L'integrazione collega il tuo account Clock PMS+ e QuickBooks Online. Questa interfaccia è progettata per automatizzare e semplificare il processo di contabilità sincronizzando fatture, note di credito, pagamenti e dati relativi a QuickBooks Online. Si prega di notare che si tratta di una sincronizzazione a senso unico, dove i dati da Clock PMS+ saranno aggiornati su QuickBooks Online. Qualsiasi aggiornamento effettuato su QuickBooks Online non sarà sincronizzato con Clock PMS+.


Prerequisiti

Per utilizzare l'interfaccia, deve essere attivata l'integrazione QuickBooks Online per il vostro account. Se l'integrazione non è stata attivata, si prega di inviare una mail a hello@clock-hs.com.

  • Piano contabile su QuickBooks Online. Configurate l'ammontare delle Vendite/Ricavi, Pagamenti/conto Bancario su QuickBooks Online prima di procedere con l'integrazione. Questi conti verranno richiesti al momento della configurazione come parte dell'installazione dell'integrazione;
  • Disabilitate l'opzione "Applicazione Automatica dei Crediti" su QuickBooks Online. L'opzione va disattivata da Impostazioni > Impostazioni Conti > Avanzate > Automatizzazione > Applicazione automatica dei crediti. In questo modo QuickBooks Online non applicherà i crediti in automatico;
  • Abilitate "Numeri di Transazione Personalizzati" da Impostazioni > Conti & Impostazioni > Vendite > Contenuto del modulo delle vendite per garantire che le fatture e i numeri delle note di credito siano come generati su Clock PMS+. Inoltre, se create manualmente le fatture su QuickBooks Online, la sequenza numerica delle fatture rimarrà invariata.


Configurazione


Se non avete ancora consultato il vostro consulente contabile, vi consigliamo vivamente di farlo prima di procedere con l'integrazione.


Configurate l'interfaccia da Altro > Impostazioni > Impostazioni QuickBooks, dalle Impostazioni Avanzate, e includete i seguenti passaggi:

  • Selezionate Autorizza QuickBooks per consentire a Clock PMS+ di collegarsi al vostro account QuickBooks Online;
  • Fornite le credenziali del vostro account QuickBooks Online e selezionate l'azienda che desiderate riceva i dati da Clock PMS+. Nella schermata successiva, confermate la connessione con il tasto Connetti;
  • Quando la connessione sarà stata creata con successo, apparirà un messaggio dell'autorizzazione andata a buon fine e avrete bisogno di selezionare il tasto Continua per procedere con la configurazione della connessione;
  • La configurazione del modello di esportazione vi permette di definire la data a partire dalla quale i documenti saranno esportati (potete indicare sia giorni futuri che passati in base alle vostre esigenze);
  • Tipi di documenti - Selezionate i tipi di documenti da esportare su QuickBooks Online
  • Mappa nota spese - Quando fate un rimborso (registrazione del pagamento in negativo) su Clock PMS+, sarà trasferito come costo su QuickBooks Online e bisogna selezionare una nota spesa da usare per ciascuna valuta impiegata su Clock PMS+;
  • Mappa Fiscale - È possibile mappare diverse tasse impostate su Clock PMS+ e i corrispondenti codici fiscali da QuickBooks Online. Dovete almeno configurare la tassa predefinita; 
  • Tipi di pagamento - Potete indicare il tipo di pagamento e l'account QuickBooks Online dove sono presenti i diversi tipi di pagamenti e le combinazioni di valuta. Configurate almeno i pagamenti predefiniti;
  • Gruppo Ricavi - Quando i documenti sono trasferiti su QuickBooks Online, vanno usate le voci giuste. È possibile specificare quali voci di QuickBooks Online utilizzare per gli addebiti inclusi nella fattura in base al gruppo e alla categoria ricavi.


Come funziona

È possibile esportare i dati su QuickBooks Online da Altro > Report > Esportazione Dati > Esporta su QuickBooks per poi cliccare sul tasto Esporta. Clock PMS+ esporterà i dati su QuickBooks Online per il periodo che va dall'ultima esportazione fino ad ora. Se si tratta della prima esportazione, la data di inizio sarà quella configurata sulle impostazioni dell'interfaccia. Se desiderate saltare un periodo, potete impostare una nuova data di inizio che sarà utilizzata al posto di quella dell'ultima esportazione. 

Saranno trasferite le seguenti operazioni di Clock PMS+ su QuickBooks Online:

  • Chiudi Conto: Quando viene emesso un nuovo documento tra quelli da voi selezionati per il trasferimento, esso sarà una nuova fattura su QuickBooks Online;
  • Chiudi correzione conto: Clock PMS+ gestisce due tipi di correzione dei conti (positiva e negativa):
    • La correzione positiva dei conti equivale alla creazione di nuove fatture.
    • La correzione negativa equivale alla creazione delle Note di Credito. Nella sezione delle note private della nota di credito potete trovare tutte le relative informazioni. Se il valore della correzione è uguale o maggiore dell'importo dovuto della fattura, la nota di credito sarà automaticamente associata alla fattura  su QuickBooks Online.
  • Annulla Conto: Quando si annulla un conto su Clock PMS+, questo verrà cancellato anche su QuickBooks Online. Se il conto annullato è già pagato, anche il relativo pagamento verrà annullato. Si prega di considerare che su QuickBooks Online l'annullamento di una nota di credito non è supportata dalle API di QuickBooks Online e se si annulla una nota di credito negativa, l'annullamento va effettuato manualmente.
  • Pagamenti: I Pagamenti vengono trasferiti su QuickBooks Online solo dopo la chiusura del relativo conto. I pagamenti creati prima della chiusura del conto verranno esportati insieme al conto dopo la sua chiusura. Tutti i pagamenti applicati ai conti chiusi di conseguenza verranno esportati nella successiva sessione di esportazione.
  • Pagamenti con importo negativo: Quando si registra un pagamento negativo su un conto, questo verrà trasferito su QuickBooks Online. Dato che QuickBooks Online non supporta pagamenti con importi negativi, questi verranno creati come Costi.
  • Cancellazione di pagamenti: Per varie ragioni, su Clock PMS+. si possono effettuare cancellazioni dei pagamenti. Le cancellazioni di pagamenti con importi positivi verranno trasferiti su QuickBooks Online. Se si cancella un pagamento con importo negativo, il relativo costo creato su QuickBooks Online verrà anch'esso cancellato.

Specifiche e limitazioni

A causa delle specifiche di QuickBooks Online, esistono alcune logiche e limitazioni da tenere in considerazione per l'utilizzo dell'interfaccia:

  • Ogni cliente su QuickBooks Online può utilizzare solo una valuta. Dal momento che su Clock PMS+ si possono avere più valute e ognuna di esse può essere utilizzata per ciascuno dei clienti, abbiamo implementato il seguente criterio per il riconoscimento e la creazione dei clienti su QuickBooks Online. Prima di trasferire i dati dei clienti (documenti fiscali, pagamenti) su QuickBooks Online, verifichiamo che il numero del cliente e la valuta utilizzata  (Azienda SRL/EUR ad esempio) esistano, e se presenti, li utilizzeremo per il trasferimento. Se il cliente non viene trovato, creeremo ed utilizzeremo un nuovo cliente su QuickBooks Online.
  • L'annullamento di una nota di credito non è supportata dalle API di QuickBooks Online e quindi va effettuato manualmente;
  • Dato che i pagamenti su QuickBooks Online devono essere nella stessa valuta della fattura, si dovranno registrare solo pagamenti con la valuta del conto di Clock PMS+;
  • I pagamenti trasferiti tra i conti di Clock PMS+ non sono processati;
  • Quando si registra un pagamento negativo su Clock PMS+,  su QuickBooks Online risulterà come un Costo. Se il pagamento verrà cancellato, questo verrà eliminato da QuickBooks Online perché non è supportata la cancellazione dei Costi.
  • Se si utilizza un conto deposito su Clock PMS+, i pagamenti registrati in questo conto deposito saranno trasferiti su QuickBooks Online così come la chiusura del conto deposito. A causa delle differenze tra Clock PMS+ e QuickBooks, il trasferimento di depositi sui conti non viene gestita correttamente e si deve quindi gestire manualmente su QuickBooks Online!
  • In alcuni casi si possono verificare differenze negli arrotondamenti dovute a ricalcoli dopo l'esportazione su QuickBooks Online.