Questa funzione su Clock PMS+ vi permette di individuare facilmente i clienti abituali e il relativo storico. Risparmiate tempo ed evitate di inserire inutili doppioni importando i dati dell'ospite direttamente dai profili già esistenti. Con l'introduzione del GDPR abbiamo dato il nostro contributo alla sezione dei Profili degli Ospiti e quindi anche ai relativi campi.

È possibile personalizzare le informazioni che vengono reperite dai vostri ospiti e inserite nei registri e nelle schede di registrazione.


Configurazione

Per modificare i campi di un profilo ospite, andate su Altro...->Impostazioni-> Campi Profilo dell'Ospite


1. Impostare i Campi del Profilo dell'Ospite

Potete iniziare revisionando tutti i campi del profilo esistenti. Ci sono diversi campi nel sistema che non possono essere rimossi. Essi sono contrassegnati come bloccati nella lista.


Per aggiungere un nuovo campo, cliccate su "Nuovo". Apparirà la schermata qui sotto.



Nome: Inserire il nome di un campo che servirà solo per il back end dell'applicazione. Il nome può essere tradotto o cambiato nella sezione Lingue e Testi. Caratteri ammessi: a-z, '_', 0-9 (ma non il primo carattere). Esempio: "numero_telefono_2".


Tipo di campo: Ci sono diversi campi da poter selezionare:

  • Campo testo. Il campo vi consente di inserire informazioni testuali o numeriche. Inoltre è possibile stabilire una lista di valori da selezionare anziché inserire i dati ogni volta.
  • Campo numerico. Questo campo vi consente di inserire solo valori numerici. Anche in questo caso è possibile stabilire una lista di valori da selezionare anziché inserirli ogni volta.
  • Data. Il campo riguarda le date e il loro formato viene verificato dal sistema.
  • Telefono. Il campo riguarda i numeri di telefono e il loro formato viene verificato dal sistema.
  • Email. Il campo riguarda gli indirizzi e-mail e il loro formato viene verificato dal sistema. 
  • Paese. Un campo che riguarda la lista di paesi a vostra scelta.
  • Lingua. Un campo che riguarda la lista delle lingue dell'abbonamento. 


Lista valori: È possibile impostare una lista di valori sulla base dell'esempio riportato nell'immagine di cui sopra. Questo è generalmente correlato ad alcuni campi personalizzati richiesti dalla legislazione locale relativa al Registro Alberghiero.

Importante: Se la vostra legislazione locale (ad esempio i Registri della Polizia) vi impone di reperire determinati dati dei vostri ospiti (ad es. numero di passaporto, data di nascita, ecc.), potete contrassegnare i rispettivi campi come Importanti. In questo modo avrete un'ulteriore possibilità di verificare se tutti questi campi sono stati compilati dagli ospiti. Pertanto è possibile creare una prenotazione inizialmente con i soli dati di contatto e il resto delle informazioni può essere reperito in un secondo momento: durante il self check-in o il check-in alla reception.


Nell'elenco degli arrivi c'è un'icona che indica le prenotazioni in cui mancano dati Importanti. Nel Registro, c'è un filtro che mostra tutti gli ospiti con dati Importanti mancanti.


Crittografato: Ciascun campo profilo può essere criptato. In altre parole:

  • Crittografato: Se la vostra legislazione locale (ad es. GDPR) richiede un accesso speciale al campo, potete scegliere di criptarlo. In questo caso l'accesso dipenderà da un permesso speciale:

Dati Personali. Accesso. Lo svantaggio dei campi criptati è che non possono essere impiegati nei report di segmentazione marketing. Esempi di campi crittografati: nome degli ospiti, telefono, e-mail, indirizzo, numero di passaporto, data di nascita e altri dati personali.

  • Campi non crittografati. L'accesso a questi campi è più semplice e possono essere utilizzati nei report di segmentazione marketing. Esempi di campi non crittografati: paese, livello del programma fedeltà per gli ospiti, tipo di ospite, fonte marketing e altre informazioni aggiuntive.


Nota: I campi "Nome", "Tipo di campo" e "Importante" non possono essere modificati dopo la loro creazione. Riflettete attentamente su quali informazioni memorizzare e quale tipo di campo dovrebbe essere.


2. Disposizione dei campi, visibilità e requisiti su schermate diverse

Potete ordinare i campi in base alle vostre esigenze e alle norme vigenti. Per esempio la disposizione dei campi dell'indirizzo è diversa in tutto il mondo. La disposizione dei campi è diversa per ogni account. Per ordinare i campi si prega di selezionare l'account nella sezione "2. Impostare la visibilità/requisiti su schermate diverse"

Scegliete l'ordinamento per ciascun campo. I numeri saranno elencati in ordine crescente.


Nella stessa schermata potete stabilire se e dove può essere visibile un campo

  • Scheda dell'Ospite Compatta/Dettagliata. Utilizzata soltanto nel back end. Per vostra comodità i dati dell'ospite vengono mostrati inizialmente in maniera compatta nella prenotazione (Scheda dell'Ospite Compatta). Grazie all'opzione "Mostra Tutti i Campi" (visibile quando il profilo di un ospite viene creato/modificato), potete decidere se rendere visibili anche gli altri campi (Scheda dell'Ospite Dettagliata). In questo modo, se desiderate, la scheda vi consente di inserire dati aggiuntivi.


Se invece si desidera nascondere un campo, basta deselezionare tutte le sue opzioni. I campi Importanti sono contrassegnati da riquadri grigi in grassetto (come per esempio il campo email qui di seguito):


  • Registro Hotel. Selezionate se il campo è incluso nel Registro Alberghiero ("Prenotazione" - "Registro Hotel")
  • Stampa Modulo. Scegliete se includerlo nella schermata di Anteprima/Stampa della Scheda di Registrazione. Questa impostazione è utile quando si usa una scheda di registrazione standard. Nel caso di una scheda personalizzata, i campi corrispondenti dipendono dal modello stesso. 
  • Portale Self Service. Stabilite se un campo va adoperato per l'inserimento dei dati sulla schermata di registrazione nel Kiosk o nel Portale Self Service. Se contrassegnate questo campo come "Obbligatorio", all'ospite verrà richiesto di completarlo e se il campo è impostato su "Visibile", sarà visibile ma potrà essere lasciato vuoto.
  • WRS. Indicate se il campo va reso visibile nella fase finale della prenotazione. Ancora una volta, può essere "Nascosto", "Visibile" o "Obbligatorio".
  • WRS Ospiti aggiuntivi. Quali informazioni reperire dall'ospite della seconda, terza, ecc... prenotazione nel caso di una prenotazione di gruppo creata nel WRS
  • Default. Valore predefinito del campo in tutte le schermate.


3. Mascheramento (anonimizzazione) dei dati

Attraverso il sistema di mascheramento/anonimizzazione dei dati, è possibile scegliere il modo in cui i dati vengono visualizzati nella maggior parte delle schermate.

Il mascheramento ha lo scopo di limitare al massimo l'accesso ai dati personali per lo staff che non necessita tale accesso e per i luoghi in cui tali dati non sono necessari.


Di default, il mascheramento dati viene applicato al nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono. In questo modo, i dati dell'ospite saranno visibili nel sistema in questo modo: "J Smith, j.sm****@***.com, ******456". Se desiderate, potete anche scegliere e cambiare i dati da mascherare. Se modificate questa impostazione, essa sarà valida per i profili appena creati, mentre quelli precedenti rimarranno com'erano, se non sono stati modificati e salvati nuovamente.

È possibile mascherare i seguenti campi attraverso il seguente formato: 

  • Nome - La prima lettera del nome
  • Cognome - La prima lettera del cognome
  • E-mail - I primi 4 caratteri dell'indirizzo e-mail. In questo modo l'indirizzo apparirà in questo modo: "j.sm****@***.com".
  • Telefono - Le ultime tre cifre del numero di telefono. Ad esempio: "*******456"


Nota: Se viene creato un profilo ospite mentre è attiva un'opzione di mascheramento, i dati di questo profilo rimarranno nascosti anche quando disattiveremo l'opzione. Se volete rendere i dati visibili, modificate il profilo e salvatelo senza alcun cambiamento per applicare le nuove impostazioni di mascheramento.


4. Impostare il periodo di conservazione dei dati (in mesi)

È possibile stabilire per quanti mesi possono essere memorizzati i dati dell'ospite su Clock PMS+. Si prega di notare che solo i dati criptati saranno eliminati.


Diritti di Accesso

  • Se l'utente non ha il diritto di Accesso ai Dati Personali, ma ha comunque i permessi di accesso al sistema, alle prenotazioni e ad altre sezioni, vedrà lo stesso i campi nascosti (Nome e Cognome, Email e Telefono) nella modalità di visualizzazione scelta (criptata o meno). Il resto dei dati dei campi criptati non sarà disponibile per il dipendente. Affinché possa continuare a svolgere le proprie mansioni, le schermate sono accessibili ma le informazioni criptate si presentano in questo modo ****.
  • Se l'utente ha invece il diritto di Accesso ai Dati Personali, può visualizzare il contenuto dei campi criptati. Tuttavia, le informazioni dell'ospite sono, in diverse schermate, ridotte al minimo e vengono mostrati solo i campi nascosti. Le informazioni complete sono visibili nella schermata di prenotazione e nel relativo Profilo dell'Ospite.
  • Dati Personali Avanzati: Accesso diretto. Questo diritto è stato creato per le schermate e le funzioni che consentono di accedere a più archivi dei dati personali. Queste schermate sono: il Registro, varie esportazioni dati alla polizia, così come le API. Grazie a questo diritto, è possibile soddisfare i requisiti del GDPR per garantire l'accesso solo al personale che ha bisogno di reperire queste informazioni.