Много чест казус в рамките на MICE сегмента е да имате зададени мероприятийни пакети, които включват артикули, услуги и различни прояви, например, може да има "Дневен пакет", който включва наема на залата за мероприятието, канцеларски материали, IT оборудване, кафе-пауза и обяд.
От друга страна може да работите с компания, с която сте се договорили, че ще блокирате 20 хотелски стаи за групи, организирани от тях за всяка събота през следващата година.
Естествено, създаването на всички тези мероприятия от начало, както и създаването и добавянето на всички блокове, артикули и прояви може да бъде доста времеемка и трудоемка задача.
За да улесните вашата работа с Мероприятията, сме добавили функционалност, която ви позволява да копирате цели мероприятия или части от тях към друго Мероприятие.
Важно: За да копирате мероприятие, първо създайте ново мероприятие - задайте датите, име, изберете компанията/агента, който организира мероприятието. Функцията за копиране копира блоковете (със свързаните тарифи, блок кодовете НЕ се копират), резервации за зала за мероприятие и кетъринг прояви (с техните типове прояви, подредба, местоположения, описания и бележки за персонала), начисления във фолиото на мероприятието.
Веднъж създали новото мероприятие:
- изберете бутон "Функции" и изберете "Копирай от".
- намерете мероприятието, от което желаете да копирате елементите - може да търсите по име на мероприятието; да търсите сред мероприятията, закачени към профил на компания или мероприятия, свързани с конкретен етикет.
Забележка: Трите полета за търсене работят в комбинация. Например, ако сте избрали "Компания" и търсите по име, системата ще търси мероприятие с това име, свързано с избрания профил на компания.
- Щом намерите мероприятието, от което желаете да копирате информация, кликнете върху "Маркирай", за да продължите напред.
- следващата стъпка е най-важната:
- Нови от дата (1) - въведете на коя дата избраното мероприятие да бъде копирано. Вижте повече относно "Съотносимост на дата" по-долу.
- Нов брой лица (2) - въведете броя на присъстващите за новото мероприятие. Тази информация ще бъде прехвърлена към резервациите за зала за мероприятие и кетъринг.
- Брой начисления (3) - изберете как начисленията да бъдат калкулирани за новото мероприятие. Вижте повече относно "Брой начисления" по-долу
- Включени елементи (4)- изберете от кои елементи ще бъде копирана информация
- Начисления към мероприятие - начисленията, регистрирани директно във фолиото на мероприятието ще бъдат копирани
- Кетъринг - всички кетъринг прояви и свързаните начисления
- Резервации за зала за мероприятие - всички резервации за зала за мероприятие и свързаните начисления
- Блокове - всички блокирани стаи по типове стая и тарифи
Когато сте въвели информацията и направили селекциите, просто кликнете върху "Копирай" и информацията ще бъде копирана в новото мероприятие, с новите дати, новият брой лица и регистрираните/калкулирани начисления.
Важно: Може да копирате информация от няколко мероприятия в едно - например, копирайте резервациите за зала за мероприятие и кетъринг прояви от другото мероприятие. Просто изберете само един елемент "Резервации за зала мероприятие", когато копирате от първото и само един избран елемент "Кетъринг", когато копирате от второто. Освен това може да копирате няколко пъти от едно и също мероприятие -например, желаете да копирате Резервациите за зала за мероприятие, но методът "Брой начисления" да бъде "Директно", докато елементът "Кетъринг прояви" да бъде копиран с "Брой начисления" като "Коефициент". Отново, копирайте веднъж с избрани резервации за зала за мероприятие и "Брой начисления" - Директно; след това втори път с избран "Кетъринг" и "Брой начисления" - Коефициент.
Съотносимост на датите
Когато копирате съдържанието на едно мероприятие към друго, е много важно да знаете как работи копирането на дата.
Да изследваме следния казус:
- Имали сме двудневно мероприятие, от което желаем да копираме информацията. Има елементи и начисления за 01.01.2022 г. и 02.01.2022 г.
- Създаваме ново мероприятие за 4 дни - пристигане на 01.08.2022 г. и заминаване на 04.08.2022 г.
- Докато копираме съдържанието, въвеждаме в полето "От дата": 01.08.2022 г.
- Сега елементите и начисленията, копирани от старото мероприятие, където са били за 01.01.2022 г., ще получат нова дата - 01.08.2022 г.; тези, които са били за 02.01.2022 г. ще бъдат за 02.08.2022 г..
- Още веднъж копираме от същото мероприятие, но този път въвеждаме датата 03.08.2020 г.
- Копираните елементи и начисления на старото мероприятие, което първоначално е било за 01.01.2022 г. сега ще бъде 03.08.2022 г., а тези за 02.01.2022 ще станат за 04.08.2022 г.
Съотносимост на количествата
Когато копиране съдържанието, имаме две опции как начисленията да бъдат копирани:
- Директно - количеството на всички начисления ще бъде директно копирано, както са си. С други думи, ако начисление от първоначалното мероприятие е имало количество 10, начислението на новосъздаденото мероприятие също ще има количество 10.
- Коефициент - ще бъде приложен модел, при който новите количества ще следват пропорцията между стария брой лица и нововъведените брой лица.
Например: Имате мероприятие с кетъринг дейност за 10 лица и начисления:
- Вода - 2 евро x 10
- Coca-Cola 1.5 l - 4 евро x 2
- Fanta 1.5 l - 4 евро x 1
Когато създаваме новото мероприятие и копираме, въвеждаме в полето "Лица": 20.
Коефициентът между новия и стария брой лица е 20 / 10 = 2. По този начин копираните начисления ще имат следните стойности:
- Вода - 2 EUR x 20 – Начислението за вода ще има количество - 20 (10 * 2)
- Кока-кола 1.5 l - 4 евро x 4 – Начислението за кока-кола ще има количество - 4 (2*2)
- Фанта 1.5 l - 4 евро x 2 - Начислението за фанта ще има количество - 2 (1 * 2)
Същата логика ще бъде използвана, ако новият брой лица е по-малко от стария. Моля, обърнете внимание, че начисленията, регистрирани директно във фолиото на мероприятието (не през резервациите за зала или кетъринг прояви) се копират 1:1.
Блокирани стаи
В процеса на копиране на блокове се следват принципите за съотносимост на датите, но броят на копираните стаи е 1:1. По този начин това, което е било въведено в първото мероприятие, това ще бъде копирано в новото мероприятие, като само датите ще се променят в съответствие с модела за съотносимост на датите. Моля, обърнете внимание, че не може да копирате Блокове, които имат по-дълга продължителност от мероприятието, към което са копирани. В този случай продължителността на блока ще надхвърли периода на новото мероприятие, водещо до грешка.
Примери
За да илюстрираме как може да използвате функцията "Копирай от" и различни сценарии, нека разгледаме няколко примера.
Пример 1
Да приемем, че вземем местния Ротари клуб за техните регулярни срещи с вечеря и настаняване. Имали сме вече едно мероприятие и желаем да резервираме второто. Всичко между двете мероприятия едно и също, освен датата и броя на присъстващите. Видеото по-долу показва действията, които предприехме:
А именно:
- намерихме първото мероприятие на Ротари, което сме имали и започнахме да копираме информацията от него.
- въвели сме новия брой лица - 100 лица.
- избрахме да копираме всичко без начисленията/информацията за зали за мероприятие.
- избрахме "Коефициент" за количество начисления - това ще измени количеството на начисленията в новото мероприятие и ще има стойност за 100 лица вместо 59 лица, както бяха в оригиналното мероприятие.
- направихме друго копие и копирахме само информацията за залите за мероприятие.
- използвахме "Директно" за количеството начисление - по този начин начисленията за резервация за зала за мероприятие ще бъдат копирани 1:1. Причината за това е, защото начисленията са статични и не зависят от броя лица - наемането на залата за мероприятие e с плоска цена; наемането на оборудването е плоска цена (в нашия случай). Те са регистрирани с количество 1 и трябва да останат с количество 1.
- резултатът е, че имаме копирани блоковете с хотелски стаи; имаме копирани кетъринг проявите, заедно с начисленията за 100 души; имаме резервация за зала за мероприятие, копирана заедно с плоски цени за наемане. Всичко това ни спести значително количество време, защото не трябва да въвеждаме всяка информация отделно и ръчно да правим начисления.
Пример 2
В този случай нямам реално мероприятие. Договорили сме се с местна компания, която ще блокира за тях 12 хотелски стаи за всяка събота за групите, които организира. Използваме модула за мероприятия и блоковете, за да резервираме стаите.
Нека изясним какво направихме:
- създадохме новото "мероприятие", за да приложим блоковете.
- започнахме процедурата по копиране и намерихме първото мероприятие.
- само копирахме блоковете, тъй като има само блокове от хотелски стаи в оригиналното мероприятие.
- от тук нататък, можем да продължим със създаването на останалите мероприятия, за да блокираме стаите за всяка втора събота.