Туроператорски договори

Специализираният модул "Туроператорски договори" е насочен към решаване на специфичните казуси по калкулация на цените от договори с туроператори. Всеки договор се въвежда към профила на Компанията, за която се отнася.

Договорът има две основни настройки - "Условия" и "Тарифи". Първата част обхваща настройката на ценовите условия, така както те присъстват в договора. Втората част включва конфигурация на начина, по който тези условия могат да бъдат използвани в резервациите като избираеми тарифи.

Условия

Всеки договор е свързан с една Компания, а цените в него са само в една валута. Двете полета са задължителни.

Дефинирането на ценовите условия по договора се извършва със следните категории условия: Типове стаи и Пансиони, Сезони, Възрастови групи, Базови цени, Допълнителни пансиони, Специфично настаняване, Безплатни нощувки, Отстъпки, Туристически данък.

Туристически данък

За всеки договор, може да изберете дали да добавя или не Туристически данък. Изберете стойността в секцията с името на договора. Възможните опции са според стандартните настройки:

• Допълнително, отделно начисление - отделено начисление за всеки ден.

• Включен, общо начисление - няма да се отдели начисление, но в документите ще се вижда отделен текст, който описва сумата на включения Туристически данък.

Типове стаи и Пансиони

За всеки договор трябва да укажете типовете помещения и пансионите, за които се отнася. Тук може да заложите типовете стаи и пансионите по терминологията на Туроператора - така както са изписани в договора. Използвайки тази терминология имате следните предимства:

• Услугите във фактурата която предоставяте на туроператора, ще носят термините от договора. Така тя ще бъде по-ясна за тълкуване от туроператора. Например: вместо името на вашият тип стая "Стандартна стая", във фактурата може да пише терминологията на договорът - "Doppelzimmer". Същото се отнася и за изхранването.

• По едно условие от договора, може да настанявате в различни типове помещения. Например: в договора може да имате една цена за "Doppelzimmer", която може да свържете с няколко различни ваши типове стаи - "Двойна Море" и "Двойна Парк".

Попълнете типовете стаи и пансионите в горната лява част на договора.

В горния пример са създадени два типа стаи - DBL и APP, и три пансиона - RO, BB, HB. 

Всички имена са зададени така, както са посочени в действителния договор.

Възрастови групи

Ако договорът съдържа различни цени за децата, е нужно да дефинирате една или повече възрастови групи. Например: може да въведете две групи -  “Деца до 2г” и “Деца до 12г”. За име на групата използвайте кратък, но ясен текст. Този текст ще присъства в описанието на начислението, ако то се отнася за дете. За всяка възрастова група трябва да посочите максималната възраст, която обхваща. За правилна калкулация на цените, е нужно да попълвате възраст на децата във всяка резервация.

В примера по-горе сме създали 2 възрастови групи - Бебета с максимална възраст 2 години и Деца с максимална възраст 12 години.

Сезони

Дефинирайте времевите интервали, в които имате различни цени за помещенията. Дайте кратко име на всеки сезон и добавете периодите, които обхваща. В един сезон може да добавите множество периоди. Периодите на сезоните не може да се застъпват.

В примера по-горе сме създали 3 сезона - Low, Mid, High.  Сезоните Low и Mid обхващат по два различни периода.

Кодове за активация

Чрез кодовете за активация може да задействате Отстъпки или Допълнителни начисления, само за избрани резервации, които например участват в някаква промоция. Това става, след като в резервацията попълните съответния активационен код. В тази секция следва да дефинирате всички кодове, които ще бъдат обвързани с конкретни намаления или допълнителни начисления. Задайте ги с кратки и ясни имена:

• Кликнете върху моливчето, за да отворите редактора;
• Въведете кода и потвърдете с клавиш "Enter" от клавиатурата или кликнете върху бутона в края  на реда;
• Добавете толкова кода, колкото са ви нужни и потвърдете с бутон "Запази".

Базови цени

За всеки тип стая, задайте базови цени за сезоните, които сте дефинирали.

• Пансион - изберете пансиона, за който се отнася базовата цена. Започнете с най-ниския пансион от договора. За цените на останалите пансиони, вижте секция "Допълнителни пансиони".

• Цена за Стая или Легло - укажете дали цените които задавате в базовата позиция се отнасят за цялото помещение или за всеки гост (легло).

• Ако изберете “цена за Легло", може да попълните различни цени за всяка от възрастовите групи на децата. Цените за децата може да заложите като твърда сума, но може да използвате и процент отстъпка от базовата цена.

• Изберете Шаблон за начисление, ако желаете точно да определите всички полета на начислението за тази базова позиция - Ревеню Група и Категория, размер на Данъка, Допълнителни полета и т.н. Ако сте избрали “цена за Стая”, ще имате по едно начисление за всеки ден, ако сте избрали “цена за Легло”, ще имате отделно начисление на гост за всеки ден.

• Върху зададените базови цени, може да бъдат наложени корекции при различни комбинации от възрастни и деца. За повече информация вижте по-долу секцията Специфични настанявания.

В примера по-горе създадохме Базови цени за:

• Тип стая - DBL
• Пансион- RO
• Цена на легло
• Цени за възрастни - 45 през  Low сезон; 50 през Mid сезон; 55 през High сезон
• Цени за бебета - 100% отстъпка във всички случаи
• Цена за дете - 20% отстъпка във всички случаи

Това показва, че базовата цена за типа стая DBL е за изхранване RO. Ако има опция за доплащане за BB или HB, тя трябва да се добави като допълнителен пансион (вж. по-долу).

Освен това сме създали позиция и за APP, но при нея базовият пансион е BB. Това по същество означава, че при договора ни с ТО това е "най-ниския" пансион, предлаган за APP и единствената възможна добавка е HB.

Допълнителни пансиони

Тук дефинирайте цените на всички останали пансиони от вашият договор. Ако базовата позиция е за даден пансион, това означава че той е включено в цената и калкулацията няма да мине през тази секция.

За всеки ред:

• Изберете за кой пансион се отнася. Ако пансиона липсва в списъка, първо го добавете в секция “Типове стаи и Пансиони”.

• Цените за пансионите се залагат за всеки сезон. Цената се отнася за всеки от гостите. Въведете цени за възрастен и всяка от възрастовите групи на децата.

• Шаблон за начисление - изберете шаблон за да определите с какви параметри да се направи начислението за този пансион. Отделно начисление ще бъде създадено за всеки от дните и гостите. В текста на начислението се вижда както името на пансиона, така и възрастовата група на детето, ако начислението е за дете.

Специфични настанявания

Тук може да дефинирате условия, чрез които да промените базовата цена, както и цената на Допълнителното изхранване. Може да укажете конкретни комбинации от възрастни и деца, както и пореден номер на госта в стаята, за който се отнася корекцията. 

• Текст - въведеният текст ще се добави като описание на начислението, за по-голяма яснота как се е формирала цената.
• Тип стая - за кой тип стая се отнася условието. Полето е задължително, позволява да изберете повече от един тип.

• Възрастни и деца. За каква комбинация от възрастни и деца се отнася условието. Задължителни полета.

• За гостите от коя възрастова група се отнася условието - за възрастните или за деца от конкретна възрастова група. Задължително поле.

• За кой гост поред, бил той възрастен или дете, се отнася условието. Ако оставите празно, условието се отнася за всичките гости от избраната възрастова група.

• Цени или Отстъпки по сезони. Ако попълните стойност, тя ще замени цената от базовата позиция. Ако попълните процент, той ще се третира като отстъпка от базовата цена.

•  Цени/отстъпки за Настаняване. Активират се само, ако базовата позиция е дефинирана като “цена за Легло”.

•  Цени/Отстъпки за Допълнителни пансиони. Ако изхранването на госта е калкулирано от таблица Допълнителни пансиони, тази сума може да бъде коригирана чрез указване на твърда сума или отстъпка.

В примера по-горе създадохме следните специфични условия:

• За тип стая DBL сме заложили -50% намаление от цената на нощувка за дете, настанено с 2 възрастни. Отстъпка за допълнителня пансион не е заложена.
• За тип стая APP сме заложили различни цени за нощувките по сезони за 4-ти и 5-ти възрастен. Добавили сме и -20% намаление за долълнителния пансион.

Пакетни услуги

В тази секция може да дефинирате допълнителни услуги, които се начисляват към резервацията. Пакетните услуги са опционални и се активират за всяка резервация, за която има избран активационен код.  За момента, тази функционалност може единствено да начислява услуги в деня на пристигане.

• Код за активация - изберете, кой активационен код ще предизвика начисляване на пакетната услуга;
• Начисление-шаблон - изберете кой от предварително подготвени шаблони ще се приложи за това начисление;
• Цена - задайте цената, валидна за всеки от сезоните.

Безплатни нощувки

Тук може да дефинирате, в кои случаи резервацията има безплатни нощувки. Може да укажете колко и кои дни да бъдат безплатни - тези в началото или края от престоя.

• Текст. Въведеният текст ще се добави към текста на начислението, за да е ясно как се е формирала цената на нощувката.

• Филтри. За кои резервации се отнасят безплатните нощувки. Дефинирайте нужните филтри, може да комбинирате между минимален и максимален престой, типове стаи, множество периоди за датата на издаване на ваучера, дата на пристигане на резервацията както и период, в който резервацията има поне една нощувка (В хотела).

• Код активация - изберете дали отстъпката ще се активира само за конкретен активационен код, посочен в резервацията;

• Безплатни нощувки от началото и/или от края на престоя. Може да попълните и двете полета. Стойността на нощувките и пансионите, за избраните дни, ще бъдат 0.

Безплатните нощувки не засягат туристическия данък, ако сте избрали да се начислява такъв.

В горния пример създадохме условие 7=6:

• Чрез опциите Min/Max сме определили, че престоят трябва да бъде точно 7 нощувки.
• Прилага се и за двата типа стаи, част от договора.
• Приложимо за резервации с дати на ваучера между 01 януари и 31 март.
• Няма ограничение за това кога трябва да е пристигането.
• Посочили сме, че първата нощувка ще бъде безплатна.

Отстъпки

Дефинирайте други отстъпки, които предоставяте на резервациите.

• Текст. Въведеният текст ще се добави към текста на начислението, за да е ясно как се е формирала цената на нощувката.

• Филтри. За кои резервации се отнася отстъпката. Дефинирайте нужните филтри, може да комбинирате между минимален и максимален престой, типове стаи, множество периоди за датата на издаване на ваучера, дата на пристигане на резервацията както и период, в който резервацията има поне една нощувка (В хотела).

• Код активация - изберете дали отстъпката ще се активира само за конкретен активационен код, посочен в резервацията;

• Какво да се отстъпи - Нощувката и/или Допълнителни пансиони.

• Приложи за - за кои нощувки от престоя на резервациите да се приложи отстъпката. Само нощувките попадащи в периода подлежат на намаление.

• Как да се отстъпи. Поддържат се два метода "Без натрупване" и "С натрупване". 

  • Без натрупване ще изчисли отстъпката върху базовата цена, калкулирана до момента, без да взима в предвид други приложени отстъпки. 

  • С натрупване ще изчисли отстъпката, като първо извади направените преди това отстъпки и върху получената сума ще приложи процента на отстъпката. При този модел е важна последователността на изчисляване на отстъпките, защото всяка следваща зависи от направените преди това калкулации. Последователността на отстъпките се определя чрез полето "Номер по ред"

• Ексклузивно - ако настройката е включена, конкретната отстъпка се прилага самостоятелно и не се комбинира с други отстъпки.

  Пример: Ако ексклузивна отстъпка се приложи за конкретна резервация, всички останали отстъпки ще бъдат игнорирани, дори резервацията да отговарят на техните условия.

  • Процент на отстъпката - заложете размера на отстъпката.

Тарифи

В първата част разгледахме как се залагат ценовите условия на договора. В тази част ще разгледаме как да представим договора като тарифи, които могат да бъдат избирани в резервациите. Запишете договора и изберете бутон "Тарифи" (горе дясно). За тази стъпка е достатъчно да сте въвели типовете помещения и пансионите в секция “Типове стаи и Пансиони”. На тяхна база системата ще ви предложи комбинациите от продукти (тарифи), които да бъдат създадени.

Ще видите таблица, в която са комбинирани всички типове стаи и пансиони от договора. Ако таблицата е празна, означава, че в секция “Типове стаи и Пансиони” от договора, не са попълнени нужните данни. За създаване на тарифите, имате следните възможности:

• Оставете избран чек бокса "Предложения за стойности" и натиснете "Добави автоматично тарифи". Системата ще се опита автоматично да създаде правилните тарифи, отчитайки фактори като: досега направени договори, общоприети термини за наименование на пансионите, както и съвпадение на имената на типовете стаи.

• Ако автоматичната опция не работи добре във вашите условия, не използвайте "Предложения за стойности". Системата ще добави тарифи за всички празни позиции, а вие трябва да изберете Типа стая, Храните и Името на всяка тарифа.

• С бутон "+" може да добавите тарифа за конкретна комбинация Тип стая/Пансион. Напомняме, че срещу една комбинация Тип стая/Пансион от договора, може да добавите няколко тарифи, например за различни типове стаи (казуса Двойна море/ Двойна парк).

• С бутон "-" може да изтриете дадена тарифа. Така няма да е възможно да бъде избирана в резервациите. Ако тарифата вече е използвана в дадена резервация, тя ще бъде изтрита и премахната от резервацията.

• С бутона "Спри" може да спрете тарифата от продажба, но да я запазите като налична.

• 

  За всяка комбинация  тип стая DBL/Пансион, сме добавили до две тарифи. Създали сме по една тарифа за всеки от типовете двойни стаи в хотела Двойна парк/Двойна море.

  Разсинхронизирани тарифи

  Ако сте създали тарифи за Типове стаи и Пансиони, а в последствие, премахнете такъв тип стая или пансион от ценовите условия на договора, ще се появи нова секция с тарифите, за който няма ценови условия. Подобни тарифи може да изтриете, спрете или да ги преместите. С бутона "Премести", може да изберете нова комбинация от тип стая и пансион, за която да се отнася тази тарифа.

  Запишете промените след като сте готови с тарифите.

  В резервациите изберете Компанията (туроператора), Типа стая и Храните. В списъка с тарифи ще се предложи отговарящата на комбинацията тарифа. Предложенията може да са повече от едно, в случая с казуса Двойна море/ Двойна парк.

  Копиране на договори

  Имате възможност да копирате условията на вашия договор и да създадете друг много бързо. Това може да се дължи на създаването на договор към същата компания за новия сезон или на създаването на договор за друга компания, който има същите/подобни условия. В долната част на страницата използвайте бутона "Запиши копие". Ще се отвори прозорец, в който можете да въведете името на новия договор и да изберете компанията.

  Важно: Имайте предвид, че само "Условия" се копират."Тарифи" не се копират. След като копирате договора, задължително го редактирайте, за да създадете новите "Тарифи".

  

  
  

  

  Архивиране на договор

  След като периодът на договора изтече и вече няма да използвате тарифите към него, бихте могли да го архивирате. За целта:

  • От менюто за навигация изберете Настройки->Тарифни планове;
  • От лентата в долната част на екрана, изберете меню Повече->Тарифни планове;
  • Намерете тарифния план, чието име съответства на името на договора и го архивирайте.