Su Clock PMS+, è possibile gestire anche i depositi. Potete semplicemente registrarli come pagamenti (punto 1) o creare dei conti deposito (punto 2). 


Se non è previsto l'obbligo di emettere una fattura per il deposito ricevuto, bisogna fare riferimento al punto 1, che è la procedura più semplice. In caso contrario, faremo riferimento al punto 2.


1. I depositi come pagamenti su Clock PMS+

Su Clock PMS+ i depositi ricevuti per il saldo di determinati addebiti possono essere semplicemente considerati pagamenti. Per maggiori informazioni sulla registrazione dei pagamenti, vedere Conti - Pagamenti.


Nota: Sebbene non sia possibile emettere una fattura del deposito, è comunque possibile stampare il conto contenente il pagamento del deposito.

2. Conti deposito

I conti deposito sono utilizzati per registrare i depositi ricevuti dai clienti quando è necessario emettere la relativa fattura.


2.1. Creazione del conto deposito, registrazione e fatturazione

  • Cliccate su "Aggiungi conto deposito", nella schermata di una prenotazione, per crearne uno
  • Nel conto deposito appena creato, cliccate su Nuovo pagamento. Nella finestra pop-up relativa al pagamento, inserite:
    • Valore del deposito e valuta
    • Tipo di pagamento (e sottotipo)
    • Testo di riferimento
  • Cliccate su "Crea pagamento".
  • Per la fattura del deposito, fate clic su Emetti nella schermata del conto
  • Selezionate "Chiudi Conto (Fattura)".
  • Nella finestra pop-up, inserite:
    • La descrizione del deposito nel campo Testo, ad es: Acconto per la prenotazione n. 358; Acconto per l'evento di Corporate Meeting del 10 ottobre
    • La Percentuale d'imposta applicata alla fattura.
    • Selezionate una categoria ricavi. La categoria appartiene al gruppo "Deposito pre-fatturato".
    • Cliccate su Emetti


Nota: la fattura può anche essere inviata tramite email al cliente.


Risultato:


  • È possibile tenere traccia di tutte le fatture del deposito per un certo periodo da "Controllo" - "Report dei conti chiusi".
  • I pagamenti del deposito vengono riportati nel Report dei Pagamenti.
  • Per ragioni di natura fiscale, nel Report riepilogativo degli addebiti è possibile vedere il deposito registrato come addebito del gruppo ricavi "Deposito pre-fatturato" con la rispettiva imposta applicata.


2.2.  Utilizzo dei conti deposito per le operazioni di pagamento:

  • Aprite un conto di una prenotazione
  • Cliccate su "Prendi il deposito da..." nella sezione Pagamento
  • Selezionate un conto deposito dalla prenotazione, se disponibile, o da un'altra prenotazione o azienda
  • Nel pop-up, inserite l'importo da trasferire
  • Cliccate su Trasferisci


Conclusione:

  • Sul conto di destinazione viene registrato il pagamento del deposito in positivo. Il pagamento del deposito viene registrato in negativo sul conto di origine. In questo modo i pagamenti si bilanciano (l'importo è stato trasferito da un conto all'altro).
  • Questi trasferimenti del deposito figureranno nella sezione Trasferimento (interno) del Report dei pagamenti, rispettivamente come pagamenti trasferiti da e verso i conti.
  • Quando un deposito viene utilizzato per pagare degli addebiti sui conti degli ospiti, viene automaticamente apportata una correzione al conto. Questo viene fatto per fini fiscali. Questo conto non è altro che una nota di credito alla fattura del deposito, emessa con la registrazione del deposito in Clock PMS+. La nota di credito ha un solo addebito. Fa parte del gruppo ricavi "Deposito pre-fatturato" ed è pari all'importo trasferito. In questo modo il valore del ricavo rilevato si riduce.


3. Annullare i Pagamenti effettuati attraverso l'opzione "Prendi il Deposito da..."

Se avete usato l'opzione "Prendi il deposito da..." e avete registrato per errore un pagamento, dovreste annullare questo trasferimento del deposito per ripristinare l'importo del deposito.


I trasferimenti del deposito vengono annullati tramite tre passaggi:


  • Nella schermata del conto di destinazione, annullate il pagamento contrassegnato con il tipo di pagamento "Trasferimento (interno)".
  • Nella schermata del conto iniziale del deposito, annullate il pagamento negativo contrassegnato con il tipo di pagamento "Trasferimento (interno)".
  • Nella schermata del Conto deposito iniziale, annullate la correzione del conto per l'importo corrispondente.


4. Rimborso dei Depositi pagati in eccesso

Su Clock PMS+ vi sono diversi modi per rimborsare ai clienti gli importi dei depositi pagati in eccesso a seconda della situazione:

4.1. Rimborso dell'intero importo del deposito (il deposito non è stato utilizzato)

4.1.1 Annullamento del Conto di Deposito

  • Aprite il conto deposito da annullare
  • Nella schermata del conto deposito, cliccate su Emissione e selezionate "Annulla".

4.1.2 Opzione di Correzione totale

  • Aprire il rispettivo conto deposito
  • Nella schermata del conto, cliccate su Emissione e selezionate "Correzione totale".
  • Nella schermata della correzione del conto, cliccate su Emissione e selezionate "Chiudi conto (Fattura)".
  • Tornate alla schermata del conto deposito e cliccate su Nuovo pagamento per aggiungere un pagamento in negativo
    • Il pagamento in negativo deve essere pari all'importo del deposito da rimborsare

4.2. Rimborso dell'importo del deposito pagato in eccesso (viene utilizzata solo una parte del deposito)

Quando solo una parte del deposito è sufficiente per il pagamento di una fattura dell'ospite e il resto deve essere rimborsato, seguite questi passaggi:

  • Aprite il rispettivo conto e cliccate su "Prendi il deposito da...".
    • Nel pop-up, inserite l'intero importo del deposito sul conto.
    • L'importo totale sarà in negativo e pari all'importo da rimborsare
  • Cliccate su Aggiungi pagamento per inserire un pagamento in negativo pari all'importo da rimborsare
    • Nel pop-up, specificate il metodo di rimborso nel campo "Tipo di pagamento"
  • Nella schermata del conto, cliccate su Emetti e selezionate "Chiudi Conto (Fattura)" per emettere una fattura