Il conto può essere dell'ospite o dell'hotel. Se aperto, è possibile inserire addebiti e i pagamenti degli ospiti, delle aziende e dei passanti - non-residents - (conto dell'albergo). Alla chiusura dei conti, è possibile emettere le fatture degli ospiti e non è possibile aggiungere altri addebiti. Clock PMS+ consente inoltre di eseguire più operazioni sui conti.


1. Nuovo Conto

1.1. Conti della prenotazione

Quando si crea una prenotazione, viene generato anche il conto corrispondente nella sezione Tariffe e Conti della schermata di prenotazione. Quando viene impostata la tariffa della camera per la prenotazione, Clock PMS+ calcola in automatico e inserisce gli addebiti per l'intero soggiorno dell'ospite sul conto principale ed è possibile aggiungerne altri:

  • Cliccate su Aggiungi Conto nella schermata di prenotazione
  • Il numero di conti da creare per una prenotazione è illimitato.

1.2. Conti aziendali

È possibile creare conti aziendali, ovvero conti associati alle aziende, e utilizzarli come semplice conto della prenotazione:

  • Aprite un profilo aziendale
  • Nella sezione Conti, cliccate su Aggiungi Conto 
  • Potete utilizzare questi conti per registrare pagamenti o inserire addebiti legati a questa azienda

1.3. Conti passanti

Clock PMS+ vi permette anche di creare conti per clienti che non soggiornano presso la vostra struttura:

  • Cliccate su "Altro", nella barra di navigazione
  • Selezionate "Conti Passanti" 
  • Nella schermata dei conti del cliente esterno, cliccate su "Aggiungi Conto" per crearne uno nuovo
  • Adesso sarà possibile inserire addebiti e registrare i pagamenti provenienti dai clienti in questione


2. Chiudere un Conto

Su Clock PMS+ è molto semplice chiudere un conto o emettere una fattura, basta chiudere il conto aperto nel momento in cui non ci sono altri addebiti da aggiungere o modificare. Dopo la chiusura, il conto diverrà un documento.

  • Aprite il conto aperto dell'ospite da chiudere
  • Cliccate sul tasto Emissione
  • Selezionate "Chiudi" e si aprirà una finestra pop-up con tutti i tipi di documenti disponibili


Nota: Selezionando l'opzione "Chiudi" nella finestra pop-up (se disponibile) il conto verrà chiuso senza alcun tipo di documento

Potete tenere traccia di tutti i conti chiusi in un certo periodo di tempo da "Controllo" - "Report dei Conti Chiusi".


Su Clock PMS+ è altrettanto possibile chiudere un conto in automatico nel momento in cui viene effettuato il check-out della prenotazione. Vi verrà chiesto di consentire la chiusura automatica dei conti della prenotazione. L'utente potrà scegliere se chiudere i conti o lasciarli aperti.


Ricordate: Non è possibile aggiungere o modificare addebiti su un conto chiuso. È possibile inserire pagamenti.


3. Inviare il Conto

3.1. Anteprima del Conto, Stampa e Invio

 Su Clock PMS+ è possibile vedere l'anteprima e inviare i conti/fatture aperti e chiusi:

  • Nella schermata del conto, cliccate su "Anteprima"
  • Selezionate la lingua del conto
  • Nella schermata di anteprima del conto:
    • Cliccate su Visualizza per scegliere la modalità di visualizzazione del conto (dettagliato o compatto)
    • Cliccate su Stampa per stampare il conto/fattura aperti o chiusi
    • Selezionate Invia per spedire il conto tramite email
  • Il conto aperto può essere utilizzato come proforma.


3.2. Stampare un gruppo di Conti

È possibile stampare non solo un singolo conto/fattura chiusi/aperti ma anche un insieme conti/fatture chiusi o aperti:

  • Cliccate su "Prenotazione" nella barra di navigazione
  • Selezionate Partenze
  • Nella schermata cliccate su "Selezione Multipla"
  • Selezionate i conti aperti o chiusi delle prenotazioni da stampare
  • Cliccate su Conti e scegliete "Stampa Anteprima"
  • Cliccate su Stampa
  • Potete stampare più conti anche dalle schermate degli Arrivi, In Hotel, Ricerca Prenotazione


4. Annullare un Conto

Se un conto/fattura non è corretto, potete annullarlo per intero:

  • Cliccate sul tasto "Emissione" e selezionate "Annulla"
  • "Conferma annullamento"


Nota:  l'annullamento di un conto annullerà tutti gli addebiti e i pagamenti. Non è possibile annullare un conto in cui vi sono correzioni. Prima bisogna annullare tutte le relative correzioni e poi potete annullare il conto aperto.


5. Correggere i Conti/Fatture chiusi

Su Clock PMS+ ci sono diverse opzioni per correggere i conti/fatture chiusi. Potete duplicare il conto chiuso in uno nuovo:


a) Duplicato

  • Aprite un conto chiuso
  • Cliccate su "Emissione" e selezionate "Duplica conto"
  • Nel nuovo conto apportate le dovute modifiche relative agli addebiti e ai pagamenti
  • Tornate nel conto/fattura chiusa e annullatela


b) Correzione dei conti

Clock PMS+ vi permette anche di creare conti di debito o note di credito attraverso la correzione. La sezione della correzione dei conti appare nella schermata dei conti annullati o chiusi ma questi possono essere utilizzati solo per i conti chiusi:

  • Cliccate su Aggiungi Correzione Conto
  • Aprite la correzione creata e inserite gli addebiti in positivo o in negativo
  • Verrà creato un conto di debito o una nota di credito


3) Correzione Totale

Usate questa funzione per creare la correzione di un conto, che sarà la copia esatta del conto chiuso con i valori inversi:

  • Aprite un conto chiuso
  • Cliccate su Emissione e selezionate "Correzione Totale"
  • La correzione del conto diventa effettiva dopo la sua chiusura ed diventando così nota di credito dell'intero conto/fattura chiuso