Киоск за настаняване на гости

Общ преглед

Нашият киоск HotelPass предлага идеално решение за обекти, които искат да опростят и подобрят процеса на настаняване на гостите. Независимо дали управлявате обект за самообслужване, нямате 24/7 рецепция или просто искате да предоставите на гостите допълнителна опция за настаняване, киоскът за настаняване и HotelPass могат да отговорят на всички ваши нужди.

Изисквания

• устройство ELO от нашия списък с поддържани устройства. Ще трябва да предоставите серийния номер на устройството.
• конфигуриран киоск за настаняване (свържете се с нашия екип за поддръжка на [email protected] за конфигурация). 

Как работи?

Гостите могат да сканират QR код, който сте им предоставили, на киоска за настаняване във вашия обект, за да намерят безпроблемно резервацията си и (в зависимост от вашите настройки) да платят на свързан терминал и да кодират своята карта-ключ. За най-добро изживяване на гостите се препоръчва да са се регистрирали онлайн преди пристигането си в обекта чрез нашето онлайн настаняване.

Ето стъпка по стъпка ръководство за пътуването на госта:

След създаване на резервация

След като резервацията на гост е създадена, можете да им предоставите QR кода чрез имейла за потвърждение.

• ако използвате нашия имейл шаблон за потвърждение по подразбиране, QR кодът ще бъде автоматично добавен към него

• ако използвате персонализиран имейл шаблон за потвърждение, трябва да добавите плейсхолдър {{booking.qr_code | qr_table}} в него.
• Като алтернатива, можете да добавите плейсхолдъра към всеки друг имейл, който сте създали в Guest Mailer.

Онлайн настаняване

• Гостите получават линк към онлайн настаняването чрез имейла за потвърждение на резервацията или друга комуникация преди пристигането.
• Гостите могат да инициират онлайн настаняването си по всяко време след получаване на имейла, като следват предоставената връзка.
• Те ще попълнят своите регистрационни карти, като въведат липсваща, но необходима информация. Това може да стане ръчно или с помощта на ID процесор, за да сканират своята лична карта или паспорт. В зависимост от вашите настройки, гостите може да трябва да попълнят една регистрационна карта за резервацията (за основния гост) или по една за всеки гост.
• Гостите ще подпишат регистрационните карти и ще се съгласят с общите условия на вашия хотел, както и с гаранционните и политиките за анулиране.
• В зависимост от вашите изисквания, гостите може да трябва да платят сметката си или да предоставят данни за карта, ако вече не са предоставени.
• След като онлайн настаняването приключи, гостите автоматично ще получат имейл HotelPass със същия QR код, който могат да добавят към своя Google или Apple Wallet. 

• На този етап състоянието на резервацията все още ще се показва като „Очаквана“, но ще бъде маркирана като „Онлайн настанени“.

Физически киоск

• При пристигане гостите отварят QR кода на своето устройство и го сканират на киоска.
• Ще им бъде предоставена информация за резервацията им.
• Ако не се е изисквало плащане по време на онлайн настаняването и имате поддържан картов терминал разположен близо до или на киоска (вижте нашата статия за хардуер за повече подробности) гостите ще трябва да платят. 
• Ако използвате карти-ключове, гостите ще бъдат подканени да вземат и кодират карта на свързания енкодер, който трябва да бъде поставен близо до киоска.
• След като този процес приключи, гостите са напълно настанени и могат да продължат към стаята си.

Настройки

Освен настройките свързани с шаблоните описани горе, има няколко други настройки в секция Настройки -> Всички настройки -> Връзка с клиенти -> Check-in Kiosk -> Настройки

• Име на хотела върху HotelPass; HotelPass фонов цвят; HotelPass Лого (1) - чрез тези настройки контролирате как ще изглежда HotelPass (QR код), когато госта го добави във своя Google/Apple Wallet.
• QR код имейл шаблон (2) - описано по-горе
• Час на настаняване (3) - по подразбиране чек-ин на устройството ще е възможно веднага при настъпване на датата на настаняване (след полунощ). Активирайте и задайте час, за да позволите настаняването от друг час (напр. 14:00)
• Затвори фолиото след плащане; Затвори с Тип документ(4)- изберете дали фолиото да се затваря (и с какъв тип документ) след плащане на терминал свързан с киоска.

Плащане и Фискализация

• плащане на Киоска е възможно само ако използвате нашата услуга за обработка на плащания и имате терминал доставен от нас, който е свързан към Киоска.
• от меню Настройки ->  Всички Настройки -> Документи -> Фолио имейл-шаблон -> Автоматичен имейл при приключване на фолио, може да активирате автоматичното изпращане на фактурата към госта. Препоръчваме да си настроите шаблон за Фолио имейл (таб "Шаблони")

• плащането ще се фискализира на фискалния принтер, който е избран по подразбиране за акаунта от меню Настройки ->  Всички Настройки -> Фискализация -> Българска фискална политика 

• ако фискалния принтер по подразбиране е Datecs, може да му активирате настройка "Поддръжка на електронен бон" от меню Настройки ->  Всички Настройки -> Фискализация -> Datecs фискални принтери -> редакция на принтера. Така, гостите ще имат електронен фискален бон добавен във Фактурата. 

• може да настроите Datecs принтер в режим "Електронен магазин", да активирате "Поддръжка на електронен бон" и да го заложите като фискален принтер по подразбиране за акаунта. Така плащанията от Киоска ще се фискализират, гостите ще имам електронен фискален бон във фактурата, а при вас няма да излизат физически (хартиени) фискални бонове.

Специфики на настаняването

• Ако гостите не са се регистрирали онлайн, когато сканират своя HotelPass на киоска, ще се покаже QR код, който ги насочва към процеса на онлайн настаняване. След като го завършат, те могат да използват HotelPass, за да завършат настаняването на киоска.
• Ако стая не е разпределена за резервацията, тя ще бъде автоматично присвоена по време на настаняването на киоска. Стаята ще бъде избрана от резервирания тип стая, налична за целия престой и маркирана като почистена.
• Ако стая е била разпределена, тя трябва да бъде маркирана като почистена, за да бъде завършено настаняването на киоска. Ако стаята все още е маркирана за домакинство, гостите ще бъдат уведомени, че стаята им все още не е готова и ще трябва да изчакат.
• Ако гостите имат множество отворени фолиа с начисления, те ще трябва да платят всяко от тях, за да завършат процеса на настаняване.