MICE - Fonction "Copier à partir de" (Partie 2 - Modèles d'événements)

Modifié le : Mar, 11 Juill., 2023 à 8:36 H

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Modèles d'événements

La fonction "Copier à partir de" permet de gagner du temps et d'améliorer le travail en utilisant les modèles d'événements.

Dans tous les exemples que nous avons vus dans la partie 1, nous avons copié des informations à partir d'événements qui se sont réellement produits. Cependant, il existe une autre approche de l'utilisation des événements : la création de modèles de forfaits pour les événements/conférences que vous proposez vous permet de créer très rapidement un événement réel en cas de besoin - pour générer une offre à l'intention des clients intéressés ou simplement créer un événement.

Les forfaits de réunions pour 1 jour, les forfaits de réunions pour 2 jours, les divers forfaits de mariage, les forfaits pour l'organisation de workshops ou d'événements de team building et tous les autres "forfaits" que vous proposez peuvent être créés en tant que modèles.

La configuration de ces événements n'est pas différente de celle d'un événement normal. Vous créez l'événement pour 1 jour, 2 jours, etc., vous réservez des salles de réunion, vous ajoutez des activités de restauration et vous affichez les charges. Cependant, il existe plusieurs spécificités:

  • Profil de la société - comme vous le savez, pour créer un événement, vous devez joindre un profil d'entreprise. Nous vous recommandons de créer un profil de société "système" que vous pouvez attacher au modèle - par exemple "Modèles d'événements de l'hôtel Clock". En attachant le profil de la société aux modèles, vous pouvez facilement retrouver les modèles lorsque vous utilisez la fonction "Copier à partir de". 

  • Balises - les balises peuvent être extrêmement utiles avec les modèles. Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez attribuer votre profil de société "système" à tous les modèles d'événements, mais la liste des modèles à choisir peut devenir assez longue si vous avez beaucoup d'offres. Les balises peuvent vous aider à filtrer la recherche - par exemple, tous vos forfaits mariage doivent avoir la balise MAR et de cette façon, lorsque vous recherchez le modèle, au lieu de voir tous les modèles, vous ne verrez que ceux du mariage.

  • Nombre de personnes pour la Restauration - lorsque vous ajoutez les activités de restauration dans votre modèle, entrez - 1 pour le "nombre de personnes" de l'activité de restauration. En matière de restauration, vous facturez généralement un montant par personne - 5 EUR par personne pour la pause-café ; 20 EUR par personne pour le déjeuner d'affaires, etc. Affichez votre charge de 1 x 5 EUR pour la pause-café et de 1 x 20 EUR pour le déjeuner d'affaires et réglez le nombre de personnes sur "1" pour chaque activité de restauration. Ainsi, lorsque vous copierez à partir de ce modèle et que vous utiliserez la méthode du "coefficient", ces charges uniques seront multipliées par le nouveau nombre de personnes.

  • Nombre de personnes dans les réservations de salles de réunion- même chose que pour la Restauration si les charges sont par personne. Cependant, il arrive souvent que les charges pour les services/articles liés aux salles de réunion soient forfaitaires (elles ne sont pas par personne) - prix forfaitaire pour la location de l'espace ; prix forfaitaire pour la location de l'équipement, etc. Il existe plusieurs façons de gérer cette situation et d'éviter que ces charges forfaitaires soient multipliées par le nombre de participants:
    • n'inscrivez rien pour le nombre de personnes dans la réservation de la salle de réunion dans votre modèle d'événement. Ainsi, lors de la copie de ce modèle et de l'utilisation de la méthode " Coefficient ", les charges ne seront pas multipliées par le nouveau nombre de personnes.

  • afficher les charges forfaitaires directement dans le folio de l'événement, au lieu de passer par la réservation de la salle de réunion. Les charges affichées directement dans le folio de l'événement ne sont pas multipliées par le nombre de personnes lors de la création de l'événement proprement dit.

  • effectuer une copie en deux étapes, comme expliqué dans CET exemple.
  • Frais erronés - lors de l'élaboration de vos modèles et de l'ajout de frais, si vous affichez une charge erronée par erreur, recommencez en créant un nouveau modèle d'événement. Annuler la charge ne suffira pas, car le système copie également les charges annulées. L'événement dans lequel vous avez effectué l'enregistrement erroné peut être supprimé.
  • Annuler le modèle d'événement - une fois que vous avez créé votre modèle d'événement avec toutes les informations, annulez-le et annulez les charges/folio. Cette opération est nécessaire pour que le modèle d'événement et les charges ne soient pas "actifs". Si les charges ne sont pas annulées, elles feront partie de vos revenus, ce que vous ne souhaitez pas. Le fait que le modèle d'événement soit annulé et que les charges soient annulées n'est pas un problème car vous pouvez toujours les retrouver lors de la copie et tout deviendra actif dans l'événement "réel".

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