Grazie alla sezione Mailing Ospiti avete la possibilità di inviare automaticamente o manualmente diversi modelli email ai vostri clienti per diversi scopi. Ad esempio, potete utilizzare queste email per ridurre il numero di prenotazioni no-show, ricordando agli ospiti le loro prenotazioni e le funzioni del portale self service (cancellazione, cambio data), così come per invitarli ad usare il Portale Self Service per lasciare un feedback o condividere le loro esperienze sui social network:


Potete creare e configurare un nuovo modello email seguendo questi passaggi:

  • Andate su "Altro" - "Impostazioni" - "Mailing Ospiti".
  • Aggiungete un nuovo modello attraverso il tasto "Aggiungi".
  • Rinominate il modello in base alla finalità. Il nome del modello non potrà essere modificato dopo la sua creazione.
  • Nessun CSS - Utilizzate questa opzione per evitare che vengano inclusi Bootstrap CSS standard nel vostro modello email. Questo può essere utile se desiderate ricorrere a modelli pronti all'uso, con i propri stili CSS.
  • Per l'invio automatico delle email:
    • Dopo aver compilato tutti i campi, creato i contenuti della rispettiva email e averla inviata manualmente per una prenotazione di prova, selezionate "On" nel campo Invio Automatico.
    • Nel campo Spedisci, stabilite il momento a partire dal quale va inviata una mail: Data e ora di creazione della prenotazione; Data di arrivo (l'orario di arrivo predefinito è alle 12:00); Data di partenza (l'orario di partenza predefinito è alle 12:00).  
    • Nel campo Fascia oraria, selezionate dopo quante ore deve essere spedita una email, ad esempio:
      • Dopo la creazione di una prenotazione - il numero di ore dopo la creazione di una prenotazione, in seguito al quale viene inviata l'email. Queste email vengono inviate solo alle prenotazioni in arrivo. Nota: se impostate un periodo di 120 ore (5 giorni) le email vengono inviate cinque giorni dopo la creazione delle rispettive prenotazioni, purché siano ancora previste.
      • Prima dell'arrivo - il numero di ore prima delle 12:00, relativo alla data di arrivo. Queste email vengono spedite solo per le prenotazioni previste. Nota: se impostate un periodo di 120 ore (5 giorni), tutte le prenotazioni che sono state create negli ultimi 5 giorni non riceveranno alcuna email perché manca il momento di invio delle email. Inoltre si sconsiglia di inserire periodi molto brevi se è previsto un early check-in, cioè se ad esempio il check-in è previsto per le 08:00, non dovreste inserire un valore inferiore di 4 ore (12:00 meno 4 ore fa 08:00). In caso contrario tutte le prenotazioni con check-in anticipato non riceveranno l'email, poiché gli ospiti avranno già effettuato il check-in ancor prima dell'invio dell'email.
      • Fino alla data di arrivo - il numero di ore fino all'arrivo. A differenza di "Prima dell'arrivo", se impostate "Fino alla data di arrivo" a 120 ore (5 giorni), tutte le prenotazioni, anche quelle last minute, riceveranno l'email. L'invio sarà effettuato 120 ore prima dell'arrivo e alle prenotazioni last minute sarà spedita una email subito dopo la loro creazione.
      • Dopo l'arrivo - il numero di ore dopo l'arrivo (inserite 0 se desiderate inviare l'email subito dopo l'arrivo oppure inserite 24, 48, ecc. In questo modo le email vengono inviate dopo 1,2 o più giorni dopo l'arrivo); le email vengono inviate solo alle prenotazioni di cui è stato già effettuato il check-in.
      • Prima della partenza - il numero di ora prima della partenza. Come tutti gli altri modelli, le ore vengono conteggiate a partire dalle 12:00 (il giorno della partenza). Per esempio: se desiderate inviare le email prima della partenza alle 17:00 del giorno prima, avete bisogno di inserire "19" nel campo "Fascia Oraria", ovvero 19 ore prima delle 12:00 il giorno della partenza. Le email sono inviate solo alle prenotazioni di cui è stato effettuato il check-in.
      • Dopo la partenza - il numero di ore dopo la partenza (inserite 0 se desiderate inviare l'email subito dopo la partenza oppure 24, 48, ecc. In questo modo le email vengono spedite 1, 2 o più giorni dopo la partenza); le email vengono inviate solo alle prenotazioni di cui è stato effettuato il check-out.
      • Dopo la cancellazione - adesso potete impostare l'invio automatico delle email per le prenotazioni annullate o per le mancate presentazioni (no-show).


Se desiderate filtrare un determinato tipo di prenotazione attraverso l'opzione di invio automatico: 


Nota: Se un filtro viene lasciato vuoto, non verrà utilizzato per stabilire se un messaggio viene inviato per una prenotazione.
  • Stato Garanzia. Usando questo filtro, le email vengono inviate solo alle prenotazioni con un determinato status di garanzia e solo alle prenotazioni in arrivo.
  • Politiche di garanzia. L'email viene inviata solo alle prenotazioni con politiche di garanzia selezionate.
  • Prenotazione camera. Se impostato su , l'email viene inviata solo alle prenotazioni cui è stata assegnata una tipologia di camera o una camera. In caso contrario viene impostato su NO
  • Prenotazione OTA. Le prenotazioni OTA sono quelle ricevute attraverso l'importazione automatica del Channel Manager. Se per qualche motivo avete inserito manualmente una prenotazione OTA, potete mandare manualmente l'email ad essa relativa.
  • Carta di credito. L'email sarà inviata alle prenotazioni che hanno il seguente tipo di carta di credito (il campo Origine dei dettagli della carta di credito). Il termine OTA viene usato per le carte di credito virtuali inviate dalle OTA. Le opzioni possibili sono:
    • Nessuna Carta. L'email sarà inviata solo se non è stata memorizzata alcuna carta di credito all'interno della prenotazione.
    • Solo Ospite. L'email sarà inviata solo se tutte le carte di credito della prenotazione appartengono all' "Ospite"
    • Solo OTA.  L'email sarà inviata solo se tutte le carte di credito della prenotazione sono contrassegnate come "OTA"
    • Ospite e OTA. L'email sarà inviata a prescindere dai tipi di carte di credito.
  • Usate i filtri In hotel da/In hotel fino in maniera separata o insieme per filtrare le prenotazioni alle quali inviare le e-mail a seconda delle date di arrivo e/o partenza degli ospiti.
  • Soggiorno minimo e Soggiorno massimo. Grazie a questi filtri create modelli diversi di email da inviare agli ospiti con un periodo di permanenza più lungo o più breve: entrambi i filtri funzionano su base "inclusiva", ovvero se impostate il soggiorno minimo su 3 e il massimo su 6, le email saranno inviate alle prenotazioni di 3,4,5 e 6 notti. Potete utilizzare i filtri anche separatamente, cioè solo soggiorno minimo o soggiorno massimo.
  • Accetta email promozionali. Queste email saranno spedite in base alle preferenze dell'ospite.
  • Confermato. Se questo filtro viene impostato su , il messaggio verrà spedito solo alle prenotazioni confermate. In caso contrario, sarà inviato solo alle prenotazioni non confermate. Si prega di notare che solo le prenotazioni dal WRS sono automaticamente risultano essere confermate al momento della creazione. 
  • Pre-check-in. Se impostato su , l'email verrà inviata solo agli ospiti che hanno seguito le procedure del check-in online. Se impostato su NO, l'email verrà inviata solo alle prenotazioni che non hanno completato questa procedura.
  • Usate i filtri Aziende Incluse/Escluse per selezionare le aziende cui inviare o meno un determinato modello email.
    • Aziende Incluse. In questo caso il modello sarà inviato solo alle prenotazioni delle aziende presenti nella lista.
    • Aziende Escluse. In questo caso il modello sarà inviato alle prenotazioni di tutte le aziende, escluse quelle presenti in questo elenco.
  • Infine cliccate sul tasto verde "Crea" per creare e configurare il modello email con il relativo nome.


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