Su Clock PMS+, è possibile lavorare anche con i depositi. Potete semplicemente registrarli come pagamenti o creare dei conti deposito. I depositi registrati su questi conti possono essere utilizzati per il pagamento di vari addebiti sui conti degli ospiti.


Se non è richiesta l'emissione di una fattura per un deposito ricevuto, si dovrebbe fare riferimento al punto 1, che è la procedura più semplice quando si riceve un deposito. E se è necessario emettere una fattura per un deposito ricevuto, si dovrebbe fare riferimento al punto 2.


1. I depositi come pagamenti su Clock PMS+

I depositi ricevuti per il pagamento di particolari addebiti possono essere semplicemente considerati come pagamenti su Clock PMS+. Per maggiori informazioni sulla registrazione dei pagamenti, vedere Conti - Pagamenti.


Nota: Sebbene non sia possibile emettere una fattura del deposito, è comunque possibile stampare il conto contenente il pagamento del deposito.

2. 2. Conti deposito

I conti deposito sono utilizzati per registrare i depositi ricevuti dai clienti ed emettere una fattura per tali depositi. Poi i depositi possono essere utilizzati per il pagamento degli addebiti degli ospiti.


2.1. 2.1. Creazione del conto deposito, registrazione del deposito e fatturazione

  • Cliccate su "Aggiungi conto deposito" nella schermata di prenotazione per crearne uno
  • Nella nuova schermata del conto di deposito appena creato, cliccate su Nuovo pagamento per registrare un deposito come pagamento. Nella finestra pop-up Pagamento, inserite:
    • Valore del deposito e valuta
    • Tipo di pagamento (e sottotipo)
    • Testo di riferimento
  • Cliccate su "Crea pagamento".
  • Per la fattura del deposito, fate clic su Emissione nella schermata del conto
  • Selezionate "Chiudi Conto (Fattura)" per emettere una fattura del deposito con tutti i suoi requisiti
  • Nella finestra pop-up, inserite:
    • La descrizione del deposito nel campo di testo, ad es: Acconto per la prenotazione n. 358; Acconto per l'evento di Corporate Meeting del 10 ottobre
    • La Percentuale d'imposta applicabile per la fattura del deposito
    • Selezionate una categoria ricavi. categoria appartiene al gruppo "Deposito pre-fatturato".
    • Cliccate su Emetti


Nota: la fattura può anche essere inviata via e-mail al cliente.


Risultato:


  • È possibile tenere traccia di tutte le fatture del deposito per un certo periodo da "Controllo" - "Report dei conti chiusi".
  • I pagamenti del deposito vengono riportati nel Report dei Pagamenti.
  • Nel Report riepilogativo degli addebiti, è possibile vedere il deposito registrato come addebito del gruppo ricavi del deposito pre-fatturato con la rispettiva imposta applicata. Ciò viene fatto per fini fiscali.


2.2.  Utilizzo dei conti deposito per le operazioni di pagamento:

  • Aprite un conto di una prenotazione
  • Cliccate su "Prendi il deposito da..." nella sezione Pagamento
  • Selezionate un conto deposito dalla prenotazione, se disponibile, o da un'altra prenotazione o azienda
  • Nel pop-up, inserite l'importo da trasferire
  • Cliccate su Trasferisci


Risultato:

  • Sul conto di destinazione viene registrato il pagamento del deposito in positivo. Il pagamento del deposito viene registrato in negativo sul conto iniziale. In questo modo i pagamenti si bilanciano (l'importo è stato trasferito da un conto all'altro).
  • Questi pagamenti di trasferimento del deposito positivi e negativi appaiono nella sezione Trasferimento (interno) del Report dei pagamenti, rispettivamente come pagamenti trasferiti da e verso i conti.
  • Quando un deposito viene utilizzato per pagare gli addebiti sui conti degli ospiti, viene automaticamente creato un conto correttivo. Questo viene fatto per fini fiscali. Questo conto non è altro che una nota di credito (fattura) alla fattura del deposito, emessa con la registrazione del deposito in Clock PMS+. Il conto correttivo (nota di credito) ha un solo addebito. Fa parte del gruppo ricavi del deposito pre-fatturato ed è pari all'importo trasferito. In questo modo il valore dei ricavi riconosciuti si riduce.


3. Annullamento dei Pagamenti effettuati attraverso l'opzione "Prendi il Deposito da..."

Se avete usato l'opzione "Prendi il deposito da..." e avete registrato un pagamento errato in un conto, dovreste annullare questo pagamento di trasferimento del deposito per ripristinare l'importo del deposito.


I pagamenti di trasferimento del deposito vengono annullati tramite tre passaggi:


  • Nella schermata del conto di destinazione, annullate il pagamento contrassegnato con il tipo di pagamento "Trasferimento (interno)".
  • Nella schermata del conto iniziale del deposito, annullate il pagamento negativo contrassegnato con il tipo di pagamento "Trasferimento (interno)".
  • Nella schermata del Conto deposito iniziale, annullate il conto di correzione per l'importo corrispondente.


4. Rimborso dei Depositi pagati in eccesso

Su Clock PMS+ vi sono diversi modi per rimborsare ai clienti gli importi dei depositi pagati in eccesso a seconda della situazione:

4.1. Rimborso dell'intero importo del deposito (il deposito non è stato utilizzato)

4.1.1 Annullamento del Conto di Deposito

  • Aprite il conto deposito da annullare
  • Nella schermata del conto deposito, cliccate su Emissione e selezionate "Annulla".

4.1.2 Opzione di correzione completa

  • Aprire il rispettivo conto deposito
  • Nella schermata del conto, cliccate su Emissione e selezionate "Correzione completa".
  • Nella schermata della correzione del conto, cliccate su Emissione e selezionate "Chiudi conto (Fattura)".
  • Tornate alla schermata del conto deposito e cliccate su Nuovo pagamento per aggiungere un pagamento in negativo
    • Il pagamento in negativo deve essere pari all'importo del deposito da rimborsare

4.2. Rimborso dell'importo del deposito pagato in eccesso (viene utilizzata solo una parte del deposito)

Quando solo una parte del deposito è sufficiente per il pagamento di una fattura dell'ospite e il resto deve essere rimborsato, seguite questi passaggi:

  • Aprite il rispettivo conto e cliccate su "Prendi il deposito da...".
    • Nel pop-up, inserite l'intero importo del deposito disponibile sul conto di deposito
    • Il saldo sarà in negativo e pari all'importo da rimborsare
  • Cliccate su Aggiungi pagamento per inserire un pagamento in negativo pari all'importo da rimborsare
    • Nel pop-up, specificate il metodo di rimborso nel campo del tipo di pagamento
  • Nella schermata del conto, cliccate su Emissione e selezionate "Chiudi Conto (Fattura)" per emettere una fattura