Evénements v2 - Quelles sont les nouveautés ?

Nouveau Planning d'activité

Nous avons introduit un nouveau planning, beaucoup plus fonctionnel, avec de nombreuses nouvelles caractéristiques. Il combine la disponibilité des salles de réunion, des restaurants et de l'hôtel en un seul, ce qui permet de prendre rapidement et facilement des décisions lors de la vente d'événements.

• Nouvelle activité: passe toujours par le Planning des disponibilités. Un nouvel événement peut également être créé à partir du planning.
• Planning d'activité: Combine l'occupation des salles de réunion, des restaurants et des chambres d'hôtel (sélectionnez Paramètres - Afficher l'occupation pour la disponibilité des chambres).
• Planning interactif: Marquer et créer, déplacer et modifier des activités.
• Suivi des disponibilités pour les restaurants : Suivi du nombre de clients par heure, en fonction des activités de restauration existantes.
• Vues (1): Quatre vues différentes avec différents niveaux de détail :
  • Par heures: Vue détaillée pour une journée avec une granularité différente - 60, 30, 15, 10 minutes. Calcule le nombre de clients pour chaque tranche horaire, ce qui est particulièrement utile pour les restaurants. Des activités peuvent être créées à partir de cette vue. Cliquez sur l'heure de début puis sur l'heure de fin. Vous pouvez ajouter d'autres sélections de cette manière. Enfin, enregistrez le tout. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. La fonction glisser-déposer est également prise en charge pour faciliter les déplacements.
  • Par activités: Planning pour une période donnée, indiquant les activités spécifiques pour chaque jour. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. Si vous sélectionnez une cellule vide, la vue horaire s'ouvre avec un filtre pour la salle sélectionnée.
  • Par demi-journée: Planning pour une période, avec des jours divisés en deux créneaux - avant et après midi. Chaque créneau comporte des informations résumées sur le nombre de réservations et de clients.
  • Par jour: Le planning périodique le plus compact, qui présente chaque jour dans un seul créneau. Des informations résumées sont également disponibles.
• Filtrage (2): Par salles de réunion et restaurants.  Filtre sur le nombre de clients en fonction du nombre mini/maxi de clients pour les salles et les restaurants. Filtres pour sélectionner plusieurs salles et restaurants.
• Pour les restaurants: Ajout d'une description du personnel, similaire aux salles de réunion.
• Pour la restauration sans restaurant: Non inclus dans le planning, avec des messages et des icônes l'indiquant.

Capacités en fonction du style de mise en place

Dans la nouvelle version, nous avons ajouté une fonctionnalité utile liée au style de mise en place des salles de réunion et des restaurants. Cette fonctionnalité vous permet de connaître immédiatement la capacité des salles et des restaurants en fonction de la façon dont les chaises et les tables y seront disposées. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, les paramètres suivants sont nécessaires :

Les salles de réunion et les restaurants peuvent être configurés en fonction de la capacité des salles et des restaurants.

• Ajouter des styles de mise en place: Ajoutez tous les styles de mise en place que vous utilisez pour les salles de réunion et les restaurants : Tous les paramètres (nouveau) - MICE - Style de mise en place.
• Configurer les capacités des salles et des restaurants: Pour chaque salle de réunion et chaque restaurant, cliquez sur l'icône de modification dans la colonne Capacité. Ajoutez tous les styles de mise en place supportés par la salle/le restaurant et, pour chaque style, indiquez le nombre minimum et maximum de personnes que la salle/le restaurant peut accueillir dans cette disposition. Sauvegardez.

Comment utiliser ces informations

• Voir rapidement les mises en place et les capacités prises en charge: Vous pouvez voir rapidement quelles salles/restaurants prennent en charge une configuration spécifique demandée par le client et quelles sont leurs capacités. Dans le planning (s'applique à toutes les vues), sélectionnez le style de mise en place pour les salles et les restaurants dans le sélecteur. Seuls les espaces qui prennent en charge cette configuration resteront affichés, et leurs capacités pour le style de mise en place spécifique apparaîtront dans la colonne capacité.
• Filtrer par nombre de personnes : Si vous indiquez le nombre de clients dans les filtres du planning, les salles/restaurants seront filtrés de manière à n'afficher que ceux dont la configuration et les limites correspondent au nombre de clients souhaité.
• Complétion automatique des données par mise en place : Lorsque vous sélectionnez un style de mise en place et que vous marquez des salles/restaurants, il est est automatiquement rempli pour les réservations lors de leur création.
• L'écran des détails de l'activité : L'écran des détails de l'activité indique également si la mise en place est prise en charge par la salle/le restaurant, la capacité spécifique et si elle correspond aux nombre de personnes de la réservation.
• Modèles d'événements : Des styles de mise en place ont été ajoutés pour chaque élément des modèles. Vous pouvez créer différents forfaits basés sur différents arrangements en créant des modèles distincts.
• Ajouter des modèles d'événements: Lors de l'ajout d'un modèle d'événement au planning, si un style de mise en place est pré-rempli, il sera suggéré à l'écran. Si vous l'enregistrez ou en définissez un autre, cela affectera l'attribution automatique des salles et des restaurants libres. Leur attribution tiendra compte du fait que la salle/le restaurant prenne en charge ou non la mise en place et de la capacité de la mise en place spécifique. 

En mettant en œuvre ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez garantir un processus plus rationnel et plus efficace de gestion des espaces événementiels et de leur configuration, en fonction des besoins des clients et de la capacité des salles.

Modèles d'événements

Une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de regrouper et de tarifer plusieurs réservations et services de restauration en un seul forfait. Grâce aux modèles d'événements, vous pouvez créer plusieurs réservations de salles de réunion et de services de restauration en un seul clic et facturer les services associés. Les modèles d'événements peuvent "rechercher" des salles et des restaurants disponibles et les attribuer automatiquement.

• Modèles d'evénements: Avec des modèles pour les réservations de salles de réunion et de services de restauration, y compris les frais associés.
• Filtres de modèles: Spécifiez à quelles salles de réunion/restaurants le modèle s'applique. Utilisez ce filtre avec les tarifs pour définir votre politique de prix
• Frais: Vous pouvez spécifier un prix spécifique pour chaque modèle. Il n'est pas nécessaire de créer différents modèles de facturation.
• Quantité de facturation: Peut être fixe ou par client, correspondant au nombre clients de l'événement. Pour plus de flexibilité, le nombre de clients peut être modifié pour chaque élément lors de l'ajout du modèle d'événement.
• Attribution automatique: Les modèles sont attribués en fonction de la disponibilité des salles de réunion et des restaurants, en tenant compte du nombre mini/maxi de personnes dans chaque salle/restaurant par rapport aux participants de l'événement. Si plusieurs salles sont disponibles, c'est la plus petite qui est choisie en fonction du nombre de participants.
• Salles de réunion: Recherche une salle disponible. Pour les restaurants, recherche une salle avec le nombre requis de sièges libres.
• Durée du modèle: Un modèle correspond à une journée. Pour un jour donné, vous pouvez ajouter un ou plusieurs modèles qui s'accumuleront. Bien entendu, vous pouvez également ajouter des modèles différents pour des jours différents.
• Lien de paramétrage des modèles: Situé en bas de l'écran où ils sont appliqués. Ils sont appliqués à partir du planning des activités dans le coin supérieur droit.

Automatisation des événements

Nous avons automatisé les activités nécessaires aux changements d'événements tels que les ajustements de période, les modifications du nombre de personnes ou les annulations.

• Modification du nombre de personnes: Un écran interactif permet de modifier facilement le nombre principal de personnes dans l'événement ou pour chaque activité s'ils sont différents. La modification des personnes dans une activité ajuste les quantités facturées en fonction du nombre de participants.
• Modification automatique des quantités: Uniquement pour les frais facturés par l'intermédiaire des nouveaux écrans. Pendant la transition entre l'ancienne et la nouvelle version de l'événement, vérifiez les frais.
• Options de changement de période:.
  • Déplacer tout l’événement: Déplace toutes les activités et tous les frais à la nouvelle date de début.
  • Prolonger la période de l’événement: Ajoute des dates vides à l’événement.
  • Raccourcir la période de l’événement: Annule les activités et les frais pour les dates raccourcies.
  • Modification manuelle de la période: Aucun changement automatique (les blocs de chambres sont des exceptions - ils suivent toujours automatiquement la période de l’événement).
  • Annulation de l’événement: Un nouvel écran facilite le processus d'annulation. Les activités sont automatiquement annulées. L'écran passe en revue les folios associés et suggère ceux qui doivent être annulés et ceux dont les paiements nécessitent un traitement spécifique. Les réservations de chambres liées sont ouvertes dans un écran où elles peuvent être annulées ou faire l'objet d'autres opérations.

Documents & Emails

Nous avons remanié la gestion des documents, les modèles d'impression et les emails, en facilitant l'exécution de chaque opération sans actions inutiles.

• Onglet Documents & Emails (4) : Onglet séparé pour gagner de la place sur l'écran principal. Les liens et les pièces jointes se trouvent également dans cet onglet.

Autres

• Nouvelle présentation "Tout-en-un" Inclut le pick-up des Blocs si l'événement dure jusqu'à 4 jours.
• Planning de Pick-up des Blocs: Vue plein écran (bouton planning dans les blocs), montrant toutes les chambres et leur disponibilité. Ajoutez et modifiez les blocs directement à partir du planning.
• Nouvelle approche de l'édition des champs: L'éditeur en ligne permet aux utilisateurs de rester concentrés sur l'écran principal tout en éditant des champs détaillés.
• Nouvelle vue de l'activité: Par jour et par heure, les salles de réunion et les restaurants sont affichés ensemble au cours d'une même journée, ce qui permet d'avoir une vision claire de l'ensemble de la journée.
• Édition rapide pour chaque activité: Y compris les frais qui y sont associés.
• Ancienne fonctionnalité de mise à jour en masse: Supprimée et remplacée par une nouvelle automatisation des changements.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des nouvelles fonctionnalités MICE, consultez nos articles détaillés sur le module Events v.2.