Evénements v2 - Quelles sont les nouveautés ? : Support Centre

Nouveau Planning d'activité

Nous avons introduit un nouveau calendrier, beaucoup plus fonctionnel, avec de nombreuses nouvelles caractéristiques. Il combine la disponibilité des salles de réunion, des restaurants et de l'hôtel en un seul, ce qui permet de prendre rapidement et facilement des décisions lors de la vente d'événements.

Nouvelle activité: passe toujours par le Planning des disponibilités. Un nouvel evénement peut également être lancé à partir du calendrier.
Planning d'activité: Combine l'occupation des salles de réunion, des restaurants et des chambres d'hôtel (sélectionnez Paramètres - Afficher l'occupation pour la disponibilité des hôtels).
Calendrier interactif: Marquer et créer, déplacer et modifier des activités.
Repérage des disponibilités pour les restaurants : Repérage du nombre de convives par heure, en fonction des activités de restauration existantes.
Vues (1): Quatre vues différentes avec différents niveaux de détail :
- Par heures:Vue détaillée pour une journée avec différentes granularités - 60, 30, 15, 10 minutes. Calcule le nombre de clients pour chaque tranche horaire, ce qui est particulièrement utile pour les restaurants. Des activités peuvent être créées à partir de cette vue. Cliquez sur l'heure de début puis sur l'heure de fin. Vous pouvez ajouter d'autres sélections de cette manière. Enfin, enregistrez le tout. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. La fonction glisser-déposer est également prise en charge pour faciliter les déplacements.
- Par activités: Calendrier pour une période, montrant des activités spécifiques pour chaque jour. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. Si vous sélectionnez une cellule vide, la vue horaire s'ouvre avec un filtre pour la pièce sélectionnée.
- Par demi-journée: Calendrier pour une période, avec des jours divisés en deux créneaux - avant et après midi. Chaque créneau comporte des informations résumées sur le nombre de réservations et d'invités.
- Par jour: Le calendrier périodique le plus compact, affichant chaque jour dans un seul créneau. Des informations résumées sont également disponibles.
Filtrage (2): Par salles de réunion et restaurants. Filtre par nombre d'invités selon le nombre min/max d'invités pour les salles et les restaurants. Filtres pour sélectionner plusieurs salles et restaurants.
Pour les restaurants: Ajout d'une description du personnel, similaire aux salles de réunion.
Pour la restauration sans restaurant: Non inclus dans le calendrier, avec des messages et des icônes l'indiquant.

Capacités en fonction du Style de mise en place

Dans la nouvelle version d'Evénements, nous avons ajouté une fonctionnalité utile liée au Style de mise en place des salles de réunion et des restaurants. Cette fonctionnalité vous permet de connaître immédiatement la capacité des salles et des restaurants en fonction de la façon dont les chaises et les tables y seront disposées. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, les paramètres suivants sont nécessaires :

Les salles de réunion et les restaurants peuvent être configurés en fonction de la capacité des salles et des restaurants.

Ajouter des styles de mise en place: Ajoutez tous les styles de mise en place que vous utilisez pour les salles de réunion et les restaurants : Tous les réglages (nouveau) - MICE - Style de mise en place activité.
Configurer les capacités des salles et des restaurants: Pour chaque salle de réunion et chaque restaurant, cliquez sur l'icône de modification dans la colonne Capacité. Ajoutez tous les styles de mise en place supportés par la salle/le restaurant et, pour chaque style, indiquez le nombre minimum et maximum d'invités que la salle/le restaurant peut accueillir dans cette disposition. Sauvegardez.

Comment utiliser ces informations

Voir rapidement les mises en place en place supportées et les capacités: Voir rapidement quelles salles/restaurants supportent une mise en place spécifique demandée par le client et leurs capacités. Dans le calendrier (s'applique à toutes les vues), sélectionnez la configuration pour les salles et les restaurants dans le sélecteur situé sous l'étiquette du tableau. Seuls les styles de mise en place supportés par le client resteront affichés, et leurs capacités pour la mise en place spécifique apparaîtront dans la colonne capacité.
Filtrer par nombre de clients : Si vous indiquez le nombre d'invités dans les filtres du calendrier, les salles/restaurants seront encore filtrés pour n'afficher que ceux dont la configuration et les limites correspondent au nombre d'invités souhaité.
Complétion automatique des données par mise en place : Lorsque vous sélectionnez une configuration et que vous marquez des salles/restaurants, elle est automatiquement remplie pour les réservations lors de leur création.
L'écran des détails de l'activité Informations : L'écran des détails de l'activité indique également si la mise en place est supportée par la salle/le restaurant, la capacité spécifique et si elle correspond aux invités de la réservation.
L'écran des détails de l'activité sInformations sur l'écran: L'écran des détails de l'activité indique également si la mise en place est supportée par la salle/le restaurant, la capacité spécifique et si elle correspond aux invités de la réservation.
Modèles d'événements : Des styles de mise en place ont été ajoutés pour chaque élément des modèles. Vous pouvez créer différents forfaits basés sur différents arrangements en créant des modèles distincts.
Ajouter des modèles d'événements: Lors de l'ajout d'un modèle d'événement au calendrier, si une configuration est pré-remplie, elle sera suggérée à l'écran. Si vous l'enregistrez ou en définissez un autre, cela affectera l'attribution automatique des salles et des restaurants libres. Leur attribution tiendra compte du fait que la salle/le restaurant supporte ou non la mise en place et de la capacité de la mise en place spécifique.

En mettant en œuvre ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez garantir un processus de gestion des espaces d'evénement et de leurs configurations plus rationalisé et plus efficace, adapté aux besoins des clients et aux capacités des salles.

Modèles d'événements

Une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de regrouper et de tarifer diverses réservations et restaurations en une seule offre. Avec les modèles de restauration, vous pouvez créer plusieurs réservations de salles de réunion et de restauration en un seul clic et facturer les services associés. Les modèles d'événements peuvent "rechercher" ; les salles et les restaurants disponibles et les attribuer automatiquement.

Modèles d'evénements: Avec des modèles de réservation de salles de réunion et de restauration, y compris les charges associées.
Filtres de modèles: Spécifiez à quelles salles de réunion/restaurants le modèle s'applique. Utilisez ce filtre avec les prix des charges pour façonner votre politique de tarification.
Charges: Vous pouvez spécifier un prix spécifique pour chaque modèle. Il n'est pas nécessaire de créer différents modèles de facturation.
Quantité de charge: Peut être fixe ou par invité, correspondant au nombre d'invités de l'evénement. Pour plus de flexibilité, le nombre d'invités peut être modifié pour chaque élément lors de l'ajout du modèle à l'événement.
Attribution automatique: Les modèles sont attribués en fonction de la disponibilité des salles de réunion et des restaurants, en tenant compte des invités min/max pour chaque salle/restaurant par rapport aux invités de l'evénement. La plus petite salle correspondant au nombre d'invités est choisie si plusieurs salles sont disponibles.
Salles de réunion: Recherche une salle disponible. Pour les restaurants, recherche une salle avec le nombre requis de sièges libres.
Durée du modèle: Un modèle correspond à une journée. Pour un jour donné, vous pouvez ajouter un ou plusieurs modèles qui s'accumuleront. Bien entendu, vous pouvez également ajouter des modèles différents pour des jours différents.
Lien de paramétrage des modèles: Situé en bas de l'écran où ils sont appliqués. Ils sont appliqués à partir du calendrier des activités dans le coin supérieur droit.

Automatisation des evénements

Nous avons automatisé les activités nécessaires aux changements d'evénements tels que les ajustements de période, les modifications du nombre d'invités ou les annulations.

Modification du nombre d'invités: Un écran interactif permet de modifier facilement le nombre principal d'invités dans l'evénement ou pour chaque activité s'ils sont différents. La modification des invités dans une activité ajuste les quantités de charges en fonction du nombre d'invités.
Modification automatique des quantités: Uniquement pour les charges effectuées via les nouveaux écrans. Pendant la transition entre l'ancienne et la nouvelle version de l'evénement, vérifiez les charges.
Options de changement de période:.
- Déplacer tout l'evénement: Déplacer toutes les activités et les charges à la nouvelle date de début.
- Prolonger la période de l'evénement: Ajoute des dates vides à l'evénement.
- Réduire la période de l'evénement: Annule les activités et les charges aux dates raccourcies.
- Modification manuelle de la période: Aucun changement automatique (les blocs de chambres d'hôtel sont des exceptions - ils suivent toujours automatiquement la période de l'evénement).
- Annulation de l'evénement: Un nouvel écran facilite le processus d'annulation. Les activités sont automatiquement annulées. L'écran passe en revue les folios associés et suggère ceux qui doivent être annulés et ceux dont les paiements nécessitent un traitement spécifique. Les réservations de chambres d'hôtel liées sont ouvertes dans un écran où elles peuvent être annulées ou faire l'objet d'autres opérations.

Documents & Emails

Nous avons remanié la gestion des documents, les modèles d'impression et les emails, en facilitant l'exécution de chaque opération sans actions inutiles.

Onglet Documents & Emails (4) : Onglet séparé pour gagner de la place sur l'écran principal. Les liens et les pièces jointes se trouvent également dans cet onglet.

Autres

Nouvelle présentation "Tout-en-un" Inclut le Bloc Pickup des Blocs si l'evénement dure jusqu'à 4 jours.
Calendrier Pickup des Blocs: Vue plein écran (bouton calendrier dans les blocs), affichant toutes les chambres d'hôtel et leur disponibilité. Ajoutez et modifiez les blocs directement à partir du calendrier.
Nouvelle approche d'édition des champs: L'éditeur en ligne permet aux utilisateurs de rester concentrés sur l'écran principal tout en éditant des champs détaillés.
Nouvelle vue de l'activité: Par jours et heures, montrant les salles de réunion et les restaurants ensemble au cours d'une journée, fournissant une image claire de l'ensemble de la journée.
Édition rapide pour chaque activité: Y compris les charges qui y sont associées.
Ancienne fonctionnalité de mise à jour en masse: Supprimée et remplacée par une nouvelle automatisation des changements.

Pour des informations complètes sur l'utilisation des nouvelles fonctionnalités de MICE, consultez nos articles détaillés sur Events v.2.

Evénements v2 - Quelles sont les nouveautés ?