Dopo aver consultato l'articolo Housekeeping V2 - Impostazioni, qui potete scoprire le operazioni che possono essere eseguite nell'Housekeeping V2.


Previsione delle attività Housekeeping. Dopo aver creato gli schemi, il sistema genererà una stima delle attività Housekeeping basata sulle prenotazioni inserite. Essa tiene conto dei turni di manutenzione e di altre due opzioni approfondite di seguito: "Attività Housekeeping all'arrivo" per una prenotazione specifica e attività relative a determinate tariffe e pacchetti.


La previsione fornisce informazioni per ciascuna data - numero di attività e somma dei crediti. In base al numero di crediti per una governante da voi predefinito, ovvero la mole di lavoro che una governante può gestire giornalmente, il sistema calcola quante governanti saranno necessarie.

La previsione delle attività Housekeeping può essere aperta da "Altro" - "Report" - "Previsione Housekeeping".


Attività Housekeeping all'arrivo per una determinata prenotazione

Se una prenotazione richiede una preparazione particolare della camera, è possibile specificarlo nella prenotazione stessa. Ad esempio, i beni di consumo VIP o una richiesta speciale degli ospiti. Anche queste attività sono incluse nella previsione.


Nella schermata di modifica della prenotazione, selezionate le attività necessarie nel campo "Attività Housekeeping all'arrivo". È possibile utilizzare le note esistenti. Per evitare la creazione di attività per ogni richiesta speciale, è possibile crearne una sola denominata "Attività speciale all'arrivo", ad esempio, e descrivere le specifiche in una nota di pulizia relativa alla prenotazione. Le note delle prenotazioni continueranno a comparire nel Report delle attività Housekeeping.



Attività relative a determinate tariffe, pacchetti o servizi extra

Per trasmettere automaticamente le informazioni provenienti dal reparto vendite al reparto Housekeeping, è possibile specificare uno schema Housekeeping nei modelli di addebito. In questo modo si crea un collegamento tra i servizi aggiuntivi, le tariffe (attraverso i modelli di addebito per gli elementi del pacchetto) e le attività Housekeeping specifiche. Gli schemi Housekeeping senza una tipologia di camera sono progettati in questo modo, perché altrimenti saranno applicati automaticamente invece di essere attivati solo quando c'è un addebito (per una camera, un servizio aggiuntivo o un elemento del pacchetto) legato a questo schema Housekeeping per la data indicata.


È possibile utilizzare questa funzione per risolvere la questione dei letti aggiuntivi e delle culle per bambini, così come il rifornimento di materiali speciali relativi a vari pacchetti. Ecco come fare:


Se per una data specifica c'è un addebito contenente uno schema Housekeeping, questo sarà attivato per la data in questione. Ciò non significa che debba esserci necessariamente un'attività per questa data in questo schema.


Nota: Se si tratta di uno schema relativo all'arrivo e ci sono addebiti per ogni giorno del soggiorno, questo porterà alla creazione di una sola attività all'arrivo. Ed è vero anche il contrario. Se lo schema è valido per tutti i giorni di un soggiorno ma c'è un solo addebito all'arrivo, verrà creata solo un'attività di arrivo. In altre parole, per creare un'attività per una data, è necessario avere una combinazione di un addebito e uno schema che definisca un'attività per questa data.


Ecco un altro esempio relativo ai letti aggiuntivi:

  • Impostate due attività: "Letto aggiuntivo" e "Cambio lenzuola del letto aggiuntivo";
  • Impostate lo schema "Letto aggiuntivo" senza specificare alcuna tipologia di camera;
  • Create una linea di schema con l'attività "Letto aggiuntivo" impostata all'arrivo;
  • Create un'altra voce dello schema con 'Cambio lenzuola aggiuntive' da eseguire ogni N giorni;
  • Impostate un modello di addebito (o modificatene uno esistente) e selezionate in esso lo schema di cui sopra (andando su "Altro" - "Impostazioni" - "Modelli di addebito" - Schermata di creazione/modifica del modello di addebito - "Modello Housekeeping");
  • Se avete delle tariffe che includono un letto aggiuntivo, aggiungete questo modello di addebito ai pacchetti che comprendono un letto aggiuntivo. Se non utilizzate i pacchetti tariffari, aggiungete lo schema Housekeeping alla tariffa della camera con letto aggiuntivo (nel conto della prenotazione dovete cliccare su "Modifica" accanto alla tariffa della camera e selezionare lo schema desiderato nel campo "Modello Housekeeping".
  • Create una prenotazione con questa tariffa e addebitate il servizio aggiuntivo;
  • È possibile utilizzare la Previsione Housekeeping per verificare se le attività di cui sopra vengono indicate all'arrivo e per tutti gli altri giorni del soggiorno;


Gestione dei Compiti Housekeeping

Le attività, gli schemi, le specifiche di una prenotazione, così come i pacchetti, i costi e le tariffe, costituiscono i compiti effettivi per ogni data. Un'attività Housekeeping è un compito particolare che definisce quando, dove e da chi devono essere eseguite determinate mansioni. Le attività completate nei giorni precedenti sono registrate in un archivio (ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione sottostante Archivio Attività). 


La gestione dei compiti housekeeping per una data segue questi passaggi:

  • Creazione di attività per una certa data
  • Priorità dei compiti
  • Distribuzione dei compiti tra le governanti
  • Cambio dello stato per ciascuna mansione
  • Aggiunta di nuovi compiti per le governanti o per il personale addetto alla manutenzione


Creazione dei compiti per una certa data

All'inizio di ogni giorno, impostate i relativi compiti. Andate su "Disponibilità" - "Compiti Housekeeping" - "Genera". Vedrete quanti compiti verranno creati. Confermate.


I compiti vengono creati come "Non assegnati", ovvero non viene stabilito chi deve eseguire quella determinata mansione. Si prega di notare che se avete dei compiti impostati per l'arrivo, le prenotazioni in arrivo devono avere delle camere assegnate, perché la regola è che ogni attività deve essere legata a una camera. Solo allora potrete visualizzare le informazioni relative alle attività legate alla prenotazione.


Priorità delle attività

Ogni compito ha una certa priorità. Può essere stabilita automaticamente o manualmente. Il livello di priorità delle attività influisce sulla disposizione dei compiti nei report per le governanti (Compiti Housekeeping), in modo che siano informate dei compiti che hanno la massima priorità. Nel caso dei compiti creati automaticamente, la priorità viene stabilita in base all'arrivo anticipato o al late check-out. L'arrivo anticipato e il late check-out sono state aggiunte come nuove opzioni nelle prenotazioni. In caso di arrivo anticipato, le attività Housekeeping hanno la massima priorità. Il late check-out riduce il livello di priorità e il resto dei compiti ottiene così un ordinario livello di priorità. È possibile modificare la priorità di ogni compito utilizzando il tasto a forma di stella accanto a ciascuno di essi, cliccandoci sopra tutte le volte che si desidera raggiungere il livello di priorità desiderato.


Distribuzione delle mansioni tra le governanti

La distribuzione può essere automatica o manuale. Per distribuire automaticamente i compiti, andate su "Disponibilità" - "Attività Housekeeping" - "Assegnazione automatica". Il sistema suggerirà il numero di governanti necessario per lo svolgimento dei compiti (in base alla somma dei crediti). Potete scegliere tra il numero di governanti i compiti da distribuire. Il sistema utilizzerà il numero di governanti da voi indicato per distribuire i compiti e per creare una lista di compiti per ciascuna governante. Il sistema assegnerà inoltre un numero consecutivo ad ogni lista: 1, 2, 3, ecc.


Distribuzione automatica dei Compiti HousekeepingCi sono due algoritmi che stabiliscono il modo in cui verranno distribuiti i compiti tra le governanti.

  • Nella schermata di distribuzione automatica dei compiti (dopo aver cliccato il pulsante "Assegnazione automatica") tra le governanti, è possibile scegliere l'algoritmo da utilizzare: Ordine ottimale o stabile.
  • Ottimale: Si tratta di un algoritmo che permette di trarre vantaggio dalla distribuzione equa dei compiti tra le governanti, le quali, tuttavia, possono ricevere compiti in diversi settori Housekeeping (maggiori informazioni sui Settori Housekeeping alla fine di questo articolo). 
  • Ordine stabile: Si tratta di un algoritmo più datato che dà priorità all'ordine dei settori; tuttavia a volte non i compiti non vengono distribuiti in maniera equa.
  • Provate entrambi i metodi di distribuzione e selezionate quello più adatto alle vostre esigenze.
  • Potete scegliere quale dei metodi sia quello predefinito andando nel campo "Altro" - "Impostazioni" - "Crediti Housekeeping" - Algoritmo di assegnazione dei compiti Housekeeping.


Ecco qualche altra informazione su come funziona la distribuzione automatica dei compiti:

  • I compiti non assegnati sono ordinati per numero di camera seguendo l'ordinamento delle camere da voi impostato. Se alle camere sono stati assegnati dei settori Housekeeping, i compiti verranno distribuiti per settori.
  • Quando vengono distribuiti i compiti, il sistema mira a distribuire in maniera equa la mole di lavoro tra un certo numero di governanti, tenendo conto del numero di crediti stabilito. 
  • Se per una stanza è prevista più di una mansione, tutti questi compiti sono assegnati a una sola governante.
  • Le stanze selezionate per una governante vengono assegnate secondo l'ordine di stanza definito, in modo che siano il più possibile vicine l'una all'altra. In base al livello di occupazione dell'hotel, tuttavia, i compiti possono essere collocati su più piani consecutivi. Se lo si desidera, è possibile specificare un nome (governante) per ciascuna delle liste già numerate. Cliccate sul tasto accanto al numero e inserite un nome oppure selezionate uno dei nomi già esistenti digitando le prime lettere di quel nome. Utilizzate questa funzione anche per trasferire tutti i compiti da una governante ad un'altra. È possibile trasferire facilmente i compiti tra le governanti. Basta scegliere uno o più compiti e cliccare su "persona" dal pannello laterale. Inserite il nome o selezionatene uno dalla lista. Allo stesso modo, potete distribuire manualmente i compiti tra le governanti. La gestione dei compiti permette di filtrare e stampare rapidamente i compiti di una governante. Basta selezionare il nome di una governante (o il numero) dal pannello. Cliccate su "Tutti" per vedere tutte le governanti.


Modifica dello stato di ogni mansione e collegamento agli stati della stanza

Lo stato finale della camera che appare sul calendario o su altri report viene stabilito in base agli stati dei compiti relativi a questa camera. Se lo stato dell'attività è "Sporca", anche lo stato della camera sarà "Sporca". Se l'attività è completata, lo stato della camera è "Pulita". Se una camera è caratterizzata da diversi stati dei compiti, lo stato corrisponderà al livello più basso (Sporca).

Gli altri stati dell'attività sono: "In corso" - i compiti sono in fase di esecuzione; "Da controllare" - l'attività deve essere ispezionata da un membro dello staff senior per essere completata. C'è uno stato aggiuntivo spiegato di seguito.


Compiti non legati a uno stato della camera

Se avete un compito che, a vostro avviso, non dovrebbe influire sullo stato della camera (cioè non dovrebbe impedire il check-in degli ospiti in questa camera), selezionate lo stato "Compito". In questo modo, questa attività non porterà la camera ad avere uno stato "Sporca", ma sarà presente nella lista delle attività. È possibile utilizzare tali compiti quando vi sono piccoli problemi di manutenzione, ad esempio "sostituzione della batteria di un telecomando" o richieste dei vostri ospiti per quanto riguarda i cuscini più bassi o una coperta aggiuntiva. Questi compiti sostituiranno il precedente campo d'avviso Housekeeping, preservandone la funzionalità.


Archivio Attività

Attraverso il report "Archivio Compiti Housekeeping" è possibile rivedere l'elenco delle attività completate in un determinato periodo. Utilizzando i filtri della camera o della governante, è possibile rintracciare facilmente, ad esempio, tutte le governanti che sono entrate in una determinata stanza. Il report è accessibile andando su "Altro" - "Report" - "Compiti Housekeeping".


Report Housekeeping

È possibile ricorrere al Report Housekeeping per controllare e aggiornare lo stato di una camera e le attività ad essa legate. È possibile accedere al Report da "Disponibilità" - "Report Housekeeping". Se state utilizzando l'Housekeeping V2, assicuratevi di cliccare sul tasto "Nuova Versione", altrimenti potrebbero esserci delle discrepanze nei risultati.


Monitor in tempo reale Housekeeping

Il Monitor in tempo reale Housekeeping è utilizzato per monitorare le attività e le note sulla pulizia delle camere in tempo reale. Quando si verifica un aggiornamento per qualsiasi camera, esso viene notificato con un suono. Inoltre, c'è una codifica a colori che vi aiuterà a tenere traccia di tutti i cambiamenti. 


Cliccando su una certa camera, sarete in grado di apportare modifiche ai relativi compiti, o di impostarli come completati. Il monitor si trova nel menu Disponibilità -> Monitor in tempo reale Housekeeping.


Oggetti smarriti

Questa opzione viene usata per registrare tutti gli oggetti smarriti dagli ospiti. È possibile aggiungere varie informazioni degli oggetti al registro, incluse delle foto. Ricercate tramite testo personalizzato o il periodo di smarrimento dell'oggetto. Per utilizzare il nuovo modulo, andate su "Altro" - "Oggetti smarriti".