календар за период, показващ конкретни дейности за всеки ден. Можете да ги редактирате, като кликнете върху тях. Ако изберете празна клетка, ще се отвори визуализация по часове с филтър за избраната зала.
- По половин ден: Календар за период, с дни разделени на два слота - преди и следобед. Всеки слот има обобщена информация за броя резервации и гости.
- По дни: Най-компактен периодичен календар, показващ всеки ден в един слот. Налична е също и обобщена информация.
- Филтриране (2): По зали за мероприятия и ресторанти. Филтър по брой гости според минималния/максималния брой гости за зали и ресторанти. Филтри за избор на множество зали и ресторанти.
- За ресторанти: Добавено описание на персонала, подобно на зали за мероприятия.
- Кетъринг без ресторант: Не е включен в календара със съобщения и икони, показващи това.
Капацитети според подредбата на залата
В новата версия на Мероприятията добавихме полезна функция, свързана с Подредбата на зала за мероприятия и ресторанти. С тази функция можете веднага да видите капацитета на зали и ресторанти, в зависимост от това как ще бъдат подредени столовете/масите в тях. За да използвате тази функционалност, са необходими следните настройки:
- Добавяне на стилове на подредба: Добавете всички стилове на подредба, които използвате за зали и ресторанти: Всички настройки -> Мероприятия -> Подредба зала.
- Конфигуриране на капацитети за зали и ресторанти: За всяка зала за мероприятия и всеки ресторант, кликнете върху иконата за редактиране в колона "Капацитет". Добавете всички поддържани стилове на подредба от залата/ресторанта и за всеки стил попълнете минималния и максималния брой гости, които залата/ресторантът може да приеме в тази подредба. Запазете.
Как да използвате тази информация:
- Бърз преглед на поддържани подредби и капацитети: Бързо вижте кои зали/ресторанти поддържат конкретна подредба, поискана от клиента, и техните капацитети. В календара (приложимо за всички визуализации), изберете Подредба за зали и ресторанти от селектора под етикета на таблицата. Само залите/ресторантите, които поддържат тази подредба, ще останат и техните капацитети за конкретната подредба ще се покажат в колоната PAX.
- Филтър по брой гости: Ако попълните броя на гостите във филтрите на календара, залите/ресторантите ще се филтрират допълнително, за да показват само тези, чиито избрана подредба и лимити съответстват на желания брой гости.
- Автоматично попълване на подредба: Когато изберете подредба и маркирате зали/ресторанти, тя се попълва автоматично за резервациите при създаването им.
- Екран с детайли за дейността: Екранът с детайли за дейността също показва дали подредбата се поддържа от залата/ресторанта, специфичния капацитет и дали съответства на гостите в резервацията.
- Шаблони за мероприятия: Стиловете за подредба са добавени за всеки елемент от шаблоните. Можете да създавате различни ценови пакети на база различни подредби, като създавате отделни шаблони.
- Добавяне на шаблони за мероприятия: Когато добавяте шаблон за мероприятие в календара, ако е предварително попълнена подредба, тя ще бъде предложена на екрана. Ако я запазите или зададете друга, това ще се отрази на автоматичното разпределение на свободни зали и ресторанти. Разпределението ще взема под внимание дали залата/ресторантът поддържа подредбата и капацитета на конкретната подредба.
Шаблони за мероприятия
Новата функция позволява опаковане и ценообразуване на различни резервации и кетъринг в един пакет. С шаблоните за мероприятия можете да създавате множество резервации за зали за мероприятия и кетъринг с едно кликване и да начислявате, свързаните услуги. Шаблоните за мероприятия могат да "търсят" налични зали и ресторанти и автоматично да ги разпределят.
- Шаблони за мероприятия: включващи шаблони за резервации на зали за мероприятия и кетъринг, и свързаните начисления.
- Филтри на шаблони: Определете за кои зали за мероприятия/ресторанти се прилага шаблонът. Използвайте този филтър заедно с цените на начисленията, за да оформите вашата ценова политика.
- Начисления: Можете да определите конкретна цена за всеки шаблон. Няма нужда да създавате различни шаблони за начисления.
- Количество на начисленията: Може да бъде фиксирано или на гост, съответстващо на броя на гостите на мероприятието. За по-голяма гъвкавост броят на гостите може да се променя за всеки елемент при добавяне на шаблона към мероприятието.
- Автоматично разпределение: Шаблоните се разпределят на базата на наличността на зали за мероприятия и ресторанти, като се вземат предвид минималния/максималния брой гости за всяка зала/ресторант спрямо гостите на мероприятието. Ако има налични множество зали, се избира най-малката зала, която удовлетворява броя на гостите.
- Зали за мероприятия: Търси налична зала. За ресторанти, търси такива с необходимия брой свободни места.
- Продължителност на шаблона: Шаблонът се отнася за един ден. За един ден можете да добавите един или повече шаблона, които ще се натрупват. Разбира се, за различни дни можете също да добавяте различни шаблони.
- Връзка към настройките на шаблона: Разположена в долната част на екрана, от който се прилагат. Прилагат се от календара на дейностите в горния десен ъгъл.
Нови функции за автоматизация на промени в мероприятия
Автоматизирахме действията, необходими за промени в мероприятия като корекции на периода, промени в броя на гостите или анулирания.
- Промяна на броя на гостите: Интерактивен екран помага лесно да промените основния брой гости в мероприятието или за всяка дейност, ако те се различават. Промяната на гостите в дейност коригира количествата на начисленията, базирани на броя гости.
- Автоматична промяна на количеството: Само за начисления, направени чрез новите екрани. По време на прехода между старата и новата версия на мероприятията, проверявайте начисленията.
- Опции за промяна на периода:
- Преместване на цялото мероприятие: Премества всички дейности и начисления към новата начална дата.
- Удължаване на периода на мероприятието: Добавя празни дати към мероприятието.
- Съкращаване на периода на мероприятието: Анулира дейностите и начисленията за съкратените дати.
- Ръчно редактиране на периода: Без автоматични промени (блоковете за хотелски стаи са изключение, те винаги следват периода на събитието автоматично).
- Анулиране на мероприятие: Нов екран улеснява процеса на анулиране. Дейностите се анулират автоматично. Екранът преглежда свързаните фолиа и предлага кои да се анулират и кои изискват специфична обработка на плащанията. Свързаните резервации за хотелски стаи се отварят на екран, където могат да бъдат анулирани или да се извършват други операции с тях.
Документи и имейли
Ние обновихме обработката на документи, шаблоните за печат и имейлите, което прави всяка операция лесна без ненужни действия.
- Таб "Документи & Имейли" (4): За запазване на пространство в главния екран, сме отделили тази информация в самостоятелен таб. Връзки и прикачени файлове също са на този таб.
Други
- Ново оформление "All-In-One": Включва "Използвани блокове" ако мероприятието е до 4 дни.
- Календар на "Използвани блокове": Изглед на цял екран (бутон календар в блоковете), показващ всички хотелски стаи и наличност. Добавяйте и редактирайте блокове директно от календара.
- Нов подход към редактиране на полета: Вграден редактор позволява на потребителите да се съсредоточат върху основния екран, докато редактират детайлни полета.
- Нов изглед на дейности: По дни и часове, показващ зали и ресторанти заедно в рамките на деня, предоставяйки ясна картина на целия ден.
- Бърза редакция за всяка дейност: Включително начисления, свързани с нея.
- Старото масово актуализиране: Премахнато и заменено с нова автоматизация на промените.
Пълна информация, как да използвате новите MICE функционалности, ще намерите в нашите подробни статии за Мероприятия v.2.