Интерфейсът към счетоводен софтуер Business Navigator е разработен с цел да осигури пренос на документите, издадени във вашата Clock PMS+ система към счетоводния софтуер. Документите се експортират в един CSV файл, който съдържа информация за основните атрибути на документите, редовете и плащанията към тях. С помощта на настройките, които сме предвиди, имате  възможност да изберете кои видове документи да се включат в експортния файл. Самия експорт се инициира от Clock PMS+  като се избира период, за който да се експортират документите.

 

Внимание: Преди да стартирате настройките се уверете, че за вашия акаунт е включено съответното разширение. Въпроса за разширенията може да коментирате с търговеца, отговорен за вашия обект.


Настройки

 За да стартирате настройките отворете менюто за навигация и изберете  Справки->Всички справки->Експорт на данни->Business Navigator Export->Настройки


 Общи настройки

  • Експорт на анулирани документи - разрешава или забранява експортирането на анулирани документи. При включена настройка, стойността на колона IS_ANUL  е 0 за реда на валидния докумнет и 1 за реда, в който се подава анулиацията;
  • Експорт на имената на колоните - разрешава или забранява показването на хедър с имената на полетата;
  • Разделител на колоните - по подразбиране е ','. При нужда може да бъде променен;
  • Стойност за идентификационен номер при липсващ - по подразбиране '9999999999' ( десет деветки);
  • Стойност за Булстат при липсващ идентификатор - по подразбиране  '999999999' (девет деветки);
  • Стойност за име на контрагент при липсващ идентификатор -  по подразбиране  'Общ Контрагент';
  • Място на издаване - попълнете място на издаване на документа;



Настройка на експортиращи полета

Изберете полетата, които ще се използват за извличане на данни за клиентски номер и счетоводна сметка за начислението:

  • Изберете поле за идентификационен номер на гост - списък с полетата на гост профилите, обикновено се посочва полето служещо за ЕГН (person_id) или  предварително създадено допълнително поле, което се попълва за всеки гост. Стойностите в това поле се подават като клиентски номер в колона CLIENT_IDENT_NO. При липса на стойност се взема стойността по подразбиране.
  • Изберете поле за счетоводна сметка на начисление - списък с допълнителни полета за начисленията, посочва се от кое да се експортира счетоводна сметка. Подава се за всеки ред с услуга в колона SERVICE_ACCOUNT_NAME и служи за връзка със счетоводната система.




Важно: Няма предвидено стандартно поле, в което да се попълва сч. сметка, сч. група или друг шифър, който да се използва при осчетоводяване на прихода от конкретното начисление. За нуждите на експорта, трябва да се конфигурира допълнително поле, в което да се заложат необходимите стойности. При конфигуриране на шаблоните за начисления, за всеки изберете коректна стойност за допълнителното поле. Тази стойност ще се прехвърли към всяко начисление и ще се включи в експортния файл.

Ако полето бъде конфигурирано по-късно, данните за него няма да се прехвърлят във вече съществуващите начисления. Може да ги добавите ръчно.


Настройка на експортен таг за типовете документи

Чрез експорт таговете към документите, указвате кои видове документи да се включат в експортния файл. С помощта на тях счетоводната система ще разпознае вида на всеки документ (Фактура, Сметка, Фолио и т.н.). За всеки тип документ има предвидени четири полета за свързване, които отговарят на правия, кредитния и дебитния документ.


*Кредитния документ е добавен два пъти поради възможността за издаване на документ с отрицателна стойност. Може да попълните еднакви или различни стойности, според начина на вашата работа.

Стойностите на експортните тагове се попълват в зависимост от нуждите на счетоводната система. Например за документ "Фактура" може да попълните следните стойности: за правия документ – 1; за кредитния - 4, за дебитния - 2.

Към счетоводната система се изпращат само документи, за който има попълнени експорт тагове. Обсъдете таговете на конкретните документи с представител на счетоводния софтуер.


Настройка на експортен таг за ДДС %

Всеки ред от документа се облага с определен данък. Полето за свързване дава възможност счетоводната система да идентифицира данъка, с който се облага реда. Може да се попълни счетоводна сметка, размера на данъка или произволен код.

С бутон "+" може да добавите толкова реда, колкота са нужни за да се опишат експорт таговете на всички данъчни ставки, с които работите.



Настройки на типовете плащане

От менюто за навигация изберете Настройки->Всички настройки->Подтип плащане->Сметки в главната книга


Чрез попълване на код или сметка, счетоводната система може да идентифицира типовете на плащанията към документите. Стойността се подава в колона PAYMENT_EXPORT_TAG.

Следва да се въведат стойности за всички типове плащания, които се използват. Могат да бъдат попълнени и след издаване на документите. Стойностите на кодовете обсъдете с вашия счетоводен отдел или представител на счетоводния софтуер.



Изпълнение на експорта

От менюто за навигация изберете  Справки->Всички справки->Експорт на данни->Business Navigator Export->Експорт

Посочете начална и крайна дата на експорта, в които се включват издадените документи за този период (крайните дати са включително). Изберете кодировка на файла. Ако не сте сигурни кой формат да използвате, консултирайте се с представител на счетоводния софтуер. За да стартирате експорта изберете посочения бутон.


Особености 

Имайте предвид следните особености: 

  •  При клиенти с данъчен режим  Данъкът е включен в цените, закръгляне - в тотал, за да няма разминавания в сумата на общите стойности на редовете спрямо тотала на документа, възникналата Разлика при закръгляване на данъка,се отнася по редовете от съответната данъчна категория. Разпределението на стойностите става по 0.01  на начисление от съответната данъчна група, като се започне от тези с най-голяма стойност.
  • Плащанията се подават само към правия документ. Дебитните и кредитните известия нямат плащания.


Структура на файла                                                                                                                                                                                                          

            

Поле

        
            

Тип

        
            

Описание

        
            

ID_DOC

        
            

INTEGER

        
Идентификатор  на документа. Може да се повтори само в записа за анулиране на първоначално издадения документ.        
            

LINE_TYPE

        
            

CHAR(16)

        
 Тип на записа. 'doc_line' за редовете на документа. 'doc_payment' за  плащанията към документа.      
            

DOC_TYPE_EXPORT_TAG

        
            

VARCHAR(30)

        
Експортен таг на типа документ. Свободно за попълване поле в настройките на интерфейса, предназначено за връзка със счетоводни системи        
            

DOC_TYPE_NAME

        
            

VARCHAR(50)

        
Име на типа на документа. Видовете документи и имената се настройват от потребителите  в номенклатурата на документите.        
            

DOC_NUM

        
            

VARCHAR(20)

        
Пълен номер на документа, така както е отпечатан в документа за клиента. Съдържа водещи символи и       запълващи нули. 

ANNUL_PROT_NUM


VARCHAR(20)


Ако даден документ е  анулиран с протокол за анулиране, тази колона трябва да съдържа номера на протокола. За сега е празно поради липса на такава функционалност.

DOC_DATE


DATE


 Финансова дата, на която е издаден документа.

CLIENT_IDENT_NO


VARCHAR(30)


Идентификационен номер на получателя на документа. Може да е  ЕГН за физическите лица, но попълването     зависи от потребителя.  Полето, от което да се извличат данните се попълва в настройките на интерфейса. За юридическите лица данните се извличат от поле "ЕИК / БУЛСТАТ.", където следва да се въведе идентификационен код на юридическото лице. Ако липсват данни в съответното поле, се връща стойността по подразбиране от настройките на интерфейса ('9999999999')
CLIENT_NAME

VARCHAR(100)


Име на получателя на документа. Ако клиента             няма идентификационен номер (предното  поле), то в това поле се връща дефолт стойност от настройките на интерфейса   ( по дефолт 'Общ контрагент').

CLIENT_TAX_REG_NUM


VARCHAR(30)


Регистрационен  номер по ДДС за юридическите лица. Ако клиентът няма идентификационен номер в това поле се връща дефолт стойност от настройките на интерфейса (по дефолт '999999999')

CLIENT_MOL


VARCHAR(30)


Материално отговорно лице за получателя.

CLIENT_RECIPIENT_NAME


VARCHAR(100)


Име на лицето приело документа (получил).

CLIENT_POST_ADDRESS


VARCHAR(100)


Адрес на получателя на документа.

CLIENT_COUNTRY_CODE


VARCHAR(10)


Код на Националността по ISO2 на получателя на документа. Подават се 2 слимвола.

       

ID_SERVICE


INTEGER


 Уникален идентификатор на услугата. Полето е празно ако записът е за плащане.

SERVICE_ACCOUNT_NAME


VARCHAR(30)


Експортен таг на услугата. Свободно дефинирано от потребителя поле, за ползване в начислението, предназначено за връзка със счетоводни системи. Потребителят може да създаде това поле в "Начисления- доп. полета", да дефинира неговите стойности, след което да го укаже в настройките на интерфейса. Полето е празно ако записът е за плащане.

LINE_NAME


VARCHAR(100)


Основание. Полето е празно ако записът е за плащане.

TAXATION_ACCOUNT_NAME


VARCHAR(50)


Експортен таг на данъка. Свободно за ползване поле предназначено за връзка със счетоводни системи.Задава се в настройките на интерфейса. Полето е празно ако записът е за плащане.


DOC_CURRENCY


CHAR(3)


Валута на документа. 

QTY_POST


NUMERIC(15,2)Количество. Полето е празно ако записът е за плащане.

WOT_VAT


NUMERIC(15,4)


Нетна (без данъци) сума на реда във валутата на документа. Полето е празно ако записът е за плащане.

VAT


NUMERIC(15,4)


Сума на данъка. Полето е празно ако записът е за плащане.

PAYMENT_NUM


VARCHAR(20)Идентификационен номер на плащането, не подлежи на конфигурация. Полето е празно ако записът е за услуги или.

PAYMENT_TYPE


VARCHAR(20)


Име на начина на плащане. Полето е празно ако записът е за услуги.

PAYMENT_EXPORT_TAG


VARCHAR(30)


Експортен таг на плащането. Свободни за ползване полета в Сметки в главната книгапредназначени за връзка със счетоводни системи. Потребителят може да редактира това поле в Съответствия на кодове с Главната книга в настройктата на подтиповете плащания. Полето е празно ако записът е за услуги.

PAY_CURRENCY


CHAR(3)


Валута на плащането. Може да е различна от             валутата на документа. Полето е празно ако записът е за услуги.

PAY_VALUE


DOUBLE             PRECISIONСума на плащането или усвояването на депозит във валутата на самото плащане. Полето е празно ако записът е за услуги.

EQUAL_DOC_VALUE


NUMERIC(18,4)


Сума на плащането във валутата на документа. Полето е празно ако записът е за услуги.

ISSUE_PLACE


VARCHAR(30)


Място на издаване на документа

IS_ANUL


INTEGER


За оригиналната операция е 0, за анулацията е 1.
MASTER_DOC_NUM

VARCHAR(20)


За редовете с плащания - номер на документа, за който се отнася плащането;
За редове от дебитни/кредитни документи -  номер на основния документ, за който се отнася корекцията;
DOC_CURRENCY_RATE

NUMERIC(15,4)


Валутен курс на валутата на документа , спрямо националанта валута.


Моля, вижте също така допълнителния файл с примерен експорт.