Много често заедно с мероприятието също така предоставяте и настаняване за участниците. Тъй като обикновено това е голяма група от хора, която отнема повече време за организиране, потвърждението за това колко стаи ще бъдат необходими не идва веднага.
Чрез раздела "Блокове" в основното събитие може да създадете блокове за хотелски стаи, които в зависимост от техните статуси или статуса на мероприятието може да повлияят и намалят наличността на стаите.
Важно: Функционалността "Блокове" е особено полезна за управление на големи групи, които желаят да отседнат във вашия хотел и не организират мероприятие - например да заложите Контингенти на Туроператори или Тур-серии.
Освен това можете да прикачите тарифа към блоковете със стаи, за да генерирате цялостна ценова оферта и да прикачите код, позволяващ на организаторите/гостите сами да резервират стая от блока през BookDirect (ОРС)
Създаване на Блок
За да създадете блок, натиснете бутон "New" в раздела "Блокове" на страницата на мероприятието.
Ще бъдете пренасочени към екрана с блокове, където може да създадете блоковете:
За да създадете блок:
- натиснете иконата "+" в горния десен ъгъл.
- изберете за кой тип стая искате да създадете блок.
- На следваща стъпка изберете датите, за които искате да блокирате стаи. Имате 3 възможности:
Цял период
Автоматично се избират датите на събитието и се прилага блокиране за всеки ден от събитието за избрания тип стая. След като изберете "Цял период", ще бъдете подканени да въведете колко стаи искате да блокирате и дали искате да приложите Релийз дни, специфични за този блок.
Периоди
Можете да въведете един или много периоди, за които да блокирате стаи. Тези периоди трябва да са в рамките на периода на цялото събитие, което сте създали. Тази опция е изключително полезна, когато прилагате блокиране за контингенти на туроператори или тур-серии. Можете лесно да блокирате стаи за много периоди в рамките на един и същи блок/събитие.
След като изберете "Периоди", ще бъдете подканени да изберете период(и), да въведете колко стаи искате да блокирате за всеки период и да зададете Релийз дни, специфични за всеки период.
Освен това можете да копирате добавените от вас периоди и да ги поставите в друг блок - например при създаване на блокове за друг тип стая.
Дни
Можете да блокирате различен брой стаи за всяка от датите на събитието. След като изберете "Дни", ще видите списък с всички дати в рамките на събитието.
Разполагате с няколко инструмента, които могат да ви помогнат да добавяте блокове по-лесно, особено в случай на дълги събития:
- Дата (1) и Отиди на дата (2) - можете да промените началната дата на списъка;
- Масова редакция (3) - добавете броя на блокираните стаи за целия период, зареден в списъка.
Допълнителни детайли за блока
Освен създаването на блок и евентуалното му превръщане в резервация, модулът Блок предоставя и някои по-разширени функции. Независимо от това кой от трите режима сте използвали за прилагане на блока (Цял период, Периоди, Дни), преди да финализирате блока, ще ви бъде показан следният екран:
- Име (1) -можете да въведете име на блока. Използва се само за вътрешни информационни цели.
- Код (2) - въведете код за блока. Можете да предоставите този код на организатора/гостите и те да го използват, за да създават сами резервации от блока чрез BookDirect. Прочетете още ТУК.
Забележка: Понастоящем всеки блок трябва да има уникален код. Използването на един и същ код за няколко блока не се поддържа в момента.
- Описание (3) - може да добавите допълнително описание за вътрешна употреба, видимо в реда на самия блок;
- Тарифа (4) - изберете тарифа, разпределена към блок. Чрез избирането на тарифа в блока, ще:
- позволите на организаторите/гостите, да резервират от самите блокове в BookDirect (ОРС) в съчетание с кода (2);
- имате прогноза на очакваните приходи в справката "Прогноза и темп на заетостта/приходите".
- можете да генерирате оферта, която включва ценообразуване на стаите;
- спестите време, когато ръчно конвертирате блокове в резервации, тъй като тази информация ще бъде автоматично прехвърлена към резервацията.
- Ръчна цена / валута (5) - ако сте договорили конкретна цена за блока, която нямате в тарифата, може да приложите ръчна цена, която ще се използва вместо цената на избраната тарифа.
- Възрастни / Деца на стая (6) - въведете за колко възрастни + деца се прилага тази комбинация от тип стая и тарифа.
- Статус (7) - може да промените статуса на блока на "Опционален" или "Анулиран".
Важно: Различните блокове имат различни статуси, например блок за тип двойна стая може да бъде активен, докато блокът за тип апартамент може да бъде опционален.
Важно: Блоковете с "Опционален" статус няма да намалят наличността на съответния тип стая. Освен това ако мероприятието е със статус "Опционален" или "Контингент", неговите блокове могат да бъдат само опционални.
Резултат
Технически това е всичко, което ви е необходимо, за да създадете блок. Просто кликнете върху "Запази" и докато статусът на блока е "Активен", съответният брой стаи ще бъде изваден от наличността и резервиран за това събитие.
Можете да видите блоковете за всеки тип стая, посочени в Прогнозата за заетост.
Допълнителни блокове за същия тип стая
Често може да се наложи да използвате два блока за един и същи тип стая. Например, организаторът може да иска оферта/блок за няколко стаи DBL с цена/стойност за двойно настаняване и още няколко с цена за единично настаняване. Това означава, че трябва да създадете допълнителен блок за DBL с цена/стойност/код за единично настаняване. За да го добавите, следвайте същата процедура за добавяне на блока и просто изберете различна цена за него или приложете ръчна цена.
Вече знаете как да създавате блокове, да прилагате тарифи и кодове и др. Моля, не забравяйте да прочетете и Мероприятия - Конвертиране на блокове в резервации, за да научите как можете да превръщате блокове в резервации и как гостите могат сами да резервират, а ето и допълнителна информация - Мероприятия - Документи за мероприятие, за да видите как информацията за блоковете е представена в документите за мероприятие (както вътрешни, така и предназначени за гостите).