MICE - Fonction "Copier à partir de" (Partie 1)

Modifié le : Mer, 16 Août, 2023 à 1:52 H

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Un cas assez courant dans le segment MICE est celui des Forfaits événementiels qui comprennent des articles, des services et diverses activités. Par exemple, vous pouvez avoir un "Forfait journée d’études" qui comprend la location de la salle de réunion, la papeterie, l'équipement informatique, une pause-café et le déjeuner.

D'autre part, vous pouvez travailler avec une entreprise avec laquelle vous avez convenu de bloquer 20 chambres d'hôtel pour les groupes qu'elle organise, chaque samedi de l'année prochaine.

Naturellement, la création de tous ces événements à partir de zéro, leur construction et l'ajout de tous les blocs, éléments et activités peuvent prendre beaucoup de temps et constituer une tâche fastidieuse.

Pour faciliter votre travail avec les événements, nous avons ajouté une fonctionnalité qui vous permet de copier des événements entiers ou des parties d'événements vers d'autres événements. 

Important: pour copier un événement, il faut d'abord créer un nouvel événement - fixer les dates, le nom, sélectionner la société/agence qui organise l'événement. La fonction de copie permet de copier les blocs (avec les tarifs associés, les codes de blocs ne sont PAS copiés), les réservations de salles de réunion et les activités de restauration (avec leurs types d'activité, leur style de mise en place, leurs emplacements, leurs descriptions et les notes du personnel), les charges dans le folio de l'événement.

Une fois le nouvel événement créé: 

  • cliquez sur le bouton Fonctions et sélectionnez " Copier à partir de ".

  • localisez l'événement à partir duquel vous souhaitez copier des éléments - vous pouvez effectuer une recherche par Nom d'événement ; rechercher parmi les événements attachés à un profil de société ou les événements liés à une étiquette spécifique.

Remarque: les trois champs de recherche fonctionnent conjointement. Par exemple, si vous avez sélectionné une "société" et que vous effectuez une recherche par nom, le système recherchera un événement portant ce nom et lié au profil de la société sélectionnée.

  • Une fois que vous avez trouvé l'événement à partir duquel vous souhaitez copier des informations, cliquez sur "Sélectionner" pour continuer

  • l'étape suivante est la plus importante:

  • Nouvelle date de départ (1) - indiquez à quelle date l'événement sélectionné doit être copié. Pour en savoir plus sur la relativité des dates, voir ci-dessous
  • Nouveau nombre de personnes (2) - saisissez le nombre de participants au nouvel événement. Ces informations seront transférées aux réservations et à la restauration.
  • Quantité facturée (3) - sélectionnez le mode de calcul des charges pour le nouvel événement. Voir plus de détails sur la "relativité de la quantité" ci-dessous.
  • Éléments inclus (4)- sélectionnez les éléments dont les informations seront copiées.
    • Charges du folio de l'événement - les charges affichées directement dans le Folio de l'événement seront copiées.
    • Restauration - toutes les activités de restauration et les charges correspondantes.
    • Salles de réunion - toutes les réservations de salles de réunion et les charges afférentes.
    • Blocs - toutes les chambres bloquées par type de chambre et par tarif.

Lorsque vous avez saisi les informations et effectué les sélections, il vous suffit de cliquer sur " Copier " pour que les informations soient copiées dans le nouvel événement, avec les nouvelles dates, le nouveau nombre de personnes et les charges affichées/calculées.

Important: Vous pouvez copier les informations de deux événements en un seul, par exemple les réservations de salles de réunion d'un événement et les activités de restauration d'un autre. Il suffit de ne sélectionner que l'élément "Salles de réunion" lors de la copie du premier événement et que l'élément "Restauration" lors de la copie du second. En outre, vous pouvez effectuer plusieurs copies à partir d'un seul et même événement - par exemple, vous souhaitez copier les réservations de "salles de réunion", mais la "Qté de facturation" doit être "Simple", tandis que l'élément "Restauration" doit être copié avec la "Qté de facturation" "Coefficient". Copiez une première fois en sélectionnant les réservations de salles de réunion et en choisissant "Qté facturée" en mode "Simple, puis une deuxième fois en sélectionnant l'élément "Restauration" en choisissant la "Qté facturée" en mode "Coefficient".

Relativité des dates

Lorsque vous copiez le contenu d'un événement dans un autre, il est très important de savoir comment fonctionne la copie de date.

Examinons un cas:

  • Nous avions un événement de deux jours dont nous voulons copier les informations. Il comporte des éléments et des charges pour le 01.01.2022 et le 02.01.2022.
  • Nous créons un nouvel événement pour 4 jours - arrivée le 01.08.2022, et départ le 04.08.2022.
  • En copiant le contenu, nous saisissons dans le champ Date de début: 01.08.2022.
  • Maintenant, les éléments et les charges copiés depuis l'ancien événement où ils étaient pour le 01.01.2022 obtiennent une nouvelle date - 01.08.2022 ; ceux qui étaient pour le 02.01.2022 seront pour le 02.08.2022.
  • Nous copions à nouveau à partir du même événement, mais nous tapons cette fois la date du 03.08.2022.
  • Les éléments et charges copiés de l'ancien événement étant initialement pour le 01.01.2022 seront désormais pour le 03.08.2022, et ceux du 02.01.2022 deviendront pour le 04.08.2022.

Relativité de la quantité

Lors de la copie du contenu, vous avez deux options sur la façon dont les charges doivent être copiées:

  • Normal - la quantité de toutes les charges sera directement copiée telle quelle. En d'autres termes, si la facturation de l'événement initial a une quantité de 10, la facturation de l'événement nouvellement créé aura également une quantité de 10.
  • Coefficient - un modèle sera appliqué selon lequel les nouvelles quantités suivront le rapport entre l'ancien nombre de PAX et le nombre de PAX nouvellement saisi.

Par exemple: Vous avez un événement avec une activité de restauration pour 10 PAX et les charges suivantes:

  • Eau - 2 EUR x 10
  • Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 2
  • Fanta 1,5 l - 4 EUR x 1

Lors de la création du nouvel événement, et de la copie, nous entrons dans le champ Personnes: 20.

Le Coefficient entre le nouveau et l'ancien nombre de PAX est de 20 / 10 = 2.De cette façon, les charges copiées auront les valeurs suivantes:

  • Eau - 2 EUR x 20 - La charge d'eau aura la quantité 20 (10 * 2).
  • Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 4 - La charge de Coca-Cola aura la quantité 4 (2*2)
  • Fanta 1.5 l - 4 EUR x 2 - La charge Fanta aura la quantité 2 (1 * 2)

La même logique sera utilisée si les nouveaux nombres de PAX sont inférieurs aux anciens. Veuillez noter que les charges enregistrées directement sur le folio de l'événement (et non par le biais d'une réservation ou d'une activité de restauration) sont copiées 1:1.

Chambres bloquées

Lors du processus de copie des blocs, les principes de relativité des dates sont respectés, mais le nombre de chambres est copié à l'identique. Ainsi, ce qui a été saisi dans le premier événement sera copié dans le nouvel événement, car seules les dates seront modifiées conformément au modèle de relativité des dates. Veuillez noter qu'il n'est pas possible de copier les blocs dont la durée est supérieure à celle de l'événement dans lequel ils sont copiés. Dans ce cas, la durée du bloc dépassera la période du nouvel événement, ce qui entraînera une erreur.

Exеmples

Pour illustrer l'utilisation de la fonction "Copier à partir de" et les cas d'utilisation, examinons quelques exemples.

Exеmple 1

Supposons que nous ayons pris le Rotary club local pour ses réunions régulières avec dîner et hébergement. Nous avons déjà organisé une manifestation et nous voulons réserver la deuxième. Tout est identique entre les deux événements, à l'exception de la date et du nombre de participants. La vidéo ci-dessous montre les actions que nous avons menées:

Précisons ce que nous avons fait:

  • Nous avons trouvé le premier événement du Rotary que nous avions organisé et nous avons commencé à copier les informations qu'il contenait.
  • Nous avons saisi le nouveau nombre de PAX - 50 personnes.
  • Nous avons choisi de tout copier sans les informations/charges relatives à la salle de réunion.
  • Nous avons sélectionné " Coefficient " pour la Qté de la charge - cela modifiera la Qté des charges dans le nouvel événement et aura la valeur pour 50 PAX au lieu des 35 PAX qui étaient dans l'événement d'origine.
  • nous avons effectué une nouvelle copie et copié uniquement les informations relatives à la salle de réunion.
  • nous avons utilisé "Normal" pour la Qté de charge - de cette façon, les charges pour les réservations seront copiées 1:1. La raison en est que ces charges sont statiques et ne dépendent pas du nombre de PAX - la location de la salle de réunion est un prix fixe ; la location de matériel est un prix fixe (dans notre cas). Ils ont été affichés avec la Qté 1 et doivent rester avec la Qté 1.
  • Le résultat est le suivant: nous avons copié les blocs de chambres d'hôtel ; nous avons copié les activités de restauration ainsi que les charges pour 50 PAX ; nous avons copié la réservation de la salle de réunion ainsi que les prix forfaitaires de location. Tout cela nous a permis de gagner un temps considérable, car nous n'avons pas eu besoin de saisir chaque information et de comptabiliser les charges manuellement.

Exеmple 2

Dans cet exemple, nous n'avons pas d'événement réel. Nous avons convenu avec une entreprise locale de bloquer pour elle 12 chambres d'hôtel un samedi sur deux pour des groupes qu'elle organise. Nous utilisons le module d'événement et les blocs pour réserver les chambres.

Précisons ce que nous avons fait:

  • nous avons créé le nouvel " événement " afin de pouvoir appliquer les blocs.
  • nous avons lancé la procédure de copie et localisé le premier 'événement'.
  • nous n'avons copié que les blocs puisqu'il n'y a que des blocs de chambres d'hôtel dans l'événement d'origine.
  • à partir de là, nous pouvons procéder à la création du reste des "événements" afin de pouvoir bloquer les chambres pour un samedi sur deux.

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